e-cclesia felhasználói kézikönyv
- Bevezetés
- Az alkalmazás célja
- Az alkalmazás üzemeltetője, adattárolás, szükséges ismeretek
- Fogalommeghatározások
- Az alkalmazás felületeinek ismertetése
- Tevékenység ikonok ismertetése
- Elérés webcíme, belépés az alkalmazásba, ajánlott böngésző
- Nyitó képernyő
- Anyakönyvi adatok rögzítése- lekérdezése
- Keresztelési anyakönyv
- Konfirmációi anyakönyv
- Esketési anyakönyv
- Temetési anyakönyv
- Anyakönyvi adatok lekérdezése
- Szolgálati napló
- Egyszeri események rögzítése
- Ismétlődő események rögzítése
- Munkaterv (gyülekezeti) alkalmainak rögzítése
- Egyházfenntartói járulék rögzítése
- Célszerű lépések használat előtt- adatfeltöltés
Bevezetés
Az alkalmazás célja
Az e-cclesia egy olyan alkalmazás, amely segítségével a Magyarországi Evangélikus Egyház egyházközségei gyorsan, egyszerűen és hatékonyan tehetnek eleget adminisztrációs kötelezettségeiknek. Az alkalmazás célja, hogy segítséget nyújtson az adatrögzítésben részt vevők (lelkészek, pénztárosok, irodai alkalmazottak) mindennapi munkájában, különböző bevallások, népmozgalmi adatok, jelentések stb. elkészítésében.
A munkafolyamatok egyszerűek, könnyen átláthatóak, nem igényelnek különösebb képzettséget vagy felkészültséget- a rendszer használatához elegendőek az általános, felhasználói szintű számítógépes ismeretek.
Az adatvédelmi irányelveket szem előtt tartva az alkalmazás biztosítja, hogy a felhasználók csak azokhoz az adatokhoz férjenek hozzá, amelyeknek a kezelésére, rögzítésére jogosultak (felhasználói, jogosultsági szintek).
Az alkalmazás nagymértékű rugalmassága biztosítja, hogy a gyülekezetek saját igényeik szerint alakítsák és bővítsék a kezdő paraméterek beállítása után.
Az alkalmazás számos lehetőséget biztosít a bevitt adatok csoportosítására, szűrésére ill. exportálására. Használatával automatizáltan készíthetőek el névsorok, nyilvántartások, adatbázisok illetve állíthatók ki bizonyos dokumentumok, pl. keresztelési igazolás stb.
Az alkalmazás üzemeltetője, adattárolás, szükséges ismeretek
Az alkalmazást a paksi székhelyű GovernSoft Kft. üzemelteti.
Elérhetőség: https://govern.hu/
A GovernSoft Kft. biztosítja bérelt szerverfarmokon az alkalmazásban rögzített adatok tárolását, mentését szavatolva a felhasználók számára a teljes körű biztonságot. Az adatok tárolása, hozzáférhetősége a GDPR és a hatályos adatvédelmi jogszabályok figyelembe vételével és alkalmazásával történik.
Az alkalmazás használatához elegendőek az alapvető, számítógépes ismeretek. E kézikönyv segítségével a felhasználók képessé válnak az alkalmazás használatára.
Fogalommeghatározások
- alkalmazás: az alkalmazás egy program, amit egy feladat vagy feladatkör végrehajtására, a munka megkönnyítésére hoztak létre
- felhasználó: az alkalmazást használó, belépési joggal rendelkező személy
- munkafüzet: az alkalmazás egy felülete
- mező: egy adattárolásra alkalmas beviteli eszköz a munkafüzeten
- kapcsolat: a munkafüzetek egymás közti viszonyának meghatározása
- lekérdezések: a lekérdezés az alkalmazás munkafüzetein tárolt adatokat jeleníti meg megadott szempontok szerint csoportosítva; az adatokat egy eredményhalmazban/táblázatban jeleníti meg
- jogosultságok: felhasználók műveletvégzési engedélyeit leíró szabályok az alkalmazásban
- adat: minden olyan információ, amely a felületen rögzítésre kerül
- kötelező adat jelölése: *- hiányában a munkafüzeten lévő adatok nem menthetőek
- rