6.1. Import

6.1.1. Táblázat

Paraméter neve	Leírás
Import sablon letöltése	Excel sablon letöltése. Ezt a sablont felhasználva tud adatokat importálni a munkafüzetre.
Adatok importálása	Új rekordokat tud importálni a munkafüzetre. Először töltse le az import sablont, majd kitöltve itt töltse vissza a sablont.

Nem lehet importálni:

• Jelölőnégyzet
• Jelölőnégyzet lista
• Címke lista
• Hivatkozott mező
  
• Nyomtatás
• Fájl csatolás
• Lekérdezés
• Webcím
• Téglalap
• Grafikon
• Gomb

Az import sablont az „Import” ikonra kattintva lehet elérni.

1. ábra: Import lehetőségek

Az import sablon fejléce a táblázat oszlopai, ezek alapján kell kitölteni az excelt.

Fontos, hogy csak azon mezők jelennek meg az import sablonon, melyek láthatóságánál ki van jelölve a „Látszódjon a táblázatban/import sablonban” opció.

2. ábra: Sablon fejléce

Fontos, hogy az excel táblázat kitöltésénél figyelembe kell venni a különböző mezők kitöltési követelményeit, mivel ha nem megfelelő az érték, a mezőt nem fogja kitölteni. Különösen fontos a lista elemeknél. Ha nem egyezik meg a mező értéke a lista elemeivel, akkor nem tölti ki. (Jelölőnégyzet értékét nem lehet importálni!)

3. ábra: Kitöltött sablon

Adatok importálását követően, majd a kitöltött sablon kiválasztásával, az alkalmazás automatikusan kitölti a táblázatot.

4. ábra: Importált adatok

Amennyiben egy mező kötelező, de az excelben a mezőtípus követelményeinek nem tesz eleget az érték (példa: szám mezőben betűk vannak), vagy üresen van hagyva, az alkalmazás hibaüzenetet jelenít meg, és nem tölti fel a rekordokat.

5. ábra: Hibaüzenet

6.1.2. Fa

Paraméter neve	Leírás
Import sablon letöltése	Excel sablon letöltése. Ezt a sablont felhasználva tud adatokat importálni a munkafüzetre.
Adatok importálása	Új rekordokat tud importálni a munkafüzetre. Először töltse le az import sablont, majd kitöltve itt töltse vissza a sablont.

Az import sablont az „Import” ikonra kattintva lehet elérni.

6. ábra: Import lehetőségek

Az import sablon fejléce a fa mezői, ezek alapján kell kitölteni az excelt.

Fontos, hogy csak azon mezők jelennek meg az import sablonon, melyek láthatóságánál ki van jelölve a „Látszódjon a táblázatban/import sablonban” opció.

7. ábra: Sablon fejléce

Fontos, hogy az excel táblázat kitöltésénél figyelembe kell venni a különböző mezők kitöltési követelményeit, mivel ha nem megfelelő az érték, a mezőt nem fogja kitölteni.

Fa import sablon kitöltésénél figyelni kell a szintek megadására, mivel ez határozza meg, hogy melyik rekord milyen szinten lesz az előtte lévő rekordhoz képest.

8. ábra: Kitöltött sablon

Adatok importálását követően, majd a kitöltött sablon kiválasztásával, az alkalmazás automatikusan kitölti a fát.

9. ábra: Importált adatok

Amennyiben egy mező kötelező, de az excelben a mezőtípus követelményeinek nem tesz eleget az érték (példa: szám mezőben betűk vannak), vagy üresen van hagyva, az alkalmazás hibaüzenetet jelenít meg, és nem tölti fel a rekordokat.

10. ábra: Hibaüzenet

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.1. Import

Az import funkció segítségével nagy mennyiségű adat tölthető fel Excel fájlból egy munkafüzetbe.

Az importálás során a rendszer az Excel fájl sorait feldolgozza, majd azok alapján új rekordokat hoz létre a kiválasztott munkafüzetben.

Az import funkció táblázat és fa típusú munkafüzeteken egyaránt használható. A működés mindkét esetben megegyezik, a különbség kizárólag a rekordok megjelenítésében van.

Mire használható

Az import funkció segítségével:

• új rekordok hozhatók létre;
• nagy mennyiségű adat tölthető fel egyszerre;
• meglévő Excel állományok gyorsan importálhatók;
• külső rendszerekből exportált adatok betölthetők.

Az importálás minden esetben új rekordokat hoz létre. Meglévő rekordok módosítására az import funkció nem használható.

Nem importálható mezőtípusok

Az alábbi mezőtípusok nem támogatják az importálást:

• Jelölőnégyzet
• Jelölőnégyzet lista
• Címke lista
• Hivatkozott mező
• Nyomtatás
• Fájlcsatolás
• Lekérdezés
• Webcím
• Téglalap
• Grafikon
• Gomb

A felsorolt mezők nem jelennek meg az import sablonban, ezért ezekhez Excelből érték nem tölthető fel.

