Dokumentumtár használata

1. Kezdőlap

A Dokumentumtár kezdőlapjának bal oldalán található a Dokumentum kategóriái elnevezésű fastruktúra. Ebben a dokumentumok kategóriák és alkategóriák szerint, hierarchikus rendszerben jelennek meg.

A kategóriák neve előtt található nyílra kattintva az adott kategória tartalma lenyitható, illetve összecsukható. A kívánt kategória vagy alkategória kiválasztása után a hozzá tartozó adatok és dokumentumok a képernyő jobb oldalán jelennek meg.

1. kép: Nyitólap, fastruktúra

2. Új dokumentum rögzítése

Új dokumentum rögzítéséhez először a bal oldali fastruktúrában ki kell választani azt a dokumentumkategóriát, amelyhez a dokumentum tartozik. A kategória kiválasztása után a jobb oldali Dokumentum adatlap munkafüzetben megjelennek a már rögzített dokumentumok.

Új dokumentum felvételéhez a táblázat felett található pluszjel ikonra kell kattintani.

2. kép: Új dokumentum felvétele

2.1. Szabályzat vagy utasítás rögzítése

Amennyiben a kiválasztott dokumentumkategória Szabályzat és utasítás, az új dokumentum adatlapján a következő adatok rögzíthetők:

• dokumentum neve,
• csatolmány feltöltése,
• utasítás száma,
• utasítás tárgya,
• iratminta tárgya,
  
• hatálybalépés dátuma,
• hatályon kívül helyezés dátuma.

A rendszer automatikusan megjeleníti a feltöltés idejét, a feltöltő személyt, a dokumentum kategóriáját, a bejelentkezett felhasználót.

A csatolmány a Fájlok kiválasztása gombbal tölthető fel. Az adatok kitöltését követően a dokumentum a jobb felső sarokban található Mentés gombbal rögzíthető.

3. kép: Szabályzat és utasítás rögzítése