Fájlcsatolás Funkció leírása A Fájlcsatolás mező segítségével egy vagy több fájl csatolható a rekordhoz. A csatolt fájlok a rekord részeként kerülnek tárolásra. A rekord mentését követően a fájlok letölthetők, megtekinthetők, illetve – megfelelő jogosultság esetén – törölhetők. 📷 Kép – Fájlcsatolás mező Egyéni mezőfunkciók A Fájlcsatolás mező működése egyéni mezőfunkciókkal szabályozható. Paraméter neve Leírás Aláírás A mező elektronikus aláírás rögzítésére használható. Bélyegkép A mező képformátumú fájlok megjelenítésére használható. Maximális feltölthető fájlméret Meghatározza a mezőre feltölthető fájl maximális méretét. Feltölthető fájltípusok Meghatározza a mezőre csatolható fájlok kiterjesztését. Egyszerre több fájl csatolásának lehetősége Meghatározza, hogy egy rekordhoz egy vagy több fájl csatolható-e. Fájl beolvasása szkennerrel Elérhető szkenner esetén lehetővé teszi dokumentum közvetlen beolvasását. Tartalom alapú keresés engedélyezése A feltöltött PDF és DOCX dokumentumok szöveges tartalmának feldolgozására szolgál. 📷 Kép – Fájlcsatolás mező egyéni mezőfunkciói Feltölthető fájltípusok A Feltölthető fájltípusok beállítással meghatározható, hogy a mezőre milyen kiterjesztésű fájlok csatolhatók. Amennyiben egyetlen fájltípus sincs kiválasztva, a rendszer valamennyi támogatott fájlformátum csatolását engedélyezi. 📷 Kép – Feltölthető fájltípusok Ha a csatolni kívánt fájl típusa nem szerepel az engedélyezett formátumok között, a rendszer figyelmeztető üzenetet jelenít meg, és a fájl csatolása nem történik meg. 📷 Kép – Figyelmeztető üzenet helytelen fájlformátum esetén Egyszerre több fájl csatolása Az Egyszerre több fájl csatolásának lehetősége beállítás határozza meg, hogy ugyanazon Fájlcsatolás mező egy vagy több fájlt tartalmazhat-e. Bekapcsolt állapotban ugyanahhoz a mezőhöz több fájl is csatolható. Kikapcsolt állapotban a mező egyetlen fájl tárolására használható. 📷 Kép – Egyszerre több fájl csatolása FONTOS! A beállítás a szerkesztőfelület első mentését követően nem módosítható. Fájl beolvasása szkennerrel A Fájl beolvasása szkennerrel egyéni mezőfunkció lehetővé teszi dokumentum közvetlen beolvasását a csatlakoztatott szkenner használatával. A beolvasott dokumentum a Fájlcsatolás mezőhöz kerül. 📷 Kép – Fájl beolvasása szkennerrel FONTOS! A funkció kizárólag megfelelően telepített és elérhető szkenner használata esetén érhető el. Fájl feltöltése Fájl csatolására a Fájlcsatolás mezőre kattintva, majd a megjelenő fájlválasztó ablakban a feltöltendő fájl vagy fájlok kiválasztását követően, a Megnyitás gombra kattintva van lehetőség. 📷 Kép – Fájl kiválasztása A Megnyitás gombra kattintást követően a kiválasztott fájlok feltöltése megtörténik, majd megjelennek a Fájlcsatolás mezőben. 📷 Kép – Feltöltött fájl a mezőben Csatolt fájlok kezelése A Fájlcsatolás mező mellett található Csatolmányok ikonra kattintva érhetők el a rekordhoz csatolt fájlok. Az elérhető műveletek attól függnek, hogy a mező egy vagy több fájlt tartalmaz. Egy csatolt fájl kezelése Amennyiben a mező egyetlen fájlt tartalmaz, a Csatolmányok ikonra kattintva a fájl letöltése automatikusan megkezdődik. A fájl neve kiválasztásával szintén letölthető. A fájl neve fölé mozgatva az egérmutatót – megfelelő jogosultság esetén – megjelenik a törlés ikon, amelynek kiválasztásával a csatolt fájl törölhető. 📷 Kép – Egy csatolt fájl kezelése Több csatolt fájl kezelése Amennyiben a mező több fájlt tartalmaz, a Csatolmányok ikonra kattintva megjelenik a csatolt fájlok listája. 📷 Kép – Több csatolt fájl kezelése A listából az alábbi műveletek érhetők el: Művelet Leírás Letöltés A kiválasztott fájl letöltése. Törlés A kiválasztott fájl törlése. Összes letöltése A csatolt fájlok letöltése tömörített (.zip) állományként. Összes törlése A csatolt fájlok törlése. 📷 Kép – Csatolmányok műveletei Csatolt fájlok kezelése táblázatban Amennyiben a Fájlcsatolás mező megjelenik a táblázatban, a csatolt fájlok a rekord megnyitása nélkül is kezelhetők. A táblázatban ugyanazok a letöltési és törlési műveletek érhetők el, mint a rekord adatlapján. 