📷 Kép – Import menü

A táblázat és a fa fejlécében található Import menü.

---

Import lehetőségek

Az Import menü két funkciót tartalmaz.

📷 Kép – Import lehetőségek

Import sablon letöltése

Az importálás első lépése az import sablon letöltése.

A sablon az aktuális munkafüzet felépítése alapján automatikusan készül el, és az importálható mezőknek megfelelő oszlopokat tartalmazza.

📷 Kép – Import sablon letöltése

---

Az import sablon felépítése

Az Excel sablon első sora az importálható mezők neveit tartalmazza.

Az oszlopok sorrendje és elnevezése megegyezik a munkafüzetben beállított mezőkkel. Az Excel fájl további sorai az importálni kívánt rekordok adatainak megadására szolgálnak.

📷 Kép – Import sablon fejléce

---

Az import sablonban megjelenő mezők

Az import sablon nem tartalmazza automatikusan a munkafüzet összes mezőjét.

Csak azok a mezők kerülnek bele a sablonba,

• amelyek támogatják az importálást, és
• amelyek láthatósági beállításainál engedélyezve van a „Látszódjon a táblázatban / import sablonban” megjelenítési funkció.

📷 Kép – Mező láthatósági beállítása

Amennyiben egy mezőnél ez a beállítás nincs engedélyezve, a mező nem jelenik meg sem a táblázatban, sem az import sablonban.

A Fájlcsatolás, Fájlcsatolás – több fájl és Generálás mezőtípusok kivételt képeznek. Ezek a mezők a beállítás engedélyezése esetén megjelenhetnek a táblázatban, azonban az import sablonba nem kerülnek bele, ezért ezekhez Excelből érték nem importálható.

📷 Kép – Fájlcsatolás és Generálás mezők megjelenése a táblázatban

Azok a mezőtípusok, amelyek nem támogatják az importálást, szintén nem kerülnek bele az import sablonba, függetlenül a megjelenítési beállításuktól.

FONTOS!

• Az import sablont minden munkafüzethez külön kell letölteni.
• A sablon mindig az aktuális munkafüzet szerkezete alapján készül el.
• Az Excel oszlopainak sorrendjét és elnevezését nem ajánlott módosítani.
• Az importálás csak a sablonban szereplő mezőkre végezhető el.
• A Fájlcsatolás, Fájlcsatolás – több fájl és Generálás mezők a táblázatban megjelenhetnek, de az import sablonba nem kerülnek bele.

Adatok importálása

Az Adatok importálása funkció segítségével a kitöltött import sablon tölthető vissza a rendszerbe.

Az importálás során a rendszer az Excel fájlban található adatok alapján új rekordokat hoz létre a munkafüzetben.

📷 Kép – Adatok importálása

---

Az importálás menete

Az adatok importálásához hajtsa végre az alábbi lépéseket:

1. Töltse le az import sablont.
2. Töltse ki a sablon mezőit a kívánt adatokkal.
3. Kattintson az Adatok importálása menüpontra.
4. Válassza ki a kitöltött Excel fájlt.
5. Indítsa el az importálást.

A rendszer a kiválasztott Excel fájl feldolgozását követően létrehozza a rekordokat.

📷 Kép – Kitöltött import sablon

📷 Kép – Importált rekordok

---

Az importálás működése

Az importálás során a rendszer az Excel munkalap sorait egymás után, felülről lefelé dolgozza fel.

A rekordok feldolgozása soronként történik, az Excel teljes tartalma nem kerül egyszerre betöltésre a memóriába.

Az Excel minden adatsora egy önálló rekord létrehozását kezdeményezi.

---

Üres sorok kezelése

Az Excel munkalapon található üres sorok kezelése azok elhelyezkedésétől függ.

Amennyiben az üres sor az utolsó adatot tartalmazó sor után helyezkedik el, a rendszer az importálást befejezi.

Ha azonban az üres sor két kitöltött adatsor között található, a rendszer azt is feldolgozza, ezért az üres sorból is új rekord jön létre.

Amennyiben a munkafüzet mezői alapértelmezett értékkel rendelkeznek, a létrejövő rekord mezői ezeket az alapértelmezett értékeket veszik fel.

Ha a mezőkhöz nincs alapértelmezett érték beállítva, azok üresen maradnak.

📷 Kép – Üres sor az import sablonban

---

Az importálás eredménye

Sikeres importálás esetén a rendszer létrehozza az Excel fájlban szereplő rekordokat.

Az új rekordok az importálás befejezését követően azonnal megjelennek a munkafüzetben.

