Felhasználók kezelése Funkció leírása A Felhasználók kezelése funkció az alkalmazáshoz hozzáféréssel rendelkező felhasználók nyilvántartására és kezelésére szolgál. A funkció segítségével új felhasználók rögzíthetők, meglévő felhasználók alkalmazáshoz rendelhetők, módosíthatók a felhasználók adatai, valamint kezelhető a felhasználók aktív, inaktív és törölt állapota. Elérés Alkalmazás beállításai → Felhasználók kezelése Ábra – Felhasználók kezelése felület (A teljes Felhasználók kezelése képernyő az Aktív / Inaktív / Törölt szűrőkkel, Exportálás gombbal, keresővel és Új felhasználó gombbal.) Felhasználói lista A felület táblázatos formában jeleníti meg az alkalmazáshoz tartozó felhasználókat. A listában az alábbi adatok jelennek meg: Oszlop neve Leírás Felhasználó A felhasználó neve és egyedi azonosítója E-mail A felhasználó e-mail címe Jogcsoport neve A felhasználóhoz rendelt jogcsoport A lista lapozható. Rendezés A lista elemei az oszlopfejlécek kiválasztásával rendezhetők. Rendezés az alábbi oszlopok szerint végezhető: Felhasználó E-mail Jogcsoport neve Az első kattintás növekvő sorrendű rendezést hajt végre. Az ismételt kattintás csökkenő sorrendű rendezést hajt végre. Ábra – Lista rendezése oszlopfejléc alapján (Az a kép, ahol pirossal ki van emelve a Felhasználó, E-mail és Jogcsoport neve oszlopfejléc.) Állapotszűrő A felhasználók az alábbi állapotok szerint szűrhetők: Aktív Inaktív Törölt Az állapotszűrő módosítását követően a lista automatikusan frissül. Keresés A lista tartalma kereshető. A keresés a felület jobb felső sarkában található keresés ikon használatával érhető el. A keresés indításához legalább 1 karakter megadása szükséges. A rendszer az utolsó karakter bevitelét követően 2 másodperc várakozási idő után automatikusan végrehajtja a keresést. A keresés futtatásához nem szükséges külön gomb használata. A keresés nem érzékeny a kis- és nagybetűkre. Ábra – Felhasználók keresése (Az a képernyőkép, ahol a keresőmező nyitva van és karakter van megadva.) Exportálás A lista aktuálisan megjelenített tartalma exportálható. Az exportálás az Exportálás gomb használatával indítható. Az exportálás eredményeként a rendszer Microsoft Excel (.xlsx) állományt hoz létre. Az exportált állomány az alábbi adatokat tartalmazza: Felhasználó E-mail Jogcsoport neve Aktív Törölt Város Céges telefon Privát telefon Beosztás Egyedi azonosító Az exportálás figyelembe veszi az aktuálisan kiválasztott állapotszűrőt és keresési feltételeket. Ábra – Exportált felhasználói lista (Az Excel exportot bemutató képernyőkép.) 9.1. Új felhasználó rögzítése Új felhasználó az Új felhasználó gomb használatával rögzíthető. A gomb kiválasztását követően megjelenik az Új felhasználó rögzítése párbeszédablak. Ábra – Új felhasználó rögzítése (Az üres Új felhasználó rögzítése párbeszédablak.) Megadható adatok Paraméter Leírás E-mail A felhasználó e-mail címe Név A felhasználó teljes neve Város A felhasználó városa Beosztás A felhasználó beosztása Privát telefon A felhasználó privát telefonszáma Céges telefon A felhasználó céges telefonszáma Egyedi azonosító Rendszer által generált azonosító Aktív A felhasználó aktív állapota Jogosultsági szint Felhasználói szerepkör Jogcsoport neve Hozzárendelt jogcsoport E-mail Az E-mail mező kitöltése kötelező. A rendszer a megadott e-mail címet használja: hitelesítéshez, rendszer meghívó küldéséhez, alkalmazás meghívó küldéséhez, regisztrációs adatok kiküldéséhez. Amennyiben az e-mail cím formátuma nem megfelelő, a rendszer figyelmeztetést jelenít meg: „A megadott email formátuma nem megfelelő!” Hibás