Foglalásnyilvántartó használata 1. Intézmények A program indításakor az Intézmények  munkafelület jelenik meg. A felületen minden felhasználó kizárólag a saját intézményét és az ahhoz tartozó szervezeti egységeket láthatja. A táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Szervezeti egységkód Intézmény neve Intézmény címe Az intézmény sorában található kék ikonra kattintva megnyithatók az intézményhez tartozó foglalható eszközök. 1.kép: Kezdőlap 2. Foglalás Az intézmény sorában található kék ikonra kattintva megnyílik a Foglalás felület. A bal oldali fastruktúrában kategóriák szerint jelennek meg a foglalható erőforrások, például: Autó Terem A kategóriák a mellettük található nyíl segítségével nyithatók le és zárhatók össze. A kategória lenyitása után megjelennek az adott típushoz tartozó foglalható elemek, például a gépjárművek és a tárgyalótermek. A felület jobb oldalán – a felhasználó jogosultságaitól függően – az alábbi fülek jelenhetnek meg: Igény leadás Jóváhagyásra váró igények Jóváhagyott igénylések Az egyes fülek az igénylések rögzítésére, jóváhagyására, valamint a már jóváhagyott igénylések megtekintésére szolgálnak. 2. kép: Fastruktúra és a hozzátartozó fülek 3. Igény leadása Új foglalási igény rögzítéséhez a bal oldali fastruktúrában ki kell választani a lefoglalni kívánt erőforrást, például egy gépjárművet vagy termet. A kiválasztást követően az Igény leadás fülön megjelennek az adott erőforráshoz korábban rögzített igények.  Új igény rögzítéséhez az eszköztár bal oldalán található Új rekord felvétele (+) ikonra kell kattintani. 3. kép: Új igény felvétele 3.1. Autófoglalási igény rögzítése Autó kiválasztása esetén az alábbi adatok adhatók meg: Rögzítés dátuma Intézmény neve Sofőrrel? Létszám Mikortól? Meddig? Kísérő neve/elérhetősége Megnevezés Esemény Úti cél/település Úti cél irányítószáma Úti cél – utca, házszám Busz kiállásának ideje Kiállás helyszíne/település Kiállás helyszínének irányítószáma Kiállás helyszíne – utca, házszám Státusz Típus Jóváhagyó A rendszer bizonyos adatokat – például a rögzítés dátumát, az intézmény nevét, a megnevezést, a típust, a státuszt és a jóváhagyót – automatikusan tölti ki. 4. kép: Autó esetén rögzíthető adatok 3.2. Teremfoglalási igény rögzítése Terem kiválasztása esetén az alábbi adatok adhatók meg: Rögzítés dátuma Intézmény neve Létszám Mikortól? Meddig? Megnevezés Terem felszereltsége Esemény Megjegyzés Típus Státusz Jóváhagyó A rendszer által automatikusan kitöltött mezők nem módosíthatók. Az adatok megadását követően az igény a jobb felső sarokban található Mentés gombbal rögzíthető. A mentett igény Igény beadva státuszba kerül. 5. kép: Terem esetén rögzíthető adatok 4. Jóváhagyásra váró igények A foglalási igény mentését követően a beküldött foglalás megjelenik a Jóváhagyásra váró igények fülön. Ez a fül kizárólag a jóváhagyói jogosultsággal rendelkező felhasználók számára látható és érhető el. A jóváhagyónak először a bal oldali fastruktúrában ki kell választania az érintett autót vagy termet. Ezt követően a táblázatban megjelennek az adott erőforráshoz tartozó, elbírálásra váró foglalások és azok legfontosabb adatai. 6. kép: Jóváhagyásra váró igények 4.1. A jóváhagyásra váró igény megnyitása A jóváhagyásra váró igény adatlapjának megnyitásához az adott foglalás sorának elején található Adatlap megnyitása ikonra kell kattintani. Az ikon a képen piros kerettel van jelölve. A megnyíló adatlapon a jóváhagyó megtekintheti a beküldött foglalás részletes adatait és jóváhagyhatja azt. 7. kép: Jóváhagyásra váró igény megnyitása 4.2. Az igény jóváhagyása vagy elutasítása A jóváhagyásra váró igény adatlapjának megnyitását követően megjelenik az Igény státusza legördülő mező. Az igény elbírálásához a jóváhagyónak ki kell választania a megfelelő státuszt: Jóváhagyva – az igény elfogadása; Elutasítva – az igény elutasítása. A legördülő listában további státuszok is elérhetők: Igény beadva Lezárva A megfelelő státusz kiválasztását követően a módosítást a jobb felső sarokban található Mentés gombbal kell véglegesíteni. 8. kép: Igény státuszváltása A státusz módosítása és a változtatás mentése után az igény automatikusan eltűnik a Jóváhagyásra váró igények listájából, mivel annak elbírálása megtörtént. 9. kép: Igény eltűnik a Jóváhagyásra váró igények közül 5. Jóváhagyott igénylések Amennyiben a jóváhagyó elfogadja a foglalási igényt, az megjelenik a Jóváhagyott igénylések fülön. Ez a fül minden felhasználó számára elérhető. A felület visszacsatolást biztosít az igénylő részére arról, hogy a benyújtott foglalási igényt jóváhagyták. A jóváhagyott foglalások megtekintéséhez a bal oldali fastruktúrában ki kell választani az érintett autót vagy termet. A kiválasztást követően a Jóváhagyott igénylések lekérdezésben megjelennek az adott erőforráshoz tartozó jóváhagyott igénylések. A foglalás részletes adatlapja a sor elején található Adatlap megnyitása ikonnal nyitható meg. 10. kép: Jóváhagyott igénylések