2. A nyilvántartó használata

1. Nyitólap

Az alkalmazásba történő bejelentkezést követően a Kezdőlap jelenik meg. Ezen a felületen a Budapesti Komplex Szakképzési Centrumhoz tartozó intézmények listája látható.

1.1. Az intézménylista adatai

Az intézményekhez az alábbi adatok jelennek meg:

1. Intézmény neve – az intézmény hivatalos megnevezése.
2. Központi szervezet – jelzi, hogy az adott intézmény központi szervezetként működik-e.
3. Iskola címe – az intézmény székhelyének címe.
4. Telephely címe – az intézményhez tartozó telephely címe, amennyiben rendelkezik ilyennel.

Az oszlopok fejlécére kattintva a lista az adott oszlop szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhető.

1. kép: Kezdőlap

1.2. Az intézményhez kapcsolódó funkciók

Az intézmények sorában található műveleti ikonok segítségével érhetők el az adott intézményhez kapcsolódó funkciók.

1. Keresse meg a listában a használni kívánt intézményt.
2. Vigye az egeret a használni kívánt műveleti ikon fölé. Ekkor megjelenik az ikonhoz tartozó funkció megnevezése.
3. Kattintson a megfelelő ikonra:
   • Kis ember ikon – Szerződött partnerek: az adott intézményhez tartozó szerződött partnerek megtekintésére és kezelésére szolgál.
   • Nagyító - Lekérdezés intézménynek: Szerződések megkeresésére, szűrésére szolgál.
   • Mappa ikon - Dokumentumtár: az adott intézményhez kapcsolódó dokumentumok megnyitására szolgál.
     

4. A BKSZC Főigazgatóság sorában két további műveleti ikon jelenik meg:

   • Lekérdezés központnak – a Centrum intézményeihez kapcsolódó szerződéses adatok központi lekérdezésére szolgál.
   • Számlák lekérdezése – a nyilvántartott szerződésekhez tartozó számlaadatok központi lekérdezésére szolgál.

   A funkciók kizárólag megfelelő főigazgatósági jogosultsággal érhetők el. Más intézmények felhasználói számára ezek az ikonok nem jelennek meg.

2. kép: Almunkafüzetek

3. kép: Plusz kettő ikon, amit csak a Főigazgatás ér el

2. Szerződött partnerek

A Szerződött partner ikonra kattintva megjelenik az adott intézményhez rögzített szerződött partnerek listája. A felület felső részén zárójelben látható a kiválasztott intézmény neve.

4. kép: Szerződött partnerek listája

2.1. Új szerződött partner rögzítése

Új szerződött partner felvételéhez kattintson a partnerlista bal felső részén található + ikonra. Ezt követően megjelenik a Szerződött partner adatlap.

Az adatlapon az alábbi adatok rögzíthetők:

1. Szerződött partner neve – a szervezet, vállalkozás vagy természetes személy neve.
2. Cím – a partner címe vagy hivatalos székhelye.
3. Képviseli – szervezet esetén a képviseletre jogosult személy neve.
4. Adószám/adóazonosító – szervezet esetén az adószám, természetes személy esetén az adóazonosító jel.
5. Kapcsolattartó neve – a szerződött partnerhez tartozó kapcsolattartó neve.
6. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződött partner rögzítésre kerül. A mezőt a rendszer a korábban kiválasztott intézmény alapján automatikusan tölti ki.
7. E-mail-cím – a partner elektronikus elérhetősége.
8. Telefonszám – a partner telefonszáma.
9. Kapcsolattartó telefonszáma – a megadott kapcsolattartó közvetlen telefonszáma.
10. Info – a partnerhez kapcsolódó további információk vagy megjegyzések.
11. Vállalkozási kategória – a partner vállalkozási besorolása, amely a legördülő listából választható ki.

2.2. A partner adatainak mentése

1. Töltse ki a rendelkezésre álló partneradatokat.
2. Ellenőrizze a megadott adatok helyességét.
3. A rögzítés befejezéséhez kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra.
4. Sikeres mentést követően az új partner megjelenik az adott intézményhez tartozó szerződött partnerek listájában.

5. kép: Új partner rögzítése

3. A partnerhez tartozó szerződések

A Szerződések fül az adott szerződött partnerhez kapcsolódó szerződések megtekintésére és kezelésére szolgál. A fül a partner adatainak mentését követően jelenik meg az adatlap alsó részén.

