A szerződésnyilvántartó használata 2. A szerződésnyilvántartó használata 2.1. Általános felhasználói információk Nincsenek kötelezően kitöltendő mezők. Ettől függetlenül a különböző adatlap felületeken, amelyek megjelenési formájukat tekintve, lehetnek munka- és almunkafüzetek, azokba a cellákba írjunk adatot, amelyek szükségesek lehetnek egy-egy lekérdezéshez. A lekérdezési listákban szereplő adatok később, szükségszerűen frissíthetők/módosíthatók. A  gombra kattintva megtörténik a mentés, megjelenhetnek a munka- és az almunkafüzetek. Ha az almunkafüzetek világos szürke színűek, az azt jelzi, hogy még nem tartalmaznak semmilyen adatot. 1. kép: Adat nélküli almunkafüzet Ha megnyitunk egy almunkafüzetet és adatot rögzítünk a felületen, az almunkafüzetet jelölő ikon sötét szürke színűre változik, így jelezve számunkra a későbbiekben, hogy tartalmaz adatot. 2. kép: Adatot tartalmazó almunkafüzet 3. kép: Kijelentkezési felület 2.2. Belépés a programba Az alkalmazásba való bejelentkezést követően a Tolna Megyei SZC szerződés nyilvántartó nyitó képernyője jelenik meg. 4. kép: Szerződés nyilvántartó nyitólap A nyitófelületen láthatók a már felvitt szervezeti egységek/intézmények, illetve rögzíthetünk új szervezeti egységet/intézményt. 2.3. Az alkalmazás alapfelületei Az alkalmazás alapfelületei a Szerződött partner, Lekérdezés és a Lekérdezés központnak felületek. 5. kép: Alkalmazás alapfelületei 2.4. Szervezeti egységek/Intézmények kezelése Új szervezeti egység/intézmény létrehozásához kattintson a képernyőablak bal felső sarkában található gombra. (Jogosultságtól függően jelenik meg.) Az űrlap felületén a következő adatokat kell megadnia: - Intézmény neve: Szervezeti egység/Intézmény neve (pl.: Ady Endre Technikum és Kollégium). - Központi szervezet: szöveg előtti négyzetbe attól függően kell vagy nem kell pipát tenni, ahogy azt a belső szervezeti egység/intézményi szabályzat előírja. 6. kép: Új szervezeti egység/intézmény felvétele A kitöltés után az adatokat rögzítse a gombbal, majd zárja be a ikonnal az űrlapot. Szervezeti egység/intézmény módosítása: A szervezeti egység/intézmény űrlapjának módosításához kattintson duplán az adott szervezeti egység/intézmény sorára. A módosítás után az adatokat rögzítse a  gombbal, majd zárja be a  ikonnal az adatlapot. (Jogosultságtól függően jelenik meg.) 7. kép: Szervezeti egység/intézmény megnyitása, módosítása Szervezeti egység/intézmény törlése: A szervezeti egység/intézmény sorára és a jelölő négyzetbe kattintva kijelölhetjük szervezeti egységet/intézményt, majd az egeret a törlés ikonra  mozgatva törölhetjük. (Jogosultságtól függően jelenik meg.) 8. kép: Szervezeti egység/intézmény törlése 2.5. Szerződött partner rögzítése FONTOS! Szerződött partner űrlap felület, a szervezeti egység/intézmény rögzítése után lesz aktív. Szervezeti egység/Intézmény sorát kiválasztva, egy új szerződött partner felvételéhez, egyszer kattintson a  ikonra, majd a megnyíló adatlap bal felső sarkában található  gombra is kattintson. A megnyíló adatlapon töltse ki a Szerződött partner adatlap felületet, rögzítse a  gombbal, majd zárja be a  ikonnal az űrlapot. 9. kép: Szerződött partner rögzítése Szerződött partner adatlap bezárásával visszatér az eredeti Szerződött partner felületre, ahol az újonnan rögzített Szerződött partner azonnal kiválasztható. 10. kép: Szerződött partnerek 2.6. Szerződések rögzítése Szerződött partner sort kiválasztva  rögzíthetők a Szerződések. Szerződött partner egyik sorára duplán kattintva jelenik meg a képernyő alján egy új fül, melyen a Szerződések rögzíthetők. 11. kép: Szerződések rögzítése A képernyő alján megjelenő Szerződések fül alatt egy új rekord (adatok) felvételéhez kattintson a  gombra, majd töltse ki értelemszerűen a Szerződések űrlapot és rögzítse a gombbal, majd zárja be a  felületet. Szerződések adatlap bezárásával visszatér az eredeti Szerződések felületre, ahol az újonnan rögzített Szerződés azonnal kiválasztható. A felvitt adatokat a későbbiekben bármikor módosíthatjuk. FONTOS! Amíg nincs rögzített szervezeti egység/intézmény, addig szerződött partner sem rögzíthető a Szerződések felületen. Minden szervezeti egység/intézmény csak a saját szerződött partnereit és szerződéseit látja. 