Dokumentumtár használata

1. A Dokumentumtár megnyitása

A modul elindítását követően megjelenik a kezdőképernyő. A Dokumentumtár funkcióinak eléréséhez a képernyő bal felső részén található Dokumentumtár menüpontra kell kattintani.

1. kép: Dokumentumtár megnyitása

2. A Dokumentumtár felépítése

A Dokumentumtár menüpont megnyitását követően a képernyő bal oldalán jelennek meg a dokumentumkategóriák és azok alkategóriái, hierarchikus fastruktúrában.

A kategóriák neve előtt található nyílra kattintva az adott kategória tartalma lenyitható, illetve összecsukható. A kívánt kategória vagy alkategória kiválasztása után a hozzá tartozó dokumentumok a képernyő jobb oldalán jelennek meg.

2. kép: Fastruktúra

3. Új dokumentum felvétele

Új dokumentum rögzítéséhez először a képernyő bal oldalán található fastruktúrában ki kell választani azt a dokumentumkategóriát, amelyhez az új dokumentum tartozik.

A kategória kiválasztását követően a képernyő jobb oldalán megjelennek a már rögzített dokumentumok. Új dokumentum felvételéhez a táblázat felett található pluszjel ikonra kell kattintani.

3. kép: Új dokumentum felvétele

3.1. A dokumentum adatainak rögzítése

Az új dokumentum adatlapján a következő adatok adhatók meg:

Dokumentum neve
Tárgya
Felcsatolt dokumentum

A Terület neve mezőt a rendszer automatikusan kitölti a bal oldali fastruktúrában korábban kiválasztott dokumentumkategória alapján, ezért az nem módosítható.

A dokumentum csatolásához a Fájl kiválasztása gombra kell kattintani, majd ki kell választani a feltölteni kívánt fájlt.

Az adatok megadását követően a dokumentum a Mentés és folytatás vagy a jobb felső sarokban található Mentés gombbal rögzíthető. A művelet a Mégsem gombbal szakítható meg.

4. kép: Dokumentumhoz rögzíthető adatok

4. Dokumentum módosítások

A dokumentum mentését követően az adatlap alsó részén megjelenik a Dokumentum módosítások fül.

Ezen a fülön rögzíthetők és tekinthetők meg a dokumentumhoz kapcsolódó módosítások, illetve annak különböző verziói. Új módosítás felvételéhez a táblázat felett található pluszjel ikonra kell kattintani.

5. kép: Dokumentum módosítások fül

4.1. Dokumentum módosítás adatainak rögzítése

Új dokumentum módosítás felvételekor a következő adatok adhatók meg:

dokumentum azonosító,
év,
kategória,
megjegyzés,
módosított dokumentum feltöltése,
aktuális állapot,
publikálás dátuma.

A Dokumentum neve, a Tárgya és a Terület neve mezőket a rendszer automatikusan kitölti az eredeti dokumentum adatai alapján. A Verzió mező értékét szintén a rendszer határozza meg.

A módosított fájl a Fájl kiválasztása gombbal csatolható. Az Aktuális mezőben megadható, hogy az adott verzió a dokumentum jelenleg érvényes változata-e.

Az adatok rögzítéséhez a Mentés gombra kell kattintani. A művelet a Mégsem gombbal szakítható meg.

6. kép: Dokumentum módosításnál rögzíthetó adatok