6. kép: Szerződések fül

3.1. Új szerződés rögzítésének megkezdése

1. Nyissa meg a szerződött partner adatlapját.
2. Lépjen az adatlap alsó részén található Szerződések fülre.
3. Kattintson a táblázat bal felső részén található + ikonra.
4. A rendszer megnyitja az új szerződés rögzítésére szolgáló adatlapot.
5. Töltse ki a szerződés adatait, majd mentse a rekordot.

3.2. A szerződés adatainak megadása

Az új szerződés adatlapján az alábbi adatok rögzíthetők, illetve tekinthetők meg:

3.2.1. Alapadatok

1. Szerződött partner neve – a kiválasztott partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.
2. Szerződés száma – a szerződés egyedi azonosítója vagy nyilvántartási száma.
3. Iktatószám – a szerződéshez tartozó iktatási szám.
4. Kezdete – a szerződés hatálybalépésének vagy kezdő időpontjának dátuma.
5. Érvényes – a szerződés érvényességének lejárati dátuma.
6. Határozatlan? – a jelölőnégyzetet akkor kell kiválasztani, ha a szerződés határozatlan időre szól.
7. Kategória – a szerződés kategóriája, amely a legördülő listából választható ki.
8. Év – a szerződés nyilvántartási éve.
9. Szerződés tárgya – a szerződés tárgyának rövid megnevezése.
10. Munkaszám – a szerződéshez kapcsolódó munkaszám.
11. Megjegyzés – a szerződéssel kapcsolatos további információk rögzítésére szolgáló szöveges mező.

3.2.2. A szerződés pénzügyi adatai

1. Szerződés nettó összege – a szerződés áfa nélküli értéke.
2. Szerződés áfaösszege – a szerződéshez tartozó áfa összege.
3. Szerződés bruttó összege – a szerződés áfával növelt teljes értéke.
4. Számlák nettó összege – a szerződéshez kapcsolódó számlák összesített nettó értéke.
5. Számlák áfaösszege – a kapcsolódó számlák összesített áfatartalma.
6. Számlák bruttó összege – a kapcsolódó számlák összesített bruttó értéke.
7. Maradvány nettó összege – a szerződés nettó összege és a kapcsolódó számlák nettó összege közötti különbség.
8. Maradvány áfaösszege – a szerződés és a számlák áfaösszege közötti különbség.
9. Maradvány bruttó összege – a szerződés bruttó összege és a kapcsolódó számlák bruttó összege közötti különbség.

A szürkén megjelenő pénzügyi mezőket a rendszer a kapcsolódó adatok alapján automatikusan tölti vagy számítja ki.

3.2.3. További besorolási adatok

1. Inflációkövetés – bejelölésével rögzíthető, hogy a szerződés értéke vagy díja inflációkövető.
2. Lezárt – a legördülő mezőben megadható a szerződés lezártsági állapota.
3. Képviseli – a szerződött partner adatlapján megadott képviselő neve. A rendszer automatikusan jeleníti meg.
4. Szerződéses forma – a szerződés formája vagy típusa, amely a legördülő listából választható ki.
5. Intézmény szerinti csoportosítás – a szerződés intézményi besorolása.
6. Vállalkozási kategória – a partner adatlapján megadott vállalkozási kategória.
7. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.

3.3. A szerződés dokumentumának feltöltése

A szerződés elektronikus példánya az adatlapon található Szerződés példánya résznél tölthető fel.

1. Kattintson a Fájlok kiválasztása gombra.
2. Keresse meg a számítógépen a feltölteni kívánt dokumentumot.
3. Jelölje ki a fájlt, majd erősítse meg a kiválasztást.
4. Ellenőrizze, hogy a kiválasztott dokumentum megjelent-e az adatlapon.
5. Szükség esetén további fájlokat is csatolhat.

3.4. A szerződés mentése

1. Töltse ki a szerződés szükséges adatait.
2. Ellenőrizze a megadott adatokat és a feltöltött dokumentumokat.
3. Kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra.
4. A rendszer ellenőrzi a megadott adatokat.
5. Sikeres mentés után a szerződés megjelenik az adott partner Szerződések listájában.

Hiányzó vagy nem megfelelő adat esetén a rendszer figyelmeztető üzenetet jeleníthet meg.

7. kép: Szerződés rögzítése

A szerződés mentését követően az adatlap alsó részén megjelenik a Számlák és a Módosítások alfül.