📷 Kép – Fájlcsatolás mező táblázatban PDF dokumentumok megtekintése A Fájlcsatolás mezőhöz csatolt PDF dokumentumok a beépített PDF-megjelenítőben a fájl letöltése nélkül is megtekinthetők. A PDF dokumentumok megtekintése a rekord adatlapjáról is elérhető. PDF dokumentum esetén a csatolmányok között megjelenik a PDF fájlok megnyitása művelet. A PDF fájlok megnyitása műveletre kattintva a dokumentum a beépített PDF-megjelenítőben nyílik meg. 📷 Kép – PDF fájlok megnyitása rekord adatlapján Amennyiben a táblázat egy adott cellája olyan Fájlcsatolás mező értékét jeleníti meg, amely egyetlen fájl tárolására van beállítva, PDF dokumentum esetén a letöltés ikon mellett megjelenik a szem ikon. A szem ikonhoz tartozó felirat: PDF fájlok megnyitása . Az ikonra kattintva a PDF dokumentum a beépített PDF-megjelenítőben nyílik meg. Amennyiben a csatolt fájl nem PDF formátumú, a PDF-megtekintési ikon nem jelenik meg. 📷 Kép – PDF fájl megnyitása táblázatban A PDF dokumentumok megtekintése lekérdezés eredményéből is elérhető. Amennyiben a lekérdezés eredményében megjelenő Fájlcsatolás mező egyetlen fájl tárolására van beállítva, PDF dokumentum esetén a letöltés ikon mellett megjelenik a PDF-megtekintési szem ikon. A szem ikonra kattintva a PDF dokumentum a beépített PDF-megjelenítőben nyílik meg. Amennyiben a csatolt fájl nem PDF formátumú, a PDF-megtekintési ikon nem jelenik meg. 📷 Kép – PDF fájl megnyitása lekérdezésben Amennyiben a Fájlcsatolás mező több fájlt tartalmaz, és a csatolmányok között legalább egy PDF dokumentum található, a csatolmányok listájában megjelenik a PDF fájlok megnyitása művelet. Az egyes csatolmányok letöltési lehetősége és az Összes letöltése művelet továbbra is elérhető. 📷 Kép – PDF fájlok megnyitása menüpont A PDF fájlok megnyitása művelet a PDF dokumentumokat a beépített PDF-megjelenítőben nyitja meg. A PDF a Yappdo felületén belül jelenik meg, miközben a mögötte található Yappdo felület látható marad. A PDF-megjelenítőben látható az aktuális oldal száma és a dokumentum összes oldalának száma. Az oldalak között az előző és következő oldalra, valamint az első és utolsó oldalra történő navigációval lehet mozogni. A dokumentum megjelenítési mérete a – és + gombokkal csökkenthető, illetve növelhető. A PDF-megjelenítő megjelenítési/méretezési választót tartalmaz. A megjelenítési lehetőségek között az Oldalszélesség beállítás is elérhető. A PDF-megjelenítő a jobb felső sarokban található X gombbal zárható be. 📷 Kép – PDF dokumentum megjelenítése Több PDF dokumentum megtekintése Amennyiben a Fájlcsatolás mező több PDF dokumentumot tartalmaz, azok ugyanabban a PDF-megjelenítőben nyílnak meg. A megjelenítő alsó részén külön dokumentumnavigáció jelenik meg, amely az aktuálisan megjelenített PDF dokumentum sorszámát és a megnyitott PDF dokumentumok teljes számát mutatja. Az 1 / 2 állapot azt jelzi, hogy két megnyitott PDF dokumentum közül az első dokumentum van megjelenítve. A PDF dokumentumok között a dokumentumnavigáció bal és jobb nyilával lehet váltani. A bal nyíl az előző PDF dokumentumra, a jobb nyíl a következő PDF dokumentumra vált. A PDF dokumentumok közötti navigáció elkülönül az aktuálisan megjelenített PDF oldalai közötti navigációtól. A felső navigáció az aktuális PDF oldalai közötti mozgásra, az alsó dokumentumnavigáció pedig a megnyitott PDF dokumentumok közötti váltásra szolgál. 📷 Kép – Több PDF dokumentum megjelenítése FONTOS! A beépített PDF-megjelenítő kizárólag PDF formátumú fájlok megnyitására használható. Amennyiben az egy fájl tárolására beállított Fájlcsatolás mező nem PDF formátumú fájlt tartalmaz, a PDF-megtekintési ikon nem jelenik meg. Több fájlt tartalmazó Fájlcsatolás mező esetén a PDF fájlok megnyitása művelet csak akkor jelenik meg, ha a csatolmányok között legalább egy PDF dokumentum található. A PDF dokumentumok letöltése a megtekintő használata mellett is elérhető marad. Sérült, jelszóval védett vagy egyéb okból meg nem nyitható PDF dokumentum esetén a rendszer nem jelenít meg külön rendszerüzenetet. Bélyegkép A Bélyegkép egyéni mezőfunkció engedélyezésével a Fájlcsatolás mező képformátumú fájlok megjelenítésére használható. A bélyegképként csatolható képformátumokat a Feltölthető fájltípusok beállítás határozza meg. 📷 Kép – Bélyegkép funkció Kép csatolását és a rekord mentését követően a kép a Fájlcsatolás mező mellett található Csatolmányok ikonra kattintva, majd a kép nevének kiválasztásával nyitható meg. 