2. A nyilvántartó használata 1. Nyitólap Az alkalmazásba történő bejelentkezést követően a Kezdőlap jelenik meg. Ezen a felületen a Budapesti Komplex Szakképzési Centrumhoz tartozó intézmények listája látható. 1.1. Az intézménylista adatai Az intézményekhez az alábbi adatok jelennek meg: Intézmény neve – az intézmény hivatalos megnevezése. Központi szervezet – jelzi, hogy az adott intézmény központi szervezetként működik-e. Iskola címe – az intézmény székhelyének címe. Telephely címe – az intézményhez tartozó telephely címe, amennyiben rendelkezik ilyennel. Az oszlopok fejlécére kattintva a lista az adott oszlop szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezhető. 1. kép: Kezdőlap 1.2. Az intézményhez kapcsolódó funkciók Az intézmények sorában található műveleti ikonok segítségével érhetők el az adott intézményhez kapcsolódó funkciók. Keresse meg a listában a használni kívánt intézményt. Vigye az egeret a használni kívánt műveleti ikon fölé. Ekkor megjelenik az ikonhoz tartozó funkció megnevezése. Kattintson a megfelelő ikonra: Kis ember ikon – Szerződött partnerek: az adott intézményhez tartozó szerződött partnerek megtekintésére és kezelésére szolgál. Nagyító - Lekérdezés intézménynek: Szerződések megkeresésére, szűrésére szolgál. Mappa ikon - Dokumentumtár: az adott intézményhez kapcsolódó dokumentumok megnyitására szolgál. A BKSZC Főigazgatóság sorában két további műveleti ikon jelenik meg: Lekérdezés központnak – a Centrum intézményeihez kapcsolódó szerződéses adatok központi lekérdezésére szolgál. Számlák lekérdezése – a nyilvántartott szerződésekhez tartozó számlaadatok központi lekérdezésére szolgál. A funkciók kizárólag megfelelő főigazgatósági jogosultsággal érhetők el. Más intézmények felhasználói számára ezek az ikonok nem jelennek meg. 2. kép: Almunkafüzetek 3. kép: Plusz kettő ikon, amit csak a Főigazgatás ér el 2. Szerződött partnerek A Szerződött partner ikonra kattintva megjelenik az adott intézményhez rögzített szerződött partnerek listája. A felület felső részén zárójelben látható a kiválasztott intézmény neve. 4. kép: Szerződött partnerek listája 2.1. Új szerződött partner rögzítése Új szerződött partner felvételéhez kattintson a partnerlista bal felső részén található + ikonra . Ezt követően megjelenik a Szerződött partner adatlap. Az adatlapon az alábbi adatok rögzíthetők: Szerződött partner neve – a szervezet, vállalkozás vagy természetes személy neve. Cím – a partner címe vagy hivatalos székhelye. Képviseli – szervezet esetén a képviseletre jogosult személy neve. Adószám/adóazonosító – szervezet esetén az adószám, természetes személy esetén az adóazonosító jel. Kapcsolattartó neve – a szerződött partnerhez tartozó kapcsolattartó neve. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződött partner rögzítésre kerül. A mezőt a rendszer a korábban kiválasztott intézmény alapján automatikusan tölti ki. E-mail-cím – a partner elektronikus elérhetősége. Telefonszám – a partner telefonszáma. Kapcsolattartó telefonszáma – a megadott kapcsolattartó közvetlen telefonszáma. Info – a partnerhez kapcsolódó további információk vagy megjegyzések. Vállalkozási kategória – a partner vállalkozási besorolása, amely a legördülő listából választható ki. 2.2. A partner adatainak mentése Töltse ki a rendelkezésre álló partneradatokat. Ellenőrizze a megadott adatok helyességét. A rögzítés befejezéséhez kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra. Sikeres mentést követően az új partner megjelenik az adott intézményhez tartozó szerződött partnerek listájában. 5. kép: Új partner rögzítése 3. A partnerhez tartozó szerződések A Szerződések fül az adott szerződött partnerhez kapcsolódó szerződések megtekintésére és kezelésére szolgál. A fül a partner adatainak mentését követően jelenik meg az adatlap alsó részén. 6. kép: Szerződések fül 3.1. Új szerződés rögzítésének megkezdése Nyissa meg a szerződött partner adatlapját. Lépjen az adatlap alsó részén található Szerződések fülre. Kattintson a táblázat bal felső részén található + ikonra . A rendszer megnyitja az új szerződés rögzítésére szolgáló adatlapot. Töltse ki a szerződés adatait, majd mentse a rekordot. 