8.2.3 Egyéni mezőfunkciók

Az Egyéni mezőfunkciók szekció azokat a beállításokat tartalmazza, amelyek kizárólag meghatározott mezőtípusok esetén érhetők el. Az elérhető funkciók mezőtípusonként eltérnek, ezért egy paraméter csak azoknál a mezőtípusoknál jelenik meg, amelyek támogatják annak használatát.

Az egyéni mezőfunkciók segítségével a mezők működése, viselkedése vagy speciális tulajdonságai szabályozhatók. Ide tartoznak például a különböző hivatkozási lehetőségek, listaforrások, számítási beállítások, fájlcsatolási paraméterek, valamint az egyes mezőtípusokra jellemző speciális funkciók.

A fejezet a funkciókat egyenként ismerteti, minden esetben feltüntetve, hogy mely mezőtípusok esetén érhetők el, valamint bemutatva a működésüket és a rendelkezésre álló paramétereket.

Egyszeri hivatkozás

Az Egyszeri hivatkozás funkció segítségével a szülő rekord munkafüzetének egy mezőértéke automatikusan átmásolható az aktuális rekord mezőjébe. A hivatkozott érték a rekord első mentésekor kerül be a célmezőbe, ezt követően a forrásmező módosítása már nem változtatja meg az átmásolt értéket. Innen ered a funkció elnevezése is: egyszeri hivatkozás.

📷 Kép – Egyszeri hivatkozás

Funkció leírása

A funkció kizárólag típusazonos mezők között használható. Ez azt jelenti, hogy a célmező csak olyan forrásmezőre hivatkozhat, amely ugyanazon mezőtípusba tartozik.

Például ha az Egyszeri hivatkozás egy Egysoros szövegdoboz mezőn kerül beállításra, akkor a kiválasztható forrásmezők között kizárólag a szülő munkafüzet Egysoros szövegdoboz típusú mezői jelennek meg.

A hivatkozott érték új rekord létrehozásakor automatikusan kitöltésre kerül, azonban a rekord mentése előtt szabadon módosítható vagy törölhető.

Elérhető mezőtípusok

• Egysoros szövegdoboz
• Többsoros szövegdoboz
• Szám mező
• Dátum mező
• Felhasználólista
• Többértékes felhasználólista

Paraméterek

📷 Kép – Egyszeri hivatkozás paraméterezése

Fontos

• A funkció kizárólag típusazonos mezők között használható.
• A hivatkozás forrása jelenleg csak a Szülő munkafüzet lehet.
• A hivatkozott érték a rekord első mentésekor kerül átmásolásra.
• A forrásmező későbbi módosítása nem frissíti a célmező értékét.
• Ha az Egyszeri hivatkozás funkciót olyan mezőn állítják be, amelyhez már tartoznak létrehozott rekordok, a hivatkozott érték nem kerül automatikusan kitöltésre a meglévő rekordokban. A funkció kizárólag az ezt követően létrehozott új rekordok esetén érvényesül.
• Az egyszeri hivatkozással átvett érték a rekord mentése előtt szabadon módosítható vagy törölhető. A rekord mentésekor a mező aktuális értéke kerül eltárolásra, ezért a felhasználó által végzett módosítás felülírja az automatikusan átvett értéket.

Üres érték esetében a nyomtatási sablonon "-" szerepeljen

Az Üres érték esetében a nyomtatási sablonon "-" szerepeljen funkcióval meghatározható, hogy a dokumentumsablonban meghivatkozott, kitöltetlen mezők helyén kötőjel (-) jelenjen-e meg a generált dokumentumban.

📷 Kép – Üres érték esetében a nyomtatási sablonon "-" szerepeljen

Funkció leírása

A funkció kizárólag a dokumentumsablonokban felhasznált mezőkre van hatással. Ha a paraméter engedélyezett, és a mező nem tartalmaz értéket a dokumentum generálásakor, akkor a mező helyén egy - karakter jelenik meg.

Amennyiben a mező rendelkezik értékkel, a dokumentumban természetesen a mező tényleges tartalma jelenik meg.

Elérhető mezőtípusok

📷 Kép – Dokumentumsablonban meghivatkozott mező

📷 Kép – Generált dokumentum kötőjellel

Fontos

Egyedi hivatkozás

Az Egyedi hivatkozás funkcióval az Egysoros szövegdoboz mezőben tárolt érték hivatkozásként használható. A funkció két típust támogat:

📷 Kép – Egyedi hivatkozás

Funkció leírása

URL típus esetén a mezőben webcím adható meg. A webcímet teljes formában, https:// előtaggal kell rögzíteni. A rekord mentését követően a mező elején hivatkozás ikon jelenik meg, amelyre kattintva a megadott webcím megnyitható.

