A szerződésnyilvántartó használata 1. A területek kiválasztása A képernyő bal oldalán, a Nyilvántartások panelen fastruktúrában jelennek meg a szervezeti területek: Műszak Szolgáltatás Szálloda/kemping Marketing Fitnesz/uszoda/kalandpark Gyógyászat Minőségbiztosítás Gazdaság/pénzügy Spa Shop Büfé A kívánt terület nevére kattintva megjeleníthetők az adott területhez tartozó szerződések. A kiválasztott terület szürke háttérrel kiemelve jelenik meg. 1.1. A területhez tartozó fülek A kívánt terület kiválasztását követően az alábbi három fül válik elérhetővé: Szerződések rögzítése Lekötött előirányzatok lekérdezése Szerződések lekérdezése A fülek között a nevükre kattintva lehet váltani. 1. kép: Területek és fülek 2. Szerződések rögzítése A Szerződések rögzítése fülön a kiválasztott területhez tartozó szerződések tekinthetők meg, valamint itt rögzíthető új szerződés is. 2.1. Új szerződés felvétele Új szerződés rögzítéséhez kattintson a táblázat felett található Új felvétel ( + ) ikonra. Ezt követően megjelenik az új szerződés adatainak megadására szolgáló felület. 2. kép: Új szerződés rögzítése 2.2. A szerződés adatainak rögzítése Az új szerződés felvételekor az alábbi adatok adhatók meg: Szerződő fél  – a szerződésben részt vevő partner kiválasztása. Év  – a szerződés nyilvántartási éve. Szerződés azonosító  – a szerződés egyedi azonosítója. Iktatószám – a szerződéshez tartozó iktatószám. Előzmény – korábbi, kapcsolódó szerződés kiválasztása. Szerződés típusa  – a szerződés típusának megadása. Szerződés tárgya  – a szerződés tárgyának rövid megnevezése. Státusz  – a szerződés aktuális állapota. Projektazonosító – a kapcsolódó projekt kiválasztása. Felmondási idő (nap) – a felmondási idő napokban. Szolgáltatási intervallum  – a szolgáltatás gyakorisága vagy időszaka. Szerződés kelte  – a szerződés létrejöttének dátuma. Hatálybalépés napja – a szerződés hatálybalépésének dátuma. Lejárat napja  – a szerződés lejárati dátuma. Terület neve – automatikusan kitöltött mező, amely a kiválasztott terület nevét mutatja. Szerződés nettó összege – a szerződés nettó értéke. Szerződés áfa összege – az áfa összege. Szerződés bruttó összege – a szerződés bruttó értéke. Mértékegység – az összeghez vagy szolgáltatáshoz tartozó mértékegység. Megjegyzés – a szerződéshez kapcsolódó további információk. Ügyintéző – a szerződés kezeléséért felelős személy. Szerződés témája – a szerződés témakörének kiválasztása. Papírpéldány helye – a szerződés papíralapú példányának tárolási helye. Csatolmányok – a szerződéshez kapcsolódó fájlok feltöltése a Fájlok kiválasztása gombbal. A piros csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező. Az adatok megadása után a rögzítés a Mentés és folytatás gombbal folytatható. A Mégsem gombbal a rögzítés megszakítható. 3. kép: Szerződések rögzítése 2.3. A szerződéshez kapcsolódó további adatok A szerződés adatainak mentését követően a képernyő alsó részén két új fül jelenik meg: Számla – a szerződéshez kapcsolódó számlák rögzítésére és megtekintésére szolgál. Egyéb kapcsolódó dokumentumok – a szerződéshez tartozó további dokumentumok rögzítésére és kezelésére használható. A fülek között a nevükre kattintva lehet váltani. 4. kép: Megjelenő fülek 3. Számlák kezelése 3.1. Új számla felvétele Új számla rögzítéséhez válassza a Számla fület, majd kattintson az Új felvétel (+) ikonra. A megjelenő adatlapon az alábbi adatok rögzíthetők: Számla száma Kiállítás dátuma Fizetési határidő Számla nettó összege Számla áfa összege Számla bruttó összege Csatolmány A számlához tartozó fájl a Fájlok kiválasztása gombbal tölthető fel. Az adatok rögzítéséhez kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra. 5. kép: Számlák rögzítése 4. Egyéb kapcsolódó dokumentumok Az Egyéb kapcsolódó dokumentumok fülön a szerződéshez tartozó további iratok és dokumentumok rögzíthetők. 4.1. Új dokumentum felvétele Új dokumentum rögzítéséhez kattintson az Új felvétel (+) ikonra. A megjelenő adatlapon az alábbi adatok adhatók meg: Tárgya – a dokumentum tárgyának vagy rövid leírásának megadása. Dokumentum – a kapcsolódó fájl feltöltése a Fájlok kiválasztása gombbal. Az adatok megadása és a fájl kiválasztása után kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra. 6. kép: Egyéb kapcsolódó dokumentumok 5. Lekötött előirányzatok lekérdezése A kezdőlapon válassza ki a bal oldali fastruktúrából a kívánt területet, majd kattintson a Lekötött előirányzatok lekérdezése fülre. A lekérdezési felületen az alábbi adatok jelennek meg: Előirányzat – a vizsgált előirányzat kiválasztása. Előirányzat összege – az előirányzat teljes összege. Automatikusan töltődik. Felhasznált előirányzat összege – a szerződések által már lekötött összeg. Szabad előirányzat összege – a még rendelkezésre álló összeg. Automatikusan töltődik. Projekt – a kapcsolódó projekt kiválasztása. Funkcióterület – a kiválasztott előirányzathoz vagy projekthez tartozó funkcióterület. A képernyő alsó részén, a Szerződésverziók lekérdezése keretvizsgálathoz táblázatban az adott területhez és előirányzathoz kapcsolódó szerződések jelennek meg. A táblázat többek között a terület nevét, az előirányzatot, a szerződés dátumait, felmondási idejét, évét, valamint nettó, áfa- és bruttó összegét tartalmazza. 7. kép: Lekötött előirányzatok lekérdezése 6. Szerződések lekérdezése A kezdőlapon válassza ki a kívánt területet, majd kattintson a Szerződések lekérdezése fülre. Ezen a felületen a rögzített szerződések különböző szempontok alapján kereshetők és szűrhetők. 6.1. Szűrési lehetőségek A lekérdezéshez az alábbi szűrőfeltételek adhatók meg: Szerződő fél Tárgy Lejárat –tól Lejárat –ig Projektazonosító Év Szerződésazonosító Nettó összeg Bruttó összeg –tól Bruttó összeg –ig Áfa összege Státusz Ügyintéző Szolgáltatási intervallum Szerződés kelte –tól Szerződés kelte –ig Felmondási idő A megadott szűrőfeltételek a Mezők ürítése gombbal egyszerre törölhetők. 8. kép: Szerződések lekérdezése