Foglalásnyilvántartó kézikönyv

• Foglalásnyilvántartó használata

Foglalásnyilvántartó használata

1. Intézmények

A program indításakor az Intézmények munkafelület jelenik meg. A felületen minden felhasználó kizárólag a saját intézményét és az ahhoz tartozó szervezeti egységeket láthatja.

A táblázat az alábbi adatokat tartalmazza:

• Szervezeti egységkód
• Intézmény neve
• Intézmény címe

Az intézmény sorában található kék ikonra kattintva megnyithatók az intézményhez tartozó foglalható eszközök.

1.kép: Kezdőlap

2. Foglalás

Az intézmény sorában található kék ikonra kattintva megnyílik a Foglalás felület.

A bal oldali fastruktúrában kategóriák szerint jelennek meg a foglalható erőforrások, például:

• Autó
• Terem

A kategóriák a mellettük található nyíl segítségével nyithatók le és zárhatók össze. A kategória lenyitása után megjelennek az adott típushoz tartozó foglalható elemek, például a gépjárművek és a tárgyalótermek.

A felület jobb oldalán – a felhasználó jogosultságaitól függően – az alábbi fülek jelenhetnek meg:

1. Igény leadás
2. Jóváhagyásra váró igények
3. Jóváhagyott igénylések

Az egyes fülek az igénylések rögzítésére, jóváhagyására, valamint a már jóváhagyott igénylések megtekintésére szolgálnak.

2. kép: Fastruktúra és a hozzátartozó fülek

3. Igény leadása

Új foglalási igény rögzítéséhez a bal oldali fastruktúrában ki kell választani a lefoglalni kívánt erőforrást, például egy gépjárművet vagy termet.

A kiválasztást követően az Igény leadás fülön megjelennek az adott erőforráshoz korábban rögzített igények. 

Új igény rögzítéséhez az eszköztár bal oldalán található Új rekord felvétele (+) ikonra kell kattintani.

3. kép: Új igény felvétele

3.1. Autófoglalási igény rögzítése

Autó kiválasztása esetén az alábbi adatok adhatók meg:

• Rögzítés dátuma
• Intézmény neve
• Sofőrrel?
• Létszám
• Mikortól?
• Meddig?
• Kísérő neve/elérhetősége
• Megnevezés
• Esemény
• Úti cél/település
• Úti cél irányítószáma
• Úti cél – utca, házszám
• Busz kiállásának ideje
• Kiállás helyszíne/település
• Kiállás helyszínének irányítószáma
• Kiállás helyszíne – utca, házszám
• Státusz
• Típus
• Jóváhagyó

A rendszer bizonyos adatokat – például a rögzítés dátumát, az intézmény nevét, a megnevezést, a típust, a státuszt és a jóváhagyót – automatikusan tölti ki.

4. kép: Autó esetén rögzíthető adatok

3.2. Teremfoglalási igény rögzítése

Terem kiválasztása esetén az alábbi adatok adhatók meg:

• Rögzítés dátuma
• Intézmény neve
• Létszám
• Mikortól?
• Meddig?
• Megnevezés
• Terem felszereltsége
• Esemény
• Megjegyzés
• Típus
• Státusz
• Jóváhagyó

A rendszer által automatikusan kitöltött mezők nem módosíthatók. Az adatok megadását követően az igény a jobb felső sarokban található Mentés gombbal rögzíthető. A mentett igény Igény beadva státuszba kerül.

5. kép: Terem esetén rögzíthető adatok

4. Jóváhagyásra váró igények

A foglalási igény mentését követően a beküldött foglalás megjelenik a Jóváhagyásra váró igények fülön.

Ez a fül kizárólag a jóváhagyói jogosultsággal rendelkező felhasználók számára látható és érhető el.

A jóváhagyónak először a bal oldali fastruktúrában ki kell választania az érintett autót vagy termet. Ezt követően a táblázatban megjelennek az adott erőforráshoz tartozó, elbírálásra váró foglalások és azok legfontosabb adatai.

6. kép: Jóváhagyásra váró igények

4.1. A jóváhagyásra váró igény megnyitása

A jóváhagyásra váró igény adatlapjának megnyitásához az adott foglalás sorának elején található Adatlap megnyitása ikonra kell kattintani. Az ikon a képen piros kerettel van jelölve.

A megnyíló adatlapon a jóváhagyó megtekintheti a beküldött foglalás részletes adatait és jóváhagyhatja azt.

7. kép: Jóváhagyásra váró igény megnyitása

4.2. Az igény jóváhagyása vagy elutasítása

A jóváhagyásra váró igény adatlapjának megnyitását követően megjelenik az Igény státusza legördülő mező.

Az igény elbírálásához a jóváhagyónak ki kell választania a megfelelő státuszt:

• Jóváhagyva – az igény elfogadása;
• Elutasítva – az igény elutasítása.

A legördülő listában további státuszok is elérhetők:

• Igény beadva
• Lezárva

A megfelelő státusz kiválasztását követően a módosítást a jobb felső sarokban található Mentés gombbal kell véglegesíteni.

8. kép: Igény státuszváltása