GPS típus esetén a mezőben szélességi és hosszúsági koordináta adható meg. A rekord mentését követően a mező elején célhely ikon jelenik meg, amelyre kattintva a koordinátához tartozó helyszín megnyitható.

Elérhető mezőtípusok

📷 Kép – URL hivatkozás ikon

📷 Kép – GPS hivatkozás ikon

Fontos

Lista forrása

A Lista forrása paraméterrel határozható meg, hogy a Legördülő lista mező honnan töltse be a választható értékeket.

A lista forrása a lista létrehozásának egyik alapvető beállítása. A kiválasztott forrástól függ, hogy a listaelemek kézzel rögzített értékekből, másik munkafüzet rekordjaiból, lekérdezés eredményéből, felhasználói jogcsoportokból vagy workflow-státuszokból állnak-e.

📷 Kép – Lista forrása

Funkció leírása

A Legördülő lista mező az alábbi listaforrásokat támogatja:

Elérhető mezőtípusok

Fix érték

A Fix érték listaforrás esetén a listaelemeket a munkafüzet szerkesztése során, kézzel kell rögzíteni. Ez akkor használható, ha a választható értékek előre ismertek, és nem másik munkafüzetből, lekérdezésből vagy rendszeradatból származnak.

📷 Kép – Fix értékű lista

Funkció leírása

A fix értékek ebben a szekcióban adhatók hozzá a listához. A rögzített értékek jelennek meg a futó felületen, amikor a felhasználó lenyitja a legördülő listát.

A lista bármikor bővíthető új értékkel. A meglévő értékek módosíthatók, valamint eltávolíthatók a választható értékek közül. Az eltávolítás nem törli az értéket a korábban kitöltött rekordokból: az adott érték ott továbbra is megmarad, ahol korábban már kiválasztották.

Új érték hozzáadása

Új érték hozzáadásához a lista alján található beviteli mezőt kell használni.

Az új érték rögzítésének menete:

📷 Kép – Új fix érték hozzáadása

Meglévő érték módosítása

A már rögzített fix értékek szerkeszthetők.

A módosítandó listaelemre duplán kattintva az érték szerkeszthetővé válik. Az új érték megadása után az Enter billentyű lenyomásával menthető a módosítás.

📷 Kép – Fix érték módosítása

Érték kitiltása a listából

A fix értékek közül bármelyik eltávolítható a választható listaelemek közül.

Az érték kitiltásához a listaelem mellett található Opció elrejtése ikonra kell kattintani. A kitiltott érték ezután új rekord rögzítésekor vagy meglévő rekord módosításakor már nem választható ki a legördülő listából.

A kitiltás nem törli a korábbi adatokat. Ha az adott érték már szerepel mentett rekordokban, azokban továbbra is megmarad a legördülő értékeként.

📷 Kép – Fix érték kitiltása

Kitiltott érték újbóli engedélyezése

A korábban kitiltott listaelem visszaengedélyezhető.

A kitiltott listaelem az Opció megjelenítése ikonra kattintva ismét választhatóvá tehető. Ezt követően az érték újra megjelenik a legördülő listában, és új rekordoknál vagy meglévő rekordok módosításakor ismét kiválasztható.

📷 Kép – Kitiltott fix érték újbóli engedélyezése

Fontos

Lehetséges érték más munkafüzetből

A Lehetséges érték más munkafüzetből lista forrás használatával a legördülő lista értékei nem kézzel kerülnek rögzítésre, hanem egy másik munkafüzet rekordjaiból töltődnek be. Így a lista tartalma automatikusan követi a forrás munkafüzet változásait, ezért különösen alkalmas törzsadatok (például kategóriák, termékek, telephelyek vagy partnerek) kezelésére.

📷 Kép – Lista forrása: Lehetséges érték más munkafüzetből

 

Hivatkozott mezőként kizárólag olyan másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista használható, amely egyszerre egy értéket tárol.

A többkiválasztós legördülő lista egyszerre több értéket is tartalmazhat, ezért hivatkozott mezőként nem választható ki.

