2.5.1 Fejléc műveletek(Számlák felület)

Számlák felületén találhatóak a csomópontokhoz rögzített számlatételek. A listában megjelennek az automatikusan feldolgozott és a kézzel rögzített számlák adatai egyaránt. A lista tartalma szűkíthető a szűrés opció segítségével, a feltöltött számlák letölthetők, törölhetők, szerkeszthetők, újra feldogoztathatók.  

1. Fejléc
A felületen a táblázat fölötti fejlécben a következő opciók érhetők el:

• Új számla feltöltése
• Keresés
• Státusz
• Exportálás
• Statisztika
• Egyéb opciók

1.1. Új számla feltöltése

Új számla feltöltése opcióra kattintva 2 módon kerülhet fel számla és a hozzá tartozó tételek a rendszerbe:

• automatikus számlafeldolgozással
• kézi számlafeltöltéssel

1. ábra - Új számla feltöltése

1.1.1. Kézi számla rögzítés

Kijelölt csomóponthoz rögzíthető számla kézzel. Ez abban az esetben szükséges, ha nincs feldolgozható számla (számla képként érkezik, számlaadatok nem azonosíthatók a feldolgozó által stb.).

Csomópont kiválasztáshoz a csomópont neve előtt található jelölőnégyzetet ki kell tölteni. Ezt követően az "Új számla feltöltése/ Kézi számla rögzítés" opcióra kattintva megjelenik a kézi számla rögzítés felülete.

2. ábra - Kézi számla rögzítés opció

Amennyiben több, azonos szinten elhelyezkedő csomópont van kijelölve, a program mindig az utoljára kijelölt csomóponthoz rendeli a létrehozandó számlát. 1 db csomópont kijelölése esetén mindig a legfelső szinten lévő csomóponthoz csatolja a rendszer a létrehozott számlát.

Kézi számla feltöltéshez első lépésben (kötelezően) meg kell adni a számla fejadatait.

Számla fejadatai:

• Szolgáltató
• Számla sorszáma
• Eredeti számla száma
• Közmű
• Nettó
• Bruttó
• Számla típusa
• Időszak (-tól, -ig)
• Fizetési határidő
• Pénznem
• Számla csatolása

3. ábra - Számla alapadatai

Az fejadatok megadását követően ki kell tölteni a részszámla fejadatait.

Részszámla fejadatok:

• Nettó
• Bruttó
• Időszak (-tól, -ig)
• Mennyiség
• Mennyiségi egység

4. ábra - Részszámla adatok

Részszámla fejadatokat megadva hozzáadhatók a tételek az "Új tétel" gombra kattintva, majd a megjelenő sor adatait kitöltve.

Részszámla tételadatai:

• Megnevezés
• Nettó
• Bruttó
• Időszak
• Mennyiség
• Mennyiségi egység
  
• Egységár
• Mértékegység

A részszámla szekció baloldali fastruktúrájában kiválaszható, hogy az melyik csomópontra legyen rögzítve. Kiválasztás elmulasztása esetén a részszaámla adatok nem menthetők, kiválasztási kötelezettségre figyelmeztet a rendszer. 

5. ábra - Csomópont kiválasztás

Ugyan több csomópont is kiválasztható, azonban több csomópont kiválasztása esetén a rendszer nem engedi menteni a részszámla adatokat, amelyről figyelmezetetést küld.

6. ábra - Több csomópont kiválasztás hibaüzenet

A mezők kitöltését követően a sor végén található jóváhagyás ikonra kattintva menthetők az adatok.

7.  ábra - Tétel mentése

Tételadatok módosíthatók, törölhetők azok mentését követően a műveletek oszlopban található szerkesztés , illetve törlés ikon segítségével. 

8. ábra - Tételadatok szerkesztése/Törlése opció

Részszámla adatait mentve több részszámla is rögzíthető az "Új részszámla" gombra kattintva. Részszámlák adatai külön fülek alatt érhetők el.

9. ábra - Részszámlák fülei

A számla mentése után, annak adatai nem módosíthatók többé. Téves, vagy hibás rögzítés esetén a számlát törölni kell, majd újból rögzíteni.
A rögzített számla megjelenik a számlák felületen a rögzített tételekkel együtt.