2.7. Szerződések módosítása/törlése Szerződött partnerek, Szerződések adatlapjának módosításához kattintson duplán az adott Szerződés sorára, végezze el az adatlapon az adatlap által megengedett módosítást és rögzítse a gombbal, majd zárja be  a felületet. 12. kép: Szerződés módosítása A felrögzített Szerződések a későbbiekben ki is törölhetők (Jogosultságtól függően jelenik meg). A törléshez kattintson a Szerződés sorának elején lévő  jelölőnégyzetbe, majd a táblázat felett lévő törlés ikonra. 13. kép: Szerződés törlése 2.8. Szerződésekhez számlák rögzítése Az Intézményi szerződéses adatok rögzítése után lehetőségünk van az adott szerződéshez tartozó számlák felvitelére. A szerződés sort kiválasztva rögzíthető számla. Szerződések egyik sorára duplán kattintva jelenik meg a képernyő alján egy új fül, melyen a szerződésekhez rögzíthetünk számlát. 14. kép: Számla rögzítése A képernyő alján megjelenő Számlák fül alatt egy új adat rögzítéséhez kattintson a gombra, majd töltse ki értelemszerűen a Számlák adatlapot és rögzítse a gombbal, majd zárja be a  felületet. 15. kép: Szerződéshez kapcsolódó számla feltöltése 2.9. Szerződés módosításainak rögzítése Szerződés sort kiválasztva  rögzíthetők a szerződés módosítása(i). Szerződések egyik sorára duplán kattintva jelenik meg a képernyő alján egy új fül, melyen a szerződésekhez rögzíthetjük a szerződés módosításait. 16. kép: Szerződés módosítás rögzítése A képernyő alján megjelenő Módosítások fül alatt egy új adat felvételéhez kattintson a gombra, majd töltse ki értelemszerűen a Módosítások űrlapot és rögzítse a  gombbal, majd zárja be a felületet. 17. kép: Szerződések módosítása(i) 2.10. Dokumentumok rögzítése Különböző kiterjesztésű (png, pdf, jpg, jpeg, xls, doc) fájlok csatolhatók az adatlapokra gombra kattintva. A feltöltést követően a feltöltött adatot menteni kell. A tevékenységgomb használatával több dokumentumot is felcsatolhatunk. Szerződött partner alatt található Szerződések adatlapra rögzíthető a szerződés példánya. 18. kép: Fájl feltöltése A szerződés rekordját visszanyitva, a  gomb mellett található csatolmányok ikonra kattintva a szerződés letölthető. 19. kép: Feltöltött szerződés letöltése Szerződések adatlapon belül a Módosítások adatlapra csatolható(k) a szerződés módosítása(i). A szerződés egyik sorára duplán kattintva jelenik meg a képernyő alján egy új fül, melyen a szerződésekhez csatolhatjuk a szerződés módosítás(ai)t. A képernyő alján megjelenő Módosítások fül alatt egy új rekord (adatok) felvételéhez kattintson a  gombra, majd töltse ki értelemszerűen a Módosítások adatlapot, csatolva a szerződés módosítását is, rögzítse a gombbal, majd zárja be a  felületet. Módosítás adatlaphoz egy későbbi időpontban, utólag is bármikor felcsatolható a szerződést módosító dokumentum. 20. kép: Szerződés módosítás feltöltése Szerződések adatlapon belül a Számlák adatlapra csatolható(k) a szerződéshez tartozó számla(’k). Szerződések egyik sorára duplán kattintva jelenik meg a képernyő alján egy új fül, melyen a szerződésekhez rögzíthetjük a szerződéshez tartozó számlákat. A képernyő alján megjelenő Számlák fül alatt egy új rekord (adatok) felvételéhez kattintson a gombra, majd töltse ki értelemszerűen a Számlák adatlapot, csatolva a számlá(ka)t és rögzítse a  gombbal, majd zárja be a felületet. 21. kép: Fájl feltöltése 3. Lekérdezések A lekérdezési felület az alkalmazásban rögzített adatok bizonyos feltételek alapján történő megjelenítésre szolgál. A nyitóképernyőre visszatérve válassza ki az egyik szervezeti egységet/intézményt és a megjelenő gombok közül válassza ki a Lekérdezés vagy a Lekérdezés központnak gombot. 22. kép: Szerződések lekérdezése 1. 23. kép: Szerződések lekérdezése 2. A felületeken a következő mezőkre lehet lekérdezéseket indítani: - Partner neve - Tárgy - Kategória - Év - Intézményre szűrés Egy vagy több mezőbe írás után, az Enter billentyű használatával, amely szerződés a feltétel(ek)nek megfelel a kiválasztott vagy beírt értékeknek, azt a program leszűri a listából. Minden szervezeti egység/intézmény szerződés adata külön-külön lekérdezhető. A találati lista tartalma különböző mezők értékének megadásával szűrhető. Minden felhasználó csak a számára engedélyezettek lekérdezésére jogosult. A lekérdezésben szereplő sor elején lévő zöld szemre kattintva megnyitható a Szerződések adatlap. 24. kép: Lekérdezés eredménye 1. 25. kép: Lekérdezés eredménye 2. FONTOS! Egyszerre csak egy szervezeti egység/intézmény választható ki!