Elérhető forrásmezők

Másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista létrehozásakor a forrás munkafüzetben az alábbi mezőtípusok használhatók listaértékként:

• Egysoros szövegdoboz
• Többsoros szövegdoboz
• Legördülő lista
• Szám mező
• Számított mező
• Dátumválasztó
• Felhasználólista

---

Paraméterek

Csak kattintásra töltse be az elemeit

Ez a paraméter szabályozza, hogy a lista értékei mikor töltődjenek be.

Bekapcsolt állapotban

A rekord megnyitásakor a lista elemei nem töltődnek be automatikusan.

Az értékek csak akkor kerülnek betöltésre, amikor a felhasználó rákattint a legördülő listára. Ez különösen nagy elemszámú törzsadatok esetén csökkentheti a rekord megnyitásának idejét és a rendszer terhelését.

Kikapcsolt állapotban

A lista elemei már a rekord megnyitásakor betöltődnek, ezért a lista lenyitásakor a választható értékek azonnal megjelennek.

📷 Kép – Csak kattintásra töltse be az elemeit

---

Adatforrás menüpont megnyitása gombbal

A paraméter bekapcsolásával lehetőség nyílik a lista forrásául szolgáló munkafüzet közvetlen megnyitására a futó felületen.

Bekapcsolt állapotban

A legördülő lista mögött található További opciók (...) ikonra kattintva megjelenik a Forrás munkafüzet megnyitása menüpont.

A menüpont kiválasztásával a rendszer megnyitja azt a munkafüzetet, amelyből a legördülő lista értékei származnak.

📷 Kép – Forrás munkafüzet megnyitása

Kikapcsolt állapotban

A Forrás munkafüzet megnyitása menüpont nem jelenik meg a További opciók menüben.

Fontos

• A funkció kizárólag másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista esetén érhető el.

---

Rekord megnyitása gombbal

A paraméter lehetővé teszi, hogy a kiválasztott listaelemhez tartozó forrásrekord közvetlenül megnyitható legyen.

Bekapcsolt állapotban

A legördülő lista mögött található További opciók (...) ikonra kattintva megjelenik a Rekord megnyitása menüpont.

A menüpont kiválasztásával a rendszer megnyitja a kiválasztott listaelemhez tartozó forrásrekordot.

📷 Kép – Forrás rekord megnyitása

Kikapcsolt állapotban

A Rekord megnyitása menüpont nem jelenik meg.

Fontos

• A funkció kizárólag másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista esetén érhető el.
• Többértékes legördülő lista esetén a Rekord megnyitása menüpont inaktív, mivel több kiválasztott érték esetén nem állapítható meg, hogy melyik forrásrekordot kellene megnyitni.

---

Az adatforrás munkafüzet neve

Ebben a paraméterben kell kiválasztani azt a munkafüzetet, amelynek rekordjai a legördülő lista elemeit biztosítják.

Például egy Kategóriák nevű törzsadat munkafüzet kiválasztásával a lista elemei a Kategóriák munkafüzet rekordjaiból fognak származni.

📷 Kép – Adatforrás munkafüzet kiválasztása

---

A kapcsolódó adat értékként használatos mezője

Miután kiválasztottuk a forrás munkafüzetet, meg kell adni azt a mezőt is, amelynek értékei megjelennek a legördülő listában.

Például ha a forrás munkafüzet Kategóriák, akkor kiválasztható a Kategória mező. Ebben az esetben a felhasználó a Kategória mező értékei közül választhat.

📷 Kép – Forrásmező kiválasztása

---

Listában megjelenő plusz mező

A listaelemek mellett egy további mező is megjeleníthető.

A plusz mező értéke szögletes zárójelben jelenik meg a listaelem mellett, és a rekordok könnyebb azonosítását segíti.

Például:

Laptop [PRD-001]
Laptop [PRD-145]
Laptop [PRD-876]

Ebben az esetben a lista fő értéke minden rekordnál Laptop, míg a zárójelben megjelenő azonosító segít megkülönböztetni az egyes rekordokat.

📷 Kép – Plusz mező megjelenése a listában

Előszűrések kezelése

Az Előszűrések kezelése paraméterrel meghatározható, hogy a Lehetséges érték más munkafüzetből lista forrás esetén a forrás munkafüzet rekordjai közül melyek jelenjenek meg a legördülő listában.

Az előszűrés segítségével a választható értékek egy vagy több feltétel alapján szűrhetők, így a felhasználó csak az adott rekordhoz tartozó releváns elemek közül választhat.

📷 Kép – Előszűrések kezelése

Funkció leírása

Új előszűrés az Új előszűrés hozzáadása gombra kattintva hozható létre.

