Workspace szerkezet és jogosultságkezelés
Egy szerződő fél több munkaterületet is igénybe vehet a Vhelpi rendszerben. Minden egyes munkaterületen (workspace) belül külön modulok (pl. videós munkamenet, Atmoscope stb.) érhetők el, amelyekhez a szükséges használati keret külön-külön megvásárolható. A kreditek felhasználása mindig az adott munkaterülethez és modulhoz kapcsolódik.
A munkaterület tulajdonosa rendelkezik teljeskörű hozzáféréssel az adott workspace-hez, így ő határozza meg, hogy mely felhasználók mely modulokhoz férhetnek hozzá. Emellett lehetősége van adminisztrátori jogosultságokat is kiosztani más felhasználóknak.
Az adminisztrátorok az adott munkaterületen belül:
- minden modult használhatnak, nem kell külön jogosultságot adniuk maguknak,
- kezelhetik a felhasználókat,
- kezelhetik a moduljogosultságokat,
- megtekinthetik a statisztikákat,
- nyomon követhetik a modulokhoz tartozó hozzáférési adatokat és kreditek állapotát.
Az adminisztrátorok az adott munkaterületen a tulajdonoséval megegyező jogkörrel rendelkeznek, így jogosultak további adminisztrátorokat kijelölni vagy meglévőket eltávolítani.
Workspace beállítások elérése és szerkesztése
A workspace beállításainak megtekintéséhez és szerkesztéséhez kattintsunk a 
ikonra. A megjelenő felületen látható, hogy melyik modul alatt mennyi kredit áll rendelkezésre. Az adott modul melletti (jobb oldalon található) lefelé mutató nyílra kattintva érhetjük el a részletes modulbeállításokat. A változtatásokat a 
tevékenységre kattintva rögzíthetjük.
A workspace nevének módosításához a bal oldali "Alapadatok" blokkban, a "Worskpace neve" mezőben adhatjuk meg az új nevet. A 
gombra kattintva rögzíthetjük a változtatást.
Új tag hozzáadása a munkaterülethez
Új tag hozzáadásához navigáljunk a bal oldalon található „Tagok” blokkhoz, majd kattintsunk a 
gombra.
A megjelenő mezőbe írjuk be a hozzáadni kívánt személy e-mail címét, majd kattintsunk a „Meghívás a csoportba” gombra. Amennyiben a megadott e-mail cím már regisztrált felhasználóhoz tartozik, a rendszer automatikusan hozzáadja őt a munkaterülethez.
Ha a megadott e-mail címhez még nem tartozik regisztrált felhasználó, a rendszer kérni fogja az e-mail cím mellett a felhasználó nevét is. Ebben az esetben a „Regisztráció és meghívás a csoportba” gombra kell kattintani. A meghívott személy e-mailben kap értesítést, és a regisztrációt követően automatikusan hozzákerül a megadott munkaterülethez.
Miután a tag bekerült a munkaterületre, a „Jogosultságok” fül alatt állíthatjuk be, hogy az adott munkaterületen belül mely modulokhoz férhessen hozzá. A hozzáférést pipával lehet engedélyezni az egyes modulok mellett.
Egyéni adatkezelési tájékoztató
A Vhelpi lehetőséget biztosít arra, hogy a munkamenetek során egyedi adatkezelési tájékoztató hivatkozás jelenjen meg. Ezt a hivatkozást az ügyfelek akkor láthatják, mikor az SMS-ben küldött munkamenet-linkre kattintva egy tájékoztató oldal fogadja őket. Ezen az oldalon kapnak tájékoztatást arról, hogy miért kell engedélyezni a helyadatokhoz és a kamerához való hozzáférést, illetve itt foglal helyet az említett hivatkozás, mely a munkaterület tulajdonosa vagy adminisztrátorai által megadott egyéni adatkezelési oldalra mutat. Ha a munkaterület alatt nincs megadva ilyen hivatkozás, akkor az alábbi képen piros kerettel kiemelt link nem jelenik meg az ügyfélnek.
Egyéni adatkezelési tájékoztató beállítása
A Workspace beállítása felületen a modulok fület választva a Munkamenet panel lenyitása után tudjuk megadni az adatkezelési tájékoztatóhoz tartozó linket.
A mező tartalma csak érvényes URL cím lehet, vagyis egy adott weboldal aloldalára kell, hogy mutasson!
A hivatkozás megadása után az adatokat a 
gombra kattintva el kell menteni.
A megadott hivatkozás csak azon munkamenet előtt jelenik meg az ügyfél számára, melynek kreditje az adott csoportból lett felhasználva. Egyéni kreditek esetén ez a funkció nem érhető el!
Egyéni meghívó SMS szövegezés
Csoportos licenszeknél beállítható egyedi SMS meghívó üzenet is, mely az egyedi adatkezelési hivatkozás beállításához hasonlóan, a csoport beállításainál érhető el.
Az SMS szövegére vonatkozó szabályok:
- Maximum 120 karakter lehet
- Tartalmazhat ékezetes betűket, de lehetséges, hogy valamelyik nem pontosan úgy fog megjelenni az ügyfél telefonján
- Csak az alábbi írásjelek és speciális karakterek használhatók:
- vessző: ,
- pont: .
- kötőjel: -
- per jel: /
- pontosvessző: ;
- felkiáltójel: !
- kérdőjel: ?
- kettőspont: :
- Az üzenet tartalmazhat sortörést.
Az említett szabályokra azért van szükség, mert a hosszabb és más karakterkészletet alkalmazó SMS üzenetek küldése jóval költségesebb!
Az üzenet megadása után az adatokat a 
gombra kattintva el kell mentenünk.
A munkamenet hivatkozás az SMS végére lesz beillesztve a rendszer által.
A megadott egyedi SMS üzenet csak azon munkameneteknél lesz látható az ügyfél számára, melynek kreditje az adott csoportból lett felhasználva. Egyéni kreditek esetén ez a funkció nem érhető el!
Ha a csoport tulajdonosa nem ad meg egyéni meghívó üzenetet, akkor a Vhelpi alapértelmezett üzenetét kapja meg az ügyfél.