📷 Kép – Importált rekordok

---

FONTOS!

• Az importálás minden esetben új rekordokat hoz létre.
• Az import funkció meglévő rekordok módosítására nem használható.
• Az Excel munkalap sorai a fájlban szereplő sorrendben kerülnek feldolgozásra.
• Az Excel teljes tartalma nem kerül egyszerre betöltésre a memóriába, a rendszer a sorokat egymás után dolgozza fel.
• Az adatsorok között található üres sorokból is rekord jön létre.
• Az üres sorból létrejövő rekord mezői a munkafüzetben beállított alapértelmezett értékeket veszik fel.
• Amennyiben nincs alapértelmezett érték beállítva, a rekord mezői üresen maradnak.
• Az adatsorok között ezért nem javasolt üres sorokat hagyni.

Import közbeni ellenőrzések

Az importálás során a rendszer folyamatosan ellenőrzi az Excel fájlban szereplő adatok érvényességét.

Az ellenőrzések célja annak biztosítása, hogy kizárólag érvényes adatok kerüljenek a munkafüzetbe.

A rekordok létrehozása csak akkor kezdődik meg, ha az importálás során minden szükséges ellenőrzés sikeresen lefutott.

Amennyiben a rendszer bármely ellenőrzés során hibát talál, az importálás megszakad, és egyetlen rekord sem jön létre.

---

Kötelező mezők ellenőrzése

Amennyiben a munkafüzet kötelezően kitöltendő mezőt tartalmaz, az importálás során a rendszer ellenőrzi, hogy az Excel fájl megfelelő értéket tartalmaz-e az adott mezőhöz.

Hibának minősül például, ha:

• a kötelező mező üres;
• a megadott érték nem felel meg a mező típusának (például szám mező esetén szöveg szerepel az Excelben).

Amennyiben a rendszer hibát talál, megszakítja az importálást, és hibaüzenetet jelenít meg.

📷 Kép – Kötelező mezőhöz tartozó hibaüzenet

---

Hibás sor megjelenítése

Kötelező mezőhöz kapcsolódó hiba esetén a rendszer a hibaüzenetben megjeleníti annak az Excel sornak a sorszámát, amelyben a hibás adat található.

A megjelenített sorszám minden esetben az Excel munkalap tényleges sorszáma, ezért a fejlécsor is beleszámít a számozásba.

Például:

Az „Egysoros 1” mező kötelezően kitöltendő.
Sor: 5

Ebben az esetben az Excel munkalap 5. sorában található hibás rekordot kell javítani.

📷 Kép – Hibás sor az import sablonban

---

Egyediség ellenőrzése

Amennyiben a munkafüzet olyan mezőt tartalmaz, amelynek egyediségi tulajdonsága Alkalmazás szinten egyedi vagy Szülő szinten egyedi, a rendszer az importálás során ellenőrzi, hogy az importált érték már szerepel-e a rendszerben.

Az ellenőrzés kizárólag a munkafüzetben már meglévő rekordokra terjed ki.

Az importfájlban szereplő rekordok egymással nem kerülnek összehasonlításra.

Például, ha az importfájl két azonos értéket tartalmaz, de ez az érték még nem szerepel a rendszerben, az egyediségi vizsgálat nem jelez hibát.

Ha azonban az importált érték már megtalálható a rendszerben, az importálás megszakad, és a rendszer hibaüzenetet jelenít meg.

📷 Kép – Egyediségi hibát tartalmazó import sablon

---

Több egyediségi hiba megjelenítése

Az egyediségi vizsgálat során a rendszer nem áll meg az első hibánál.

Amennyiben az importfájl több olyan rekordot is tartalmaz, amely a rendszerben már meglévő adatokkal ütközik, a rendszer valamennyi ütközést összegyűjti, majd egyetlen hibaüzenetben jeleníti meg.

A hibaüzenet minden egyes ütközésnél megjeleníti:

• a hibás Excel sor sorszámát;
• az érintett mező nevét;
• az egyediségi szabályt sértő értéket.

📷 Kép – Több egyediségi hiba megjelenítése

---

Import megszakítása

Amennyiben az importálás során bármely ellenőrzés hibát talál, az importálás megszakad.

Ebben az esetben:

• egyetlen rekord sem jön létre;
• a munkafüzet tartalma nem módosul;
• a rendszer hibaüzenetet jelenít meg.

Az importálás csak a hibák javítását követően indítható újra.

---

FONTOS!