📷 Kép – Bélyegkép megjelenítése A megjelenítő az eredeti képarány megtartásával jeleníti meg a képet, ezért a kép nem torzul. Amennyiben a mező több képet tartalmaz, azok között a megjelenítő bal és jobb oldalán található nyilak segítségével lehet váltani. 📷 Kép – Bélyegképek közötti lapozás FONTOS! A Bélyegkép a Fájlcsatolás mező egyéni mezőfunkciója. A bélyegképként csatolt fájlok letöltése és törlése a Fájlcsatolás mező általános működésével megegyező módon történik. Aláírás Az Aláírás egyéni mezőfunkció engedélyezésével a Fájlcsatolás mező elektronikus aláírás rögzítésére használható. 📷 Kép – Aláírás funkció engedélyezése Az Aláírás mezőre kattintva megjelenik az aláírófelület, amelyen az aláírás egérrel, illetve érintőképernyős eszközön tollal vagy ceruzával készíthető el. 📷 Kép – Aláírófelület Az elkészített aláírás a Mentés gombbal rögzíthető. Amennyiben az aláírás elkészítése közben javítás szükséges, a Törlés gombbal a teljes aláírás törölhető, majd új aláírás készíthető. A rekord mentését követően az aláírás megjelenik a mező mellett. 📷 Kép – Mentett aláírás FONTOS! Az Aláírás a Fájlcsatolás mező egyéni mezőfunkciója. Az aláírás csak a rekord mentését követően jelenik meg a mező mellett. A mentett aláírás letölthető, illetve – megfelelő jogosultság esetén – törölhető. Tartalom alapú keresés A Tartalom alapú keresés engedélyezése egyéni mezőfunkció lehetővé teszi a feltöltött dokumentumok szöveges tartalmának feldolgozását, így azokban később keresés végezhető. 📷 Kép – Tartalom alapú keresés engedélyezése A funkció engedélyezését követően a fejlécben megjelenik a Keresés a feltöltött fájlokban ikon. 📷 Kép – Keresés a feltöltött fájlokban ikon FONTOS! A funkció kizárólag PDF és DOCX formátumú dokumentumok esetén használható. Csak a szöveges tartalommal rendelkező dokumentumok kerülnek feldolgozásra. A kizárólag képeket tartalmazó dokumentumok tartalma nem kereshető. A funkció engedélyezését követően csak az ezt követően feltöltött dokumentumok kerülnek feldolgozásra. A funkció bekapcsolása előtt feltöltött dokumentumok feldolgozása visszamenőleg nem történik meg. Keresés a feltöltött fájlokban A Keresés a feltöltött fájlokban funkció segítségével a tartalom alapú keresésre feldolgozott dokumentumok szöveges tartalmában végezhető keresés. A funkció a fejlécben található Keresés a feltöltött fájlokban ikonra kattintva érhető el. 📷 Kép – Keresés a feltöltött fájlokban A keresőmezőbe beírt kifejezés alapján a rendszer megkeresi a keresési feltételnek megfelelő dokumentumokat. 📷 Kép – Keresési találatok A találati listából egy dokumentum kiválasztásával a rendszer megnyitja a dokumentumot, és a keresett kifejezést a dokumentumban kiemelve jeleníti meg. 📷 Kép – Keresési találat megnyitása FONTOS! A keresés kizárólag olyan dokumentumokban működik, amelyeknél a Tartalom alapú keresés engedélyezése funkció be volt kapcsolva a dokumentum feltöltésekor. A funkció kizárólag PDF és DOCX formátumú, szöveges tartalmat tartalmazó dokumentumokban használható. A kizárólag képet tartalmazó dokumentumok tartalmában nem végezhető keresés. Jogosultságok A Fájlcsatolás mező használata a felhasználó munkafüzet- és mezőszintű jogosultságaitól függ. Amennyiben a felhasználó nem rendelkezik láthatósági jogosultsággal a Fájlcsatolás mezőre, a mező és a hozzá tartozó fájlok nem jelennek meg. Amennyiben a felhasználó rendelkezik láthatósági jogosultsággal, de nem rendelkezik szerkesztési jogosultsággal az adott rekordon vagy a Fájlcsatolás mezőn, a csatolt fájlok megtekinthetők és letölthetők, azonban új fájl csatolására, illetve a meglévő fájlok törlésére nincs lehetőség. 📷 Kép – Fájlcsatolás mező jogosultságai A munkafüzet- és mezőszintű jogosultságok részletes ismertetését a Jogosultságok fejezet tartalmazza. FONTOS! A Fájlcsatolás mező láthatóságát a mezőszintű jogosultságok szabályozzák. A fájlok csatolásához és törléséhez szerkesztési jogosultság szükséges. A fájlok letöltése a felhasználó számára elérhető Fájlcsatolás mezők esetén továbbra is biztosított. A PDF dokumentumok megtekintése ugyanazokat a jogosultságokat használja, mint a Fájlcsatolás mező.