Minden előszűrés egy összehasonlításból áll, amely során a rendszer a forrás munkafüzet egy mezőjének értékét hasonlítja össze egy megadott értékkel vagy az aktuális munkafüzet egy másik mezőjének értékével.

Az előszűrés segítségével például megadható, hogy:

• csak az adott telephelyhez tartozó dolgozók jelenjenek meg;
• csak az adott kategóriába tartozó termékek legyenek választhatók;
• csak az aktuális rekordban kiválasztott partnerhez kapcsolódó adatok jelenjenek meg.

📷 Kép – Új előszűrés létrehozása

Szűrés fix érték alapján

A forrás munkafüzet mezője összehasonlítható egy előre megadott, rögzített értékkel.

Például:

Ebben az esetben kizárólag azok a rekordok jelennek meg a legördülő listában, amelyeknél a Típus mező értéke Laptop.

📷 Kép – Előszűrés fix értékkel

Szűrés másik mező értéke alapján

Az előszűrés során a forrás munkafüzet mezője az aktuális munkafüzet egy másik mezőjének értékével is összehasonlítható.

Például:

Ebben az esetben a legördülő lista kizárólag azokat a rekordokat jeleníti meg, amelyek telephelye megegyezik az aktuális rekordban kiválasztott telephely értékével.

📷 Kép – Előszűrés másik mező alapján

Több előszűrés használata

Egy legördülő listához több előszűrés is létrehozható.

A létrehozott előszűrések ÉS kapcsolatban működnek, vagyis egy rekord csak akkor jelenik meg a legördülő listában, ha minden megadott feltétel teljesül.

Például:

Ebben az esetben csak azok a rekordok jelennek meg, amelyek egyszerre Laptop típusúak és Fekete színűek.

Üres mező kezelése

Amennyiben a szűréshez használt mező értéke üres, akkor az adott szűrési feltétel kimarad a kiértékelésből.

Korlátozások

Az előszűrések használatakor az alábbi korlátozásokat kell figyelembe venni:

• kizárólag Lehetséges érték más munkafüzetből lista forrás esetén érhető el;
• több előszűrés egyidejűleg is létrehozható;
• a létrehozott előszűrések minden esetben ÉS kapcsolatban működnek;
• hivatkozott mező alapján a lista nem szűrhető elő.

Példa

Tegyük fel, hogy a Termék legördülő lista a Termékek munkafüzet rekordjaiból tölti be az értékeket, és az aktuális munkafüzetben található egy Kategória mező.

Előszűrés alkalmazásával beállítható, hogy a Termék listában kizárólag azok a termékek jelenjenek meg, amelyek kategóriája megegyezik az aktuális rekord Kategória mezőjének értékével.

Ennek eredményeként a felhasználó csak az adott kategóriához tartozó termékek közül választhat, ami gyorsabbá és áttekinthetőbbé teszi a lista használatát.

Rekord eltávolítása legördülő mezőkből

Más munkafüzetből táplálkozó legördülő listák esetén lehetőség van arra, hogy egy rekord ne jelenjen meg választható értékként a hozzá kapcsolódó legördülő listákban.

A funkció a forrásrekord Egyéb beállítások lapján, a Rekord eltávolítása legördülő mezőkből beállítással érhető el.

📷 Kép – Rekord eltávolítása legördülő mezőkből

Bekapcsolt állapotban

A rekord nem jelenik meg a más munkafüzetből táplálkozó legördülő listák választható értékei között.

A rekord nem törlődik a munkafüzetből, továbbra is elérhető és szerkeszthető, csupán új kiválasztásra nem lesz elérhető.

A korábban ezzel az értékkel mentett rekordokban a kiválasztott érték változatlanul megmarad.

Kikapcsolt állapotban

A rekord ismét megjelenik a hozzá kapcsolódó legördülő listákban, és újra kiválaszthatóvá válik.

Fontos

• A funkció kizárólag Lehetséges érték más munkafüzetből lista forrás esetén érhető el.
• A rekord nem kerül törlésre a forrás munkafüzetből.
• A korábban mentett rekordok értékeit a beállítás nem módosítja.
• A funkció rekordszinten működik, így minden más munkafüzetből táplálkozó legördülő listára érvényes, amely ezt a rekordot használja forrásként.

Lehetséges érték lekérdezésből

A Lehetséges érték lekérdezésből lista forrás használatával a legördülő lista elemei egy lekérdezés eredményéből töltődnek be. A választható értékeket a kiválasztott lekérdezés egy meghatározott oszlopa biztosítja, ezért a lista tartalma mindig a lekérdezés aktuális eredményét tükrözi.

