Workspace szerkezet és jogosultságkezelés
Egy szerződő fél több munkaterületet is igénybe vehet a Vhelpi rendszerben. Minden egyes munkaterületen (workspace) belül külön modulok (pl. videós munkamenet, Atmoscope stb.) érhetők el, amelyekhez a szükséges használati keret külön-külön megvásárolható. A kreditek felhasználása mindig az adott munkaterülethez és modulhoz kapcsolódik.
A munkaterület tulajdonosa rendelkezik teljeskörű hozzáféréssel az adott workspace-hez, így ő határozza meg, hogy mely felhasználók mely modulokhoz férhetnek hozzá. Emellett lehetősége van adminisztrátori jogosultságokat is kiosztani más felhasználóknak.
Az adminisztrátorok az adott munkaterületen belül:
- minden modult használhatnak, nem kell külön jogosultságot adniuk maguknak,
- kezelhetik a felhasználókat,
- kezelhetik a moduljogosultságokat,
- megtekinthetik a statisztikákat,
- nyomon követhetik a modulokhoz tartozó hozzáférési adatokat és kreditek állapotát.
Az adminisztrátorok az adott munkaterületen a tulajdonoséval megegyező jogkörrel rendelkeznek, így jogosultak további adminisztrátorokat kijelölni vagy meglévőket eltávolítani.
Workspace beállítások elérése és szerkesztése
A workspace beállításainak megtekintéséhez és szerkesztéséhez kattintsunk a 
ikonra. A megjelenő felületen látható, hogy melyik modul alatt mennyi kredit áll rendelkezésre. Az adott modul melletti (jobb oldalon található) lefelé mutató nyílra kattintva érhetjük el a részletes modulbeállításokat. A változtatásokat a 
tevékenységre kattintva rögzíthetjük.
A workspace nevének módosításához a bal oldali "Alapadatok" blokkban, a "Worskpace neve" mezőben adhatjuk meg az új nevet. A 
gombra kattintva rögzíthetjük a változtatást.
Új tag hozzáadása a munkaterülethez
Új tag hozzáadásához navigáljunk a bal oldalon található „Tagok” blokkhoz, majd kattintsunk a 
gombra.
A megjelenő mezőbe írjuk be a hozzáadni kívánt személy e-mail címét, majd kattintsunk a „Meghívás a csoportba” gombra. Amennyiben a megadott e-mail cím már regisztrált felhasználóhoz tartozik, a rendszer automatikusan hozzáadja őt a munkaterülethez.
Ha a megadott e-mail címhez még nem tartozik regisztrált felhasználó, a rendszer kérni fogja az e-mail cím mellett a felhasználó nevét is. Ebben az esetben a „Regisztráció és meghívás a csoportba” gombra kell kattintani. A meghívott személy e-mailben kap értesítést, és a regisztrációt követően automatikusan hozzákerül a megadott munkaterülethez.
Miután a tag bekerült a munkaterületre, a „Jogosultságok” fül alatt állíthatjuk be, hogy az adott munkaterületen belül mely modulokhoz férhessen hozzá. A hozzáférést pipával lehet engedélyezni az egyes modulok mellett.
Egyéni adatkezelési tájékoztató
A Vhelpi lehetőséget biztosít arra, hogy a munkamenetek során egyedi adatkezelési tájékoztató hivatkozás jelenjen meg. Ezt a hivatkozást az ügyfelek akkor láthatják, mikor az SMS-ben küldött munkamenet-linkre kattintva egy tájékoztató oldal fogadja őket. Ezen az oldalon kapnak tájékoztatást arról, hogy miért kell engedélyezni a helyadatokhoz és a kamerához való hozzáférést, illetve itt foglal helyet az említett hivatkozás, mely a munkaterület tulajdonosa vagy adminisztrátorai által megadott egyéni adatkezelési oldalra mutat. Ha a munkaterület alatt nincs megadva ilyen hivatkozás, akkor az alábbi képen piros kerettel kiemelt link nem jelenik meg az ügyfélnek.
Egyéni adatkezelési tájékoztató beállítása
A Workspace beállítása felületen a modulok fület választva a Munkamenet panel lenyitása után tudjuk megadni az adatkezelési tájékoztatóhoz tartozó linket.
A mező tartalma csak érvényes URL cím lehet, vagyis egy adott weboldal aloldalára kell, hogy mutasson!
A hivatkozás megadása után az adatokat a 
gombra kattintva el kell menteni.
A megadott hivatkozás csak azon munkamenet előtt jelenik meg az ügyfél számára, melynek kreditje az adott csoportból lett felhasználva. Egyéni kreditek esetén ez a funkció nem érhető el!
Egyéni meghívó SMS szövegezés
CsoportosAz licenszeknélelőző fejezetben ismertetett Munkamenet modul részletes beállíthatótásai alatt meg tudunk adni egyedi SMS meghívó üzenet is, mely az egyedi adatkezelési hivatkozás beállításához hasonlóan, a csoport beállításainál érhető el.is.
Az SMS szövegére vonatkozó szabályok:
- Maximum 120 karakter lehet
- Tartalmazhat ékezetes betűket, de lehetséges, hogy valamelyik nem pontosan úgy fog megjelenni az ügyfél telefonján
- Csak az alábbi írásjelek és speciális karakterek használhatók:
- vessző: ,
- pont: .
- kötőjel: -
- per jel: /
- pontosvessző: ;
- felkiáltójel: !
- kérdőjel: ?
- kettőspont: :
- Az üzenet tartalmazhat sortörést.
Az említett szabályokra azért van szükség, mert a hosszabb és más karakterkészletet alkalmazó SMS üzenetek küldése jóval költségesebb!
Az üzenet megadása után az adatokat a 
gombra kattintva el kell mentenünk.
A munkamenet hivatkozás az SMS végére lesz beillesztve a rendszer által.
A megadott egyedi SMS üzenet csak azon munkameneteknél lesz látható az ügyfél számára, melynek kreditje az adott csoportból lett felhasználva. Egyéni kreditek esetén ez a funkció nem érhető el!
Ha a csoport tulajdonosa nem ad meg egyéni meghívó üzenetet, akkor a Vhelpi alapértelmezett üzenetét kapja meg az ügyfél.