9. ábra – Kézzel rögzített számla adatai "Letöltött számlák" felületén

1.1.2. Automatikus számlafeldolgozás

A "Letöltött számlák tételei" felületen az "Új számla feltöltése" opció alatt az "Automaikus számlafeldolgozást" választva feltölthetők a feldolgozandó számlák. 

10. ábra - "Automatikus számlafeldolgozás" felület megnyitása

Xlsx és PDF kiterjesztésű fájlok tölthetők fel. A fájlok behúzhatók a felületre egyszerre többet kijelölve, illetve betallózhatók a felület bal oldalába kattintva.

Feldolgozandó fájlok a felület jobb oldalán található listában megjelennek.

11. ábra – Automatikus számlafeldolgozás felülete

Feldolgozás gombra kattintva a megkezdődik a feltöltött számlák feldolgozása. Minden egyes fájl feldolgozását követően üzenetet küld a rendszer annak eredményességéről. A folyamat végeztével a jobb oldali fájllistában a feldolgozatlan fájlok maradnak a feldolgozás sikertelenségét leíró hihaüzenettel.

12. ábra - Feldolgozási folyamat üzenetei

Az eredménytelenül feldolgozott fájlok törölhetők a rendszerből a jobboldali listában a törlés ikonra kattintva.

13. ábra - Feldolgozatlan számlák törlése

A feldolgozott számlák megjelennek a "Letöltött számlák tételei" felületen. Automatikusan feldolgozott számlák adatai nem módosíthatók.

Az egyéb funkciók alatt található „Kijelölt számlák törlése” opcióra kattintva, a számla és tételei törölhetők.

1.2. Keresés
Kereső segítségével szűkíthető a találati lista. Opcióra kattintva megjelenik a szűrő ablak. A felületén található mezőket kitöltve szűrhető a lista.

5. ábra - Keresés felülete

Következő mezők segítségével szűrhető a számlák listája:

• "Keresendő szó" mező
  A keresőmezőbe írt értéket a rendszer a következő adatok közt keresi:
  • Megnevezés
  • Számlaszám
  • Eredeti számla száma
  • Mérőhely
  • Fájlnév

6. ábra - Szűrés eredéménye találati listában

• "Időszak dátum" -tól, -ig
  Az "Időszak" dátumválasztóba megadott értéket/értékeket a rendszer a számla időszak adatai között keresi.

7. ábra - Időszak szűrése

• "Feltöltés ideje" dátum -tól, -ig
  A "Feltöltés ideje" dátumválasztóba megadott értéket/értékeket a rendszer a számlák feltöltési                                   időpontjai között keresi.

7. ábra -  Szűrés feltöltés időpontjára

• "Közmű"
  A találati lista szűkíthető közmű típusa alapján.
  A listából a következő értékek választhatók:
  • • áram
    • gáz
    • távhő
    • szállítás
    • víz
    •  internet
    • gázpalack
    • kéményseprő szolgáltatás
    • telefon
    • kommunális szemétszállítás
    • kábel tv
    • vezetékes telefon
    • tv-internet
    • hulladékszállítás

8. ábra - Szűrés közműre

• "Egyéb időszak" választó
  Az egyéb időszak legördülőlista a számlázási időszak értékei közt keres.
  A következő értékek választhatók a listából:
  • Aktuális hónap
  • Előző hónap
  • 2025
  • 2024
  • 2023
  • 2022
  • 2021
  • 2020

Az értéket kiválasztva a rendszer kitölti az időszak dátum -tól, -ig értékeket.

10. ábra - Időszak szűrése Egyéb időszakok listájának értéke alapján

• "Státusz" választó
  Számlákhoz beállítható a felhasználók által rögzített státusz.
  A számlákon beállított státuszok szűrhetők a Státuszválasztó segítségével.

11. ábra - Státusz szűrése

• "Szolgáltató" választó
  A szolgáltatók listájában a partner számlaadatai alapján előforduló szolgáltatók jelennek meg.
  Szolgáltatót kiválasztva a rendszer a kiválasztott szolgáltatói számlaadatokat tölti be. Listából egyszerre csak 1 szolgáltató választható ki.

12. ábra - Szűrés szolgáltatóra 

Legördülő listák értéke szűkíthető a listába kattintva, majd a keresendő értéket, vagy annak egy részét gépelve.

