A szerződésnyilvántartó használata

1. A területek kiválasztása

A képernyő bal oldalán, a Nyilvántartások panelen fastruktúrában jelennek meg a szervezeti területek:

• Műszak
• Szolgáltatás
• Szálloda/kemping
• Marketing
• Fitnesz/uszoda/kalandpark
• Gyógyászat
• Minőségbiztosítás
• Gazdaság/pénzügy
• Spa Shop
• Büfé

A kívánt terület nevére kattintva megjeleníthetők az adott területhez tartozó szerződések. A kiválasztott terület szürke háttérrel kiemelve jelenik meg.

1.1. A területhez tartozó fülek

A kívánt terület kiválasztását követően az alábbi három fül válik elérhetővé:

1. Szerződések rögzítése
2. Lekötött előirányzatok lekérdezése
3. Szerződések lekérdezése

A fülek között a nevükre kattintva lehet váltani.

1. kép: Területek és fülek

2. Szerződések rögzítése

A Szerződések rögzítése fülön a kiválasztott területhez tartozó szerződések tekinthetők meg, valamint itt rögzíthető új szerződés is.

2.1. Új szerződés felvétele

Új szerződés rögzítéséhez kattintson a táblázat felett található Új felvétel (+) ikonra. Ezt követően megjelenik az új szerződés adatainak megadására szolgáló felület.

2. kép: Új szerződés rögzítése

2.2. A szerződés adatainak rögzítése

Az új szerződés felvételekor az alábbi adatok adhatók meg:

• Szerződő fél – a szerződésben részt vevő partner kiválasztása.
• Év – a szerződés nyilvántartási éve.
• Szerződés azonosító – a szerződés egyedi azonosítója.
• Iktatószám – a szerződéshez tartozó iktatószám.
• Előzmény – korábbi, kapcsolódó szerződés kiválasztása.
• Szerződés típusa – a szerződés típusának megadása.
• Szerződés tárgya – a szerződés tárgyának rövid megnevezése.
• Státusz – a szerződés aktuális állapota.
• Projektazonosító – a kapcsolódó projekt kiválasztása.
• Felmondási idő (nap) – a felmondási idő napokban.
• Szolgáltatási intervallum – a szolgáltatás gyakorisága vagy időszaka.
• Szerződés kelte – a szerződés létrejöttének dátuma.
• Hatálybalépés napja – a szerződés hatálybalépésének dátuma.
• Lejárat napja – a szerződés lejárati dátuma.
• Terület neve – automatikusan kitöltött mező, amely a kiválasztott terület nevét mutatja.
• Szerződés nettó összege – a szerződés nettó értéke.
• Szerződés áfa összege – az áfa összege.
• Szerződés bruttó összege – a szerződés bruttó értéke.
• Mértékegység – az összeghez vagy szolgáltatáshoz tartozó mértékegység.
• Megjegyzés – a szerződéshez kapcsolódó további információk.
• Ügyintéző – a szerződés kezeléséért felelős személy.
• Szerződés témája – a szerződés témakörének kiválasztása.
• Papírpéldány helye – a szerződés papíralapú példányának tárolási helye.
• Csatolmányok – a szerződéshez kapcsolódó fájlok feltöltése a Fájlok kiválasztása gombbal.

A piros csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező. Az adatok megadása után a rögzítés a Mentés és folytatás gombbal folytatható. A Mégsem gombbal a rögzítés megszakítható.

3. kép: Szerződések rögzítése

2.3. A szerződéshez kapcsolódó további adatok

A szerződés adatainak mentését követően a képernyő alsó részén két új fül jelenik meg:

1. Számla – a szerződéshez kapcsolódó számlák rögzítésére és megtekintésére szolgál.
2. Egyéb kapcsolódó dokumentumok – a szerződéshez tartozó további dokumentumok rögzítésére és kezelésére használható.

A fülek között a nevükre kattintva lehet váltani.

4. kép: Megjelenő fülek

3. Számlák kezelése

3.1. Új számla felvétele

Új számla rögzítéséhez válassza a Számla fület, majd kattintson az Új felvétel (+) ikonra.

A megjelenő adatlapon az alábbi adatok rögzíthetők:

• Számla száma
• Kiállítás dátuma
• Fizetési határidő
• Számla nettó összege
• Számla áfa összege
• Számla bruttó összege
• Csatolmány

A számlához tartozó fájl a Fájlok kiválasztása gombbal tölthető fel. Az adatok rögzítéséhez kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra.

5. kép: Számlák rögzítése

4. Egyéb kapcsolódó dokumentumok

Az Egyéb kapcsolódó dokumentumok fülön a szerződéshez tartozó további iratok és dokumentumok rögzíthetők.

4.1. Új dokumentum felvétele

Új dokumentum rögzítéséhez kattintson az Új felvétel (+) ikonra.

A megjelenő adatlapon az alábbi adatok adhatók meg:

• Tárgya – a dokumentum tárgyának vagy rövid leírásának megadása.
• Dokumentum – a kapcsolódó fájl feltöltése a Fájlok kiválasztása gombbal.

Az adatok megadása és a fájl kiválasztása után kattintson a jobb felső sarokban található Mentés gombra.

6. kép: Egyéb kapcsolódó dokumentumok

5. Lekötött előirányzatok lekérdezése

A kezdőlapon válassza ki a bal oldali fastruktúrából a kívánt területet, majd kattintson a Lekötött előirányzatok lekérdezése fülre.

A lekérdezési felületen az alábbi adatok jelennek meg:

• Előirányzat – a vizsgált előirányzat kiválasztása.
• Előirányzat összege – az előirányzat teljes összege. Automatikusan töltődik.
• Felhasznált előirányzat összege – a szerződések által már lekötött összeg.
• Szabad előirányzat összege – a még rendelkezésre álló összeg. Automatikusan töltődik.
• Projekt – a kapcsolódó projekt kiválasztása.
• Funkcióterület – a kiválasztott előirányzathoz vagy projekthez tartozó funkcióterület.

A képernyő alsó részén, a Szerződésverziók lekérdezése keretvizsgálathoz táblázatban az adott területhez és előirányzathoz kapcsolódó szerződések jelennek meg. A táblázat többek között a terület nevét, az előirányzatot, a szerződés dátumait, felmondási idejét, évét, valamint nettó, áfa- és bruttó összegét tartalmazza.

7. kép: Lekötött előirányzatok lekérdezése

6. Szerződések lekérdezése

A kezdőlapon válassza ki a kívánt területet, majd kattintson a Szerződések lekérdezése fülre. Ezen a felületen a rögzített szerződések különböző szempontok alapján kereshetők és szűrhetők.

6.1. Szűrési lehetőségek

A lekérdezéshez az alábbi szűrőfeltételek adhatók meg:

• Szerződő fél
• Tárgy
• Lejárat –tól
• Lejárat –ig
• Projektazonosító
• Év
• Szerződésazonosító
• Nettó összeg
• Bruttó összeg –tól
• Bruttó összeg –ig
• Áfa összege
• Státusz
• Ügyintéző
• Szolgáltatási intervallum
• Szerződés kelte –tól
• Szerződés kelte –ig
• Felmondási idő

A megadott szűrőfeltételek a Mezők ürítése gombbal egyszerre törölhetők.

8. kép: Szerződések lekérdezése