• A kötelező mezők ellenőrzése importálás közben automatikusan megtörténik.
• A kötelező mezőkhöz kapcsolódó hibaüzenet mindig tartalmazza a hibás Excel sor sorszámát.
• A megjelenített sorszám az Excel munkalap tényleges sorszámát jelöli, ezért a fejlécsor is beleszámít.
• Egyediségi vizsgálat esetén a rendszer az összes egyediségi hibát megjeleníti.
• Bármely ellenőrzés sikertelensége esetén az importálás megszakad.
• Hiba esetén egyetlen rekord sem kerül létrehozásra.

Mezőtípusok importálása

Az importálás során a rendszer a mezőtípusnak megfelelően dolgozza fel az Excel fájlban megadott adatokat.

Nem minden mezőtípus támogatja az importálást, illetve egyes mezőtípusok importálása speciális szabályok szerint történik.

Importálási támogatás mezőtípusonként

---

Egyválasztós legördülő listák

Az egyválasztós legördülő listák importálhatósága a mező adatforrásától függ.

Fix értékes és másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista esetén az Excelben szereplő értéknek pontosan meg kell egyeznie a rendszerben szereplő értékkel.

Másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista esetén az Excelben a rekord megjelenített értékét kell megadni.

Lekérdezésből táplálkozó legördülő lista nem támogatja az importálást. A rendszer akkor sem tölti ki a mezőt, ha az Excel a rekord megjelenített értékét vagy rekordazonosítóját (ID) tartalmazza.

Amennyiben a rendszer nem talál egyező értéket, az importálás sikeresen befejeződik, azonban a legördülő mező üres marad.

📷 Kép – Egyválasztós legördülő lista importálása

---

Többértékes legördülő listák

A többértékes legördülő mezők importálása nem támogatott.

Ez a korlátozás valamennyi többértékes legördülő mezőtípusra vonatkozik.

Amennyiben az importfájl ilyen mezőkhöz értéket tartalmaz, a rendszer azokat figyelmen kívül hagyja.

Az importálás sikeresen befejeződik, azonban a mező üres marad.

📷 Kép – Többértékes legördülő lista importálása

---

FONTOS!

• A legördülő listák értékeinek összehasonlítása minden esetben pontos szövegegyezés alapján történik.
• Az összehasonlítás során minden karakter számít, beleértve a kis- és nagybetűket, a szóközöket, az ékezeteket és az írásjeleket.
• Másik munkafüzetből táplálkozó legördülő lista esetén az Excelben a rekord megjelenített értékét kell megadni.
• Lekérdezésből táplálkozó egyválasztós legördülő lista nem importálható.
• Többértékes legördülő mezők egyetlen típusa sem importálható.
• Amennyiben a rendszer nem talál egyező legördülő listaelemet, az importálás sikeresen befejeződik, azonban a mező értéke üres marad.

Korlátozások és fontos tudnivalók

Az importálás során a rendszer több olyan szabályt is alkalmaz, amelyek a rekordok létrehozását és az adatok feldolgozását befolyásolják.

---

Rekordok létrehozása

Az importálás minden esetben új rekordokat hoz létre.

A funkció meglévő rekordok módosítására vagy frissítésére nem használható.

---

Feldolgozás sorrendje

Az Excel fájl feldolgozása felülről lefelé, soronként történik.

A rekordok létrehozásának sorrendje megegyezik az Excel munkalapon szereplő sorok sorrendjével.

---

Tranzakciós működés

Az importálás csak akkor fejeződik be sikeresen, ha az Excel fájl minden rekordja megfelel az ellenőrzéseknek.

Amennyiben az importálás során bármely rekord hibásnak bizonyul, az importálás megszakad, és a rendszer egyetlen rekordot sem hoz létre.

A korábban sikeresen ellenőrzött sorok sem kerülnek mentésre.

---

Alapértelmezett mezőértékek

Amennyiben egy mezőhöz alapértelmezett érték van beállítva, és az adott mezőhöz az Excel fájl nem tartalmaz értéket, a létrejövő rekordban az alapértelmezett érték kerül beállításra.

Ez az üres sorokból létrejövő rekordokra is érvényes.

---

Importálható adatok egyezése

Az importálás során a rendszer kizárólag pontos egyezés alapján dolgozza fel azokat a mezőket, amelyek előre definiált értékkészlettel rendelkeznek.

Eltérő írásmód, hiányzó ékezet, felesleges szóköz vagy egyéb karaktereltérés esetén a rendszer nem talál egyezést.

---

FONTOS!

• Az importálás kizárólag új rekordok létrehozására használható.
• A rekordok feldolgozása soronként, felülről lefelé történik.
• Az importálás tranzakcióként működik, ezért egyetlen hiba esetén sem jön létre egyetlen rekord sem.
• Az Excel fájlban nem szereplő mezők a munkafüzetben beállított alapértelmezett értéket veszik fel.
• Az előre definiált értékkészlettel rendelkező mezők esetében a rendszer csak pontos egyezést fogad el.