8. kép: Számlák és Módosítások

4. Számlák kezelése

A Számlák alfülön az adott szerződéshez kapcsolódó számlák tekinthetők meg, rögzíthetők és kezelhetők.

4.1. Új számla rögzítése

1. Nyissa meg a megfelelő szerződés adatlapját.
2. Válassza az adatlap alsó részén található Számlák alfület.
3. Kattintson a táblázat bal felső részén található + ikonra.
4. Adja meg a számla adatait.
5. Mentse a rekordot.

4.2. A számla adatainak megadása

Új számla rögzítésekor az alábbi adatok adhatók meg, illetve tekinthetők meg:

1. Iktatószám – annak a szerződésnek az iktatószáma, amelyhez a számla kapcsolódik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.
2. Szerződés száma – a kapcsolódó szerződés nyilvántartási száma. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.
3. Szerződött partner neve – a szerződéshez tartozó partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan jeleníti meg.
4. Számla száma – a számlán szereplő egyedi számlaszám.
5. Számla dátuma – a számla kiállításának dátuma. A dátum a naptárikon segítségével is kiválasztható.
6. Számla képe – a számla elektronikus példánya vagy beszkennelt képe.
7. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés és a számla tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.
8. Számla nettó összege – a számla áfa nélküli értéke.
9. Számla áfaösszege – a számlán szereplő áfa összege.
10. Számla bruttó összege – a számla áfával növelt teljes összege.
11. Óraszám – szükség esetén a számlához kapcsolódó teljesített órák száma.

A számla mentése után az új tétel megjelenik a Számlák listájában.

9. kép: Számla adatainak megadása

5. Szerződésmódosítások kezelése

A Módosítások alfül az adott szerződéshez kapcsolódó módosítások rögzítésére, megtekintésére és kezelésére szolgál. Az alfül a szerződés mentését követően válik elérhetővé.

5.1. Új módosítás felvétele

Új szerződésmódosítás rögzítéséhez:

1. Nyissa meg a szerződött partner adatlapját.
2. A Szerződések fülön nyissa meg a módosítani kívánt szerződést.
3. Az adatlap alsó részén válassza a Módosítások alfület.
4. Kattintson a módosítások táblázatának bal felső részén található + ikonra.
5. A rendszer megnyitja a Módosítások adatlapot.
6. Adja meg a módosítás adatait, és szükség esetén töltse fel a módosított szerződés dokumentumát.
7. Kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra.

5.2. A módosítás adatainak megadása

Az új módosítás adatlapján az alábbi adatok adhatók meg, illetve tekinthetők meg:

1. Módosítás dátuma – a szerződésmódosítás keltezésének dátuma. A dátum a mező mellett található naptárikon segítségével is kiválasztható.
2. Módosított szerződés – a szerződésmódosítást tartalmazó elektronikus dokumentum tölthető fel.
3. Szerződés száma – annak az eredeti szerződésnek a nyilvántartási száma, amelyhez a módosítás tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.
4. Érvényessége – az a dátum, amelytől vagy ameddig a szerződésmódosítás érvényes. A dátum naptárikon segítségével is kiválasztható.
5. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan jeleníti meg.
6. Szerződött partner neve – a kapcsolódó szerződött partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki.

A szürkén megjelenő mezők a kapcsolódó szerződés adatai alapján automatikusan töltődnek ki, ezért ezek közvetlenül nem módosíthatók.

Sikeres mentés után a módosítás megjelenik az adott szerződéshez tartozó Módosítások listájában.

10. kép: Módosítások rögzítése

6. Lekérdezés intézményeknek

A Lekérdezés intézményeknek funkció segítségével az adott intézményhez kapcsolódó szerződéses adatok kérdezhetők le.

6.1. A lekérdezési felület megnyitása

1. Térjen vissza az intézményeket tartalmazó kezdőlapra.
2. Keresse meg a listában azt az intézményt, amelynek adatait le szeretné kérdezni.
3. Kattintson az intézmény sorában található dokumentumot és nagyítót ábrázoló ikonra.
4. A rendszer megnyitja a kiválasztott intézményhez tartozó lekérdezési felületet.

A megnyitott lekérdezés mindig ahhoz az intézményhez kapcsolódik, amelynek sorában az ikonra kattintott.

11. kép: Lekérdezés intézményeknek