13. ábra - Legördülő lista előgépelés

• szűrési feltételek törlése

14. ábra - Szűrés feltételek törlése

Szűrőmezőkön beállított értékek egyesével és egyszerre is törölhetők. Szűrési feltételek egyszerre törölhetők a "Szűrés törlése" gombra kattintva.

Keresőmezők tartalma üríthető "Keresendő szó esetén" a mező tartalmát törölve, dátum, illetve legördülő listák esetén egeret a mezőre mozgatva, majd az ürítés ikonra kattintva.

15. ábra - Keresőmező ürítése

1.3. Státusz

16. ábra - Státusz választó aktív, amennyiben számlalistában legalább 1 számla ki van jelölve.

Azon számlákat, melyek állapotának változtatása a cél, ki kell jelölni. A kijelölést követően a "Státusz" váltó aktívvá válik, abból kiválasztható a számlákhoz beállítandó állapot. Állapotot kiválasztva a renszer megerősítést kér az állapotváltásról, melyet jóváhagyva a kijelölt számlák státusza megváltozik a kiválasztott értékre.

Számla státusza ugyanezen az elven változtatható.

17. ábra - Számlatétel státusza

Számla státuszának törléséhez a Státusz választóból a "Státusz törlése" opciót kell választani. Opciót kiválasztva a rendszer megerősítést kér a törlési szándékról, a megerősítést követően a tételhez beállított státusz törlődik.

18. ábra - Törölt státusz

1.4. Exportálás

Számlaadatok exportálhatóak rekordonként (számla fejadatokkal) és számla tételekkel együtt egyaránt, továbbá egyedi exportok készíthetők adattovábbítás (más rendszer számára) céljából.

Az export funkció mindig a kijelölt állományt generálja egy xls formátumba. Amennyiben nincs kijelölt rekord, a teljes táblázat tartalmából készít állományt.

• Általános export
  Általános export opciót választva a táblázat összes rekordjához tartozó - kijelölés esetén a kijelölt rekordokhoz tartozó - számla fejadatok kerülnek az állományba.

16. ábra - Általános export opció

17. ábra - Általános export állomány

• tétel export
  Tétel export opciót választva a táblázat összes rekordjához tartozó, kijelölés esetén a kijelölt rekordokhoz tartozó számlaadatok tételei kerülnek az állományba.  

18. ábra - Tétel export opció

19. ábra - Tétel export állomány

• Egyedi export (látható oszlopok)

Egyedi exportba azok az adatok kerülnek, melyek a táblázatban meg vannak jelenítve. Az oszlopok megjelenítése szabályozható az oszlopbeállítások funkció alatt.

20. ábra - Egyedi export opció

21. ábra - Egyedi export álomány

1.5. Statisztika

1.6. Egyéb Opciók

1.6.1. Kijelölt számlák újrafeldolgozása

Opció segítségével a kijelölt számlák újrafeldolgozhatók, a rendszer megerősítést kér. Újrafeldolgozás esetén a már feltöltött számla és adatai törölve lesznek a rendszerből, majd újból feldolgozásra kerülnek.

22. ábra - Kijelölt számlák újrafeldolgozása

1.6.2. Kijelölt számlák letöltése PDF-ben

Opció segítségvel a kijelölt számlák egy PDF-be összefűzve tölthetők le.

23. ábra - Kijelölt számlák letöltése pdf-ben

1.6.3. Kijelölt számlák letöltése zip-ben

A kijelölt számlák egy tömörített állományba letölthetők.

24. ábra - Kijelölt számlák letöltése zip-be

1.6.4. Összes letöltése zip-ben

Rendszerbe feldolgozott összes fájl letöltése tömörített állományba.

25. ábra - Összes letöltése zip-ben

1.6.5. Kijelölt számlák törlése

Kijelölt számlák törölhetők a rendszerből a funkció segítségével. Minden, a kijelölt számlához tartozó adat törlődik a rendszerből (pl.: gyűjtő számla esetén az összes érintett pod alól).

26. ábra - Kijelölt számlák törlése

1.6.6. Összes számla törlése kijelölt csomópont alól

Kijelölt csomópontokhoz tartozó összes számla és azok adatainak törlése.

27. ábra - Összes számla törlése kijelölt csomópont alól