e-mail cím esetén a felhasználó nem menthető. Ábra – Hibás e-mail cím formátum (Az a képernyőkép, ahol a rendszer piros validációs hibát jelenít meg.) Meglévő rendszerfelhasználó alkalmazáshoz rendelése Amennyiben az E-mail mezőben olyan e-mail cím kerül megadásra, amely már szerepel a rendszerben, a rendszer automatikusan felkínálja kiválasztásra a meglévő felhasználót. Ábra – Meglévő rendszerfelhasználó kiválasztása (Az a képernyőkép, ahol a rendszer felkínálja a kovacs.viktor@govern.hu felhasználót.) A felhasználó kiválasztását követően a rendszer automatikusan kitölti a felhasználó nevét és a rendszerben tárolt adatait. Ebben az esetben új rendszerfelhasználó nem jön létre, a művelet kizárólag az alkalmazáshoz történő hozzárendelést végzi el. FONTOS! Amennyiben a felhasználó már szerepel az adott alkalmazásban, a rendszer figyelmeztetést jelenít meg: „Már létezik felhasználó ezzel az email címmel.” A felhasználó ebben az esetben nem rögzíthető ismételten. Ábra – Már alkalmazáshoz rendelt felhasználó figyelmeztetése (Az a képernyőkép, ahol a rendszer figyelmeztetést jelenít meg a duplikált felhasználóról.) Jogosultsági szint A felhasználóhoz az alábbi szerepkörök rendelhetők: Tulajdonos Szerkesztő Adminisztrátor Felhasználó Tulajdonos A Tulajdonos szerepkör teljes jogosultsággal rendelkezik az alkalmazásban. A Tulajdonos: hozzáfér az alkalmazás alapadataihoz, módosíthatja az alkalmazás alapadatait, felhasználókat hozhat létre, felhasználókat aktiválhat, felhasználókat inaktiválhat, felhasználókat törölhet, teljes szerkesztési jogosultsággal rendelkezik. Ábra – Alapadatok fül elérése Tulajdonos jogosultsággal (Az a képernyőkép, ahol pirossal ki van emelve az Alapadatok fül.) Szerkesztő A Szerkesztő emelt jogosultságokkal rendelkezik. A Szerkesztő: nem fér hozzá az alkalmazás alapadataihoz, nem módosíthatja az alkalmazás alapadatait, nem módosíthatja vagy inaktiválhatja a Tulajdonost. Adminisztrátor Az Adminisztrátor jogosult: felhasználók létrehozására, felhasználók törlésére, felhasználók aktiválására, felhasználók inaktiválására, jogcsoportok kezelésére, jogosultságok kezelésére. Felhasználó A Felhasználó kizárólag a számára engedélyezett funkciókat használhatja. Jogcsoport A szerepkör és a jogcsoport két különálló jogosultsági mechanizmus. Tulajdonos, Szerkesztő és Adminisztrátor szerepkör esetén is kötelező jogcsoportot választani. A Jogcsoport neve mezőben megjelennek: az alapértelmezett jogcsoportok, az új felhasználó jogcsoportok, a kézzel létrehozott jogcsoportok. Ábra – Jogcsoport kiválasztása (A lenyitott jogcsoport választólista.) Aktív állapot Az Aktív kapcsoló határozza meg, hogy a felhasználó aktív vagy inaktív állapotban kerüljön rögzítésre. Aktív állapot esetén: a felhasználó regisztrációs e-mailt kap, a felhasználó rendszer meghívót kap, a felhasználó alkalmazás meghívót kap, a felhasználó be tud jelentkezni. Inaktív állapot esetén: a felhasználó nem kap e-mailt, a felhasználó nem tud bejelentkezni, a felhasználó az Inaktív listába kerül. Mentés Sikeres adatkitöltést követően a Mentés gomb használatával a felhasználó rögzíthető. A rendszer sikeres mentés esetén visszajelzést jelenít meg. 9.2. Értesítések Aktív felhasználó létrehozását követően a rendszer három elektronikus levelet küld. Regisztrációs e-mail A levél tartalmazza a rendszer használatához szükséges bejelentkezési adatokat. Ábra – Regisztrációs e-mail (A bejelentkezési adatokat tartalmazó e-mail.) Alkalmazás meghívó A levél az alkalmazás eléréséhez szükséges hivatkozást tartalmazza. Ábra – Alkalmazás meghívó (Az alkalmazás meghívót tartalmazó e-mail.) Rendszer meghívó A levél a YappDo rendszerhez történő csatlakozást biztosítja. FONTOS! Amennyiben a felhasználó inaktív állapotban kerül rögzítésre, a rendszer nem küld értesítést. Korábban már aktivált felhasználó ismételt aktiválása esetén a rendszer nem küld újabb e-mailt. 