2.4.4. Feltöltött számlák (Adminisztráció)

1. ábra – Számlák felület

A felületen a rendszerbe feltöltött számlák és adataik listája van megjelenítve. A lista szűrhető különböző feltételek alapján és a találati listában szereplő számlák törölhetők, újra feldolgoztathatók, státuszokkal láthatók el.

1. Státusz műveletek
 

• Státusz
  „Státusz” opció a táblázat balfelső sarkában érhető el. A számlák kiválasztását követően megadható a hozzájuk beállítani kívánt státusz egy legördülő listából. A státusz kiválasztását követően a kijelölt számlák státusza megváltozik.

FONTOS! Az itt beállított állapotok nincsenek hatással a számlák felületén beállítottakkal.

2. ábra – Státusz módosítás

A státuszok az adminisztráció/számla állapotok menüpont alatt paraméterezhetőek.

3. ábra - számla állapotok

• Státusz törlés
  Számlákhoz rendelt státusz törölhető, a számlák kijelölését követően a „Státusz” legördülő listából a "Státusz eltávolítása" opciót választva.

4. ábra - státusz törlése

2. Exportálás
Export funkció minden esetben a szűrt állományból készít egy excel filet, a következő adatokkal:

• státusz
• számla sorszáma
• dátum -tól
• dátum – ig
• nettó
• bruttó
• pénznem
• vevő neve
• szolgáltató
• fizetési határidő
• mintafájl neve

5. ábra - export

Amennyiben a szűrt állomány tartalmaz feldolgozatlan, vagy figyelmen kívül hagyott számlát, az értelemszerűen nem kerül az exportba. 

6. ábra - Szűrés státuszra, figyelmen kívül hagyott- és feldolgozatlan számlákra

Ennek az az oka, hogy a 2 típusnál nincs számláról leemelt adat (a fájl nevén kívül).

7. ábra - feltöltött számlák találati listája

3. Egyéb műveletek
A műveletek, a felület jobbfelső sarkában az "Exportálás" gomb mellett található lista ikonra kattintva jelennek meg, melyek a következők:

8. ábra - egyéb műveletek

• Összes újrafeldolgozása
  Amennyiben a lista szűkítve lett, a feldolgozás csak a szűkített lista tételeit dolgozza fel újra. Abban az esetben, ha lista nem lett szűrve, a partnerhez tartozó összes számlája újbóli feldolgozásra kerül.
  
• Kijelölt számlák újrafeldolgozás
  Opcióra kattintva a kijelölt számlákon újra megfutnak a feldolgozók. Újrafeldolgozásra vagy feldolgozó hibajavítását, vagy új feldolgozó írását követően lehet szükség.
• Kijelölt feldolgozatlan számlákhoz megjegyzés írása
  • A feldolgozatlan fájlokhoz megjegyzés írható, mely megjelenik a felület "Megjegyzés" oszlopában

9. ábra - Megjegyzés írása kijelölt (feldolgozatlan) számlákhoz

10. ábra - Megjegyzés megjelenítése táblázatban

• Kijelölt feldolgozatlan számlák megjelölésének átállítása
  • A funkció segítségével a megjelölt számlákon nem fut meg a feldolgozó az újrafeldogozás alkalmával.

11. ábra - Kijelölt számlák állapotának változtatása megjelöltre

12. ábra - Megjelölt számlák

• Feldolgozók hibáinak exportálása
  • Funkció egy xlsx állományba generálja a feldolgozatlan fájlokhoz tartozó adatokat, a feldolgozó neve és a hibaüzenet alapján csoportosítva.

13. bára - Feldolgozáshoz tartozó hibaüzenetek oszlopa

14. ábra - Feldolgozatlan számlákhoz tartozó hibaüzenetek

• Kijelölt számlák törlése
  A kijelölt számlák törölve lesznek a rendszerből, az összes hozzájuk tartozó adattal.

    Amennyiben nincs kijelölve egy tétel sem a listából, az összes listaelem bekerül az exportba.

4. Keresés
Keresés alatt szűrhető a táblázat tartalma. A következő opciók állnak rendelkezésre a szűréshez:

• Keresés mező
  Kereső 1 megadott karaktertől keres rész és teljes egyezés esetén a találatok megjelennek a listában. A kereső a következő oszlopokhoz tartozó értékek közt keres:
  • Fájlnév
  • Feldolgozó neve
  • Szolgáltató neve
  • Vevő neve
  • Számlaszám
  • Eredeti számlaszám
  • Megjegyzés

15. ábra - Számlák felület keresője

16. ábra - kereső mező

• Feltöltő
  Lista szűkíthető a feltöltő neve alapján. A kiválasztott felhasználó által feltöltött számlák jelennek meg a listában.
• Feldolgozó
  Kiválasztható, hogy mely feldolgozóhoz (processorhoz) tartozó számlák legyenek megjelenítve.
• Státusz
  A lista tartalma szűkíthető státusz szerint. A kiválasztott értéknek megfelelő státuszú fájlok jelennek meg a listában.
• Egyéb időszakok
  Előre megadott értékek alapján (pl.: aktuális hónap, előző hónap, 2024, 2023, stb.) lehet keresni a számla feltöltési idejére.
• Dátumtól
  Számlázási időszak szűrésére szolgál. Az időszak kezdő intervalluma adható meg, azaz a megadott dátumot megelőző kezdő és végdátumú számlák nem kerülnek a listába. 
• Dátumig
  Számlázási időszak szűrésére szolgál. Az időszak záró intervalluma adható meg, azaz a megadott dátumot követő kezdő és végdátumú számlák nem kerülnek a listába. 

Időszak szűrésnél fontos megjegyezni, hogy amennyiben a -tól, -ig intervallum közé esik egy számla vagy kezdő, vagy záró időszaka, az bekerül a találati listába.
pl: a keresési feltétel az, hogy azok a számlák legyenek szűrve, amiknek az időszaka beleesik a 2025.01.01-2025.04.01 időintervallumba. Ebben az esetben a 2024.12.01-2025.01.31-es számlázási időszakkal rendelkező számlák is bekerülnek a találati listába, mert a számlázási időszak egy része (2025.01.01-2025.01.31) beleesik a szűrési intervallumba.

• Feldolgozott számlák megjelenítése
  Opciót bekapcsolva a táblázatban megjelennek a feldolgozott számlák.
• Figyelmen kívül hagyott számlák megjelenítése
  Opciót bekapcsolva a táblázatban megjelennek a figyelmen kívül hagyott számlák.
• Feldolgozatlan számlák megjelenítése
  Opciót bekapcsolva a táblázatban megjelennek a feldolgozatlan számlák.

5. Keresési feltételek törlése
Keresési feltételek törölhetők a "Keresés" gomb mellett található "Szűrés törlése" gombra kattintva.

17. ábra – keresési feltételek törlése