3.2. A szerződés adatainak megadása Az új szerződés adatlapján az alábbi adatok rögzíthetők, illetve tekinthetők meg: 3.2.1. Alapadatok Szerződött partner neve – a kiválasztott partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. Szerződés száma – a szerződés egyedi azonosítója vagy nyilvántartási száma. Iktatószám – a szerződéshez tartozó iktatási szám. Kezdete – a szerződés hatálybalépésének vagy kezdő időpontjának dátuma. Érvényes – a szerződés érvényességének lejárati dátuma. Határozatlan? – a jelölőnégyzetet akkor kell kiválasztani, ha a szerződés határozatlan időre szól. Kategória – a szerződés kategóriája, amely a legördülő listából választható ki. Év – a szerződés nyilvántartási éve. Szerződés tárgya – a szerződés tárgyának rövid megnevezése. Munkaszám – a szerződéshez kapcsolódó munkaszám. Megjegyzés – a szerződéssel kapcsolatos további információk rögzítésére szolgáló szöveges mező. 3.2.2. A szerződés pénzügyi adatai Szerződés nettó összege – a szerződés áfa nélküli értéke. Szerződés áfaösszege – a szerződéshez tartozó áfa összege. Szerződés bruttó összege – a szerződés áfával növelt teljes értéke. Számlák nettó összege – a szerződéshez kapcsolódó számlák összesített nettó értéke. Számlák áfaösszege – a kapcsolódó számlák összesített áfatartalma. Számlák bruttó összege – a kapcsolódó számlák összesített bruttó értéke. Maradvány nettó összege – a szerződés nettó összege és a kapcsolódó számlák nettó összege közötti különbség. Maradvány áfaösszege – a szerződés és a számlák áfaösszege közötti különbség. Maradvány bruttó összege – a szerződés bruttó összege és a kapcsolódó számlák bruttó összege közötti különbség. A szürkén megjelenő pénzügyi mezőket a rendszer a kapcsolódó adatok alapján automatikusan tölti vagy számítja ki. 3.2.3. További besorolási adatok Inflációkövetés – bejelölésével rögzíthető, hogy a szerződés értéke vagy díja inflációkövető. Lezárt – a legördülő mezőben megadható a szerződés lezártsági állapota. Képviseli – a szerződött partner adatlapján megadott képviselő neve. A rendszer automatikusan jeleníti meg. Szerződéses forma – a szerződés formája vagy típusa, amely a legördülő listából választható ki. Intézmény szerinti csoportosítás – a szerződés intézményi besorolása. Vállalkozási kategória – a partner adatlapján megadott vállalkozási kategória. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. 3.3. A szerződés dokumentumának feltöltése A szerződés elektronikus példánya az adatlapon található Szerződés példánya résznél tölthető fel. Kattintson a Fájlok kiválasztása gombra. Keresse meg a számítógépen a feltölteni kívánt dokumentumot. Jelölje ki a fájlt, majd erősítse meg a kiválasztást. Ellenőrizze, hogy a kiválasztott dokumentum megjelent-e az adatlapon. Szükség esetén további fájlokat is csatolhat. 3.4. A szerződés mentése Töltse ki a szerződés szükséges adatait. Ellenőrizze a megadott adatokat és a feltöltött dokumentumokat. Kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra. A rendszer ellenőrzi a megadott adatokat. Sikeres mentés után a szerződés megjelenik az adott partner Szerződések listájában. Hiányzó vagy nem megfelelő adat esetén a rendszer figyelmeztető üzenetet jeleníthet meg. 7. kép: Szerződés rögzítése A szerződés mentését követően az adatlap alsó részén megjelenik a  Számlák és a Módosítások alfül. 8. kép: Számlák és Módosítások 4. Számlák kezelése A Számlák alfülön az adott szerződéshez kapcsolódó számlák tekinthetők meg, rögzíthetők és kezelhetők. 4.1. Új számla rögzítése Nyissa meg a megfelelő szerződés adatlapját. Válassza az adatlap alsó részén található Számlák alfület. Kattintson a táblázat bal felső részén található + ikonra . Adja meg a számla adatait. Mentse a rekordot. 4.2. A számla adatainak megadása Új számla rögzítésekor az alábbi adatok adhatók meg, illetve tekinthetők meg: Iktatószám – annak a szerződésnek az iktatószáma, amelyhez a számla kapcsolódik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. Szerződés száma – a kapcsolódó szerződés nyilvántartási száma. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. Szerződött partner neve – a szerződéshez tartozó partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan jeleníti meg. Számla száma – a számlán szereplő egyedi számlaszám. Számla dátuma – a számla kiállításának dátuma. A dátum a naptárikon segítségével is kiválasztható. Számla képe – a számla elektronikus példánya vagy beszkennelt képe. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés és a számla tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. Számla nettó összege – a számla áfa nélküli értéke. Számla áfaösszege – a számlán szereplő áfa összege. Számla bruttó összege – a számla áfával növelt teljes összege. Óraszám – szükség esetén a számlához kapcsolódó teljesített órák száma. A számla mentése után az új tétel megjelenik a Számlák listájában. 9. kép: Számla adatainak megadása 5. Szerződésmódosítások kezelése A Módosítások alfül az adott szerződéshez kapcsolódó módosítások rögzítésére, megtekintésére és kezelésére szolgál. Az alfül a szerződés mentését követően válik elérhetővé. 5.1. Új módosítás felvétele Új szerződésmódosítás rögzítéséhez: Nyissa meg a szerződött partner adatlapját. A Szerződések fülön nyissa meg a módosítani kívánt szerződést. Az adatlap alsó részén válassza a Módosítások alfület. Kattintson a módosítások táblázatának bal felső részén található + ikonra . A rendszer megnyitja a Módosítások adatlapot. Adja meg a módosítás adatait, és szükség esetén töltse fel a módosított szerződés dokumentumát. Kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra. 5.2. A módosítás adatainak megadása Az új módosítás adatlapján az alábbi adatok adhatók meg, illetve tekinthetők meg: Módosítás dátuma – a szerződésmódosítás keltezésének dátuma. A dátum a mező mellett található naptárikon segítségével is kiválasztható. Módosított szerződés – a szerződésmódosítást tartalmazó elektronikus dokumentum tölthető fel. Szerződés száma – annak az eredeti szerződésnek a nyilvántartási száma, amelyhez a módosítás tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. Érvényessége – az a dátum, amelytől vagy ameddig a szerződésmódosítás érvényes. A dátum naptárikon segítségével is kiválasztható. Intézmény neve – annak az intézménynek a neve, amelyhez a szerződés tartozik. A mezőt a rendszer automatikusan jeleníti meg. Szerződött partner neve – a kapcsolódó szerződött partner neve. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. A szürkén megjelenő mezők a kapcsolódó szerződés adatai alapján automatikusan töltődnek ki, ezért ezek közvetlenül nem módosíthatók. Sikeres mentés után a módosítás megjelenik az adott szerződéshez tartozó Módosítások listájában. 10. kép: Módosítások rögzítése 6. Lekérdezés intézményeknek A Lekérdezés intézményeknek funkció segítségével az adott intézményhez kapcsolódó szerződéses adatok kérdezhetők le. 6.1. A lekérdezési felület megnyitása Térjen vissza az intézményeket tartalmazó kezdőlapra. Keresse meg a listában azt az intézményt, amelynek adatait le szeretné kérdezni. Kattintson az intézmény sorában található dokumentumot és nagyítót ábrázoló ikonra . A rendszer megnyitja a kiválasztott intézményhez tartozó lekérdezési felületet. A megnyitott lekérdezés mindig ahhoz az intézményhez kapcsolódik, amelynek sorában az ikonra kattintott. 11. kép: Lekérdezés intézményeknek 6.2. Szűrési feltételek A lekérdezési felület felső részén található mezők segítségével az intézményhez kapcsolódó szerződések különböző feltételek szerint szűrhetők. Az alábbi szűrési feltételek használhatók: Név – a szerződött partner neve vagy annak egy részlete alapján szűkíti a találatokat. Tárgy – a szerződés tárgya vagy annak egy részlete alapján keres. Lejárt-tól – a szerződés lejárati időszakának kezdő dátuma. Lejárt-ig – a szerződés lejárati időszakának záró dátuma. Kategória – a kiválasztott szerződéskategória alapján szűri a listát. Év – a megadott nyilvántartási évhez tartozó szerződéseket jeleníti meg. Inflációkövetés – bejelölése esetén kizárólag az inflációkövetőként rögzített szerződések jelennek meg. Intézmény neve – a kiválasztott intézmény nevét jeleníti meg. A mezőt a rendszer automatikusan tölti ki. 6.3. A szűrés használata Adjon meg egy vagy több szűrési feltételt. Szöveges keresés esetén írja be a keresett nevet vagy tárgyat. Dátum szerinti kereséshez adja meg a Lejárt-tól és/vagy a Lejárt-ig mező értékét. Kategória vagy év szerinti szűréshez válassza ki a kívánt értéket a legördülő listából. Inflációkövető szerződések kereséséhez jelölje be az Inflációkövetés jelölőnégyzetet. A rendszer a beállított feltételeknek megfelelő szerződéseket az Összes szerződés táblázatban jeleníti meg. Több szűrési feltétel egyidejűleg is alkalmazható. Ebben az esetben csak azok a szerződések jelennek meg, amelyek valamennyi megadott feltételnek megfelelnek. A legördülő mezőben beállított szűrés törléséhez kattintson a mező jobb oldalán található X ikonra . A teljes találati lista visszaállításához törölje az összes megadott szűrési feltételt. 