9.3. Inaktív felhasználók kezelése Az inaktív felhasználók az Inaktív szűrő használatával jeleníthetők meg. Ábra – Inaktív felhasználók listája (Az a képernyőkép, ahol látható az Inaktív lista és a Kijelölt felhasználók aktiválása gomb.) Az inaktív állapot elsődleges célja, hogy a felhasználók előzetesen rögzíthetők legyenek a rendszerben anélkül, hogy azonnal hozzáférést vagy értesítést kapnának. Aktiválás Az aktiválandó felhasználók a sor elején található jelölőnégyzet segítségével választhatók ki. Több felhasználó egyszerre is kijelölhető. A kijelölést követően a Kijelölt felhasználók aktiválása gomb használatával a felhasználók aktiválhatók. Aktiválást követően a felhasználók átkerülnek az Aktív listába. FONTOS! A rendszer kizárólag az első aktiválás alkalmával küldi ki a regisztrációs és meghívó e-maileket. Inaktív felhasználó törlése Az inaktív felhasználók ugyanúgy törölhetők, mint az aktív felhasználók. A törlés ikon kiválasztását követően a rendszer megerősítést kér. Ábra – Inaktív felhasználó törlésének megerősítése (Az a képernyőkép, ahol a rendszer a „Tényleg törlöd?” kérdést jeleníti meg.) A jóváhagyást követően a felhasználó átkerül a Törölt felhasználók listájába. 9.4. Felhasználó szerkesztése A felhasználó adatai a sor elején található szerkesztés ikon használatával módosíthatók. Ábra – Felhasználó szerkesztésének indítása (Az a képernyőkép, ahol a szerkesztés ikon ki van emelve.) Ábra – Felhasználó szerkesztése (A szerkesztő párbeszédablak.) A következő mezők nem módosíthatók: E-mail Egyedi azonosító Tulajdonos módosítása Tulajdonos jogosultság kizárólag másik Tulajdonos által módosítható. A rendszer a művelet végrehajtása előtt megerősítést kér. Ábra – Tulajdonosi jogosultság módosításának megerősítése (A tulajdonosi jogosultság átadását megerősítő ablak.) 9.5. Törölt felhasználók kezelése A törölt felhasználók a Törölt szűrő használatával jeleníthetők meg. Ábra – Törölt felhasználók listája (A Törölt lista képernyőképe.) Felhasználó törlése A törlés a felhasználó neve előtt található törlés ikon használatával hajtható végre. A rendszer a művelet végrehajtása előtt megerősítést kér. Ábra – Felhasználó törlésének megerősítése (Az aktív felhasználó törlésekor megjelenő megerősítő ablak.) A jóváhagyást követően a felhasználó átkerül a Törölt listába. FONTOS! saját felhasználó nem törölhető, Tulajdonos nem törölhető, amíg nincs másik Tulajdonos kijelölve, törölt felhasználó nem tud bejelentkezni a rendszerbe, törölt felhasználó nem tud bejelentkezni az alkalmazásba. Törölt felhasználó szerkesztése A törölt felhasználó adatai a szerkesztés ikon használatával módosíthatók. Ábra – Törölt felhasználó szerkesztése (A törölt felhasználó szerkesztőablaka.) Törölt felhasználó visszaállítása A visszaállítás ikon használatával a felhasználó visszaállítható. A művelet végrehajtása előtt a rendszer megerősítést kér. Ábra – Felhasználó visszaállításának megerősítése (Az a képernyőkép, ahol a rendszer visszaállítás előtt megerősítést kér.) A jóváhagyást követően a felhasználó visszakerül az Aktív felhasználók listájába. FONTOS! A visszaállítás során a rendszer nem küld új regisztrációs vagy meghívó e-mailt. A felhasználó a korábban beállított jogosultságokkal és adatokkal kerül vissza az aktív felhasználók közé.