Ez a lista forrás akkor használható, ha a választható értékeket egy lekérdezés eredménye alapján szeretnénk megjeleníteni, és nincs szükség külön törzsadat munkafüzet használatára.

📷 Kép – Lista forrása: Lehetséges érték lekérdezésből

Elérhető paraméterek

• Csak kattintásra töltse be az elemeit
• Forrás lekérdezés
• Forrás lekérdezés oszlop

---

Csak kattintásra töltse be az elemeit

A Csak kattintásra töltse be az elemeit funkció szabályozza, hogy a lekérdezés mikor fusson le, és mikor töltse be a rendszer a legördülő lista elemeit.

Bekapcsolt állapotban

A rekord megnyitásakor a rendszer nem futtatja le a lekérdezést. A lekérdezés csak akkor fut le, amikor a felhasználó rákattint a legördülő listára.

Ez különösen nagy adatmennyiséget visszaadó vagy összetett lekérdezések esetén csökkentheti a rekord megnyitásának idejét és a rendszer terhelését.

Kikapcsolt állapotban

A rendszer a rekord megnyitásakor lefuttatja a lekérdezést, ezért a legördülő lista elemei már az első megnyitáskor rendelkezésre állnak.

Munkafüzet és mező szintű beállítás

A funkció munkafüzet és mező szinten is szabályozható.

A munkafüzet szintű beállítás a Munkafüzet szerkesztése → Alapadatok → Egyéb paraméterek → Lekérdezésből táplálkozó legördülők betöltése kattintásra funkcióval érhető el.

📷 Kép – Lekérdezésből táplálkozó legördülők betöltése kattintásra (munkafüzet szint)

Amennyiben a Csak kattintásra töltse be az elemeit funkciót a mezőnél is bekapcsolják, a mező beállítása elsőbbséget élvez a munkafüzet szintű beállítással szemben, vagyis felülbírálja annak értékét.

📷 Kép – Csak kattintásra töltse be az elemeit (mező szint)

Fontos

• A funkció munkafüzet és mező szinten egyaránt beállítható.
• A munkafüzet szintű beállítás a munkafüzet összes, lekérdezésből táplálkozó legördülő listájára vonatkozik.
• A mező szintű beállítás minden esetben felülbírálja a munkafüzet szintű beállítást.

---

Forrás lekérdezés

A Forrás lekérdezés paraméterrel kell kiválasztani azt a lekérdezést, amely a legördülő lista adatforrását biztosítja.

A kiválasztott lekérdezés eredménye szolgáltatja a lista elemeit, ezért a legördülő lista tartalma mindig a lekérdezés aktuális eredményét követi.

📷 Kép – Forrás lekérdezés kiválasztása

---

Forrás lekérdezés oszlop

A Forrás lekérdezés oszlop paraméterrel választható ki, hogy a forrás lekérdezés melyik oszlopának értékei jelenjenek meg a legördülő listában.

A legördülő lista kizárólag a kiválasztott oszlop értékeit jeleníti meg választható elemként.

📷 Kép – Forrás lekérdezés oszlop kiválasztása

---

Működési példa

Tegyük fel, hogy rendelkezésre áll egy Aktív ügyfelek nevű lekérdezés, amely az alábbi oszlopokat tartalmazza:

• Ügyfél neve
• Város
• Telefonszám

Ha a Forrás lekérdezés paraméternél az Aktív ügyfelek lekérdezést, a Forrás lekérdezés oszlop paraméternél pedig az Ügyfél neve oszlopot választjuk ki, akkor a legördülő lista az aktív ügyfelek neveit jeleníti meg.

Amennyiben a lekérdezés eredménye megváltozik – például új rekord jelenik meg benne, vagy egy meglévő rekord kikerül belőle –, a legördülő lista tartalma automatikusan követi ezt a változást.

📷 Kép – Lekérdezésből feltöltött legördülő lista

---

Fontos

• A funkció kizárólag Legördülő lista mezőtípus esetén érhető el.
• A lista elemei mindig a kiválasztott lekérdezés aktuális eredményéből származnak.
• A megjelenő értékeket a Forrás lekérdezés oszlop paraméter határozza meg.
• A Csak kattintásra töltse be az elemeit funkció munkafüzet és mező szinten is beállítható.
• A mező szintű beállítás minden esetben felülbírálja a munkafüzet szintű beállítást.
• A lista tartalma a lekérdezés eredményének megfelelően automatikusan frissül.