12. kép: Szűrési feltételek 7. Lekérdezés központnak A Lekérdezés központnak munkafüzet segítségével a Főigazgatóság jogosultsággal rendelkező munkatársai központilag kérdezhetik le az intézményekhez kapcsolódó szerződéses adatokat. 7.1. A munkafüzet megnyitása Térjen vissza az intézményeket tartalmazó kezdőlapra. Keresse meg a BKSZC Főigazgatóság sort. Kattintson a Lekérdezés központnak ikonra. A rendszer megnyitja a központi szerződéslekérdezési felületet. 7.2. A központi lekérdezés szűrőmezői A lekérdezési felület felső részén található mezők segítségével a Főigazgatóság a szerződéseket több szempont szerint szűrheti. Az alábbi szűrési feltételek használhatók: Szállító neve – a szerződött partner vagy szállító neve, illetve annak egy részlete alapján keres. Szerződés száma – a megadott szerződésszám alapján szűri a találatokat. Tárgy – a szerződés tárgya vagy annak egy részlete alapján keres. Vállalkozási kategória – a szerződött partner vállalkozási besorolása alapján szűr. Lejárat-tól – a vizsgált lejárati időszak kezdő dátuma. Lejárat-ig – a vizsgált lejárati időszak záró dátuma. Év – a kiválasztott nyilvántartási év szerinti szűrést teszi lehetővé. Intézményre szűrés – egy meghatározott intézmény szerződéseit jeleníti meg. Képviseli – a szerződött partnert képviselő személy neve alapján keres. Iktatószám – a szerződés iktatószáma alapján szűri a találatokat. Kategória – a szerződés kategóriája alapján szűr. Szerződéses forma – a kiválasztott szerződéses forma szerinti találatokat jeleníti meg. Lezárt – a szerződés lezártsági állapota alapján szűr. Határozatlan – bejelölése esetén a határozatlan időre kötött szerződések jelennek meg. 7.3. A központi lekérdezés használata Adjon meg egy vagy több szűrési feltételt. Szöveges kereséshez írja be a keresett adatot a megfelelő mezőbe. Dátum szerinti kereséshez adja meg a Lejárat-tól és/vagy a Lejárat-ig mező értékét. A legördülő mezőkből válassza ki a kívánt kategóriát, évet, állapotot vagy intézményt. Határozatlan idejű szerződések kereséséhez jelölje be a Határozatlan jelölőnégyzetet. A rendszer a feltételeknek megfelelő találatokat az Összes szerződés központnak táblázatban jeleníti meg. Több feltétel egyidejű használata esetén csak azok a szerződések jelennek meg, amelyek valamennyi beállított szűrési feltételnek megfelelnek. A mezők értéke a mező jobb oldalán található X ikonra kattintva törölhető. 13. kép: Lekérdezés központnak 8. Számlák lekérdezése A Számlák lekérdezése munkafüzet a rendszerben rögzített számlák központi keresésére és áttekintésére szolgál. A funkció csak a Főigazgatóság megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználói számára érhető el. 8.1. A munkafüzet megnyitása Térjen vissza az intézményeket tartalmazó kezdőlapra. Keresse meg a BKSZC Főigazgatóság sort. Kattintson a Számlák lekérdezése ikonra. A rendszer megnyitja a számlák központi lekérdezési felületét. 8.2. A számlák szűrése A Számlák lekérdezése felület felső részén az alábbi szűrési feltételek használhatók: Számla nettó összege – a megadott nettó összeg alapján szűri a számlákat. Szerződő fél – a szerződött partner neve vagy annak egy részlete alapján keres. A szűrés használatához: Adja meg a keresett nettó összeget és/vagy a szerződő fél nevét. A rendszer a megadott feltételeknek megfelelő találatokat a Számlák táblázatban jeleníti meg. A teljes lista visszaállításához törölje a szűrőmezők tartalmát. A két szűrési feltétel egyidejűleg is használható. Ebben az esetben csak azok a számlák jelennek meg, amelyek mindkét feltételnek megfelelnek. 14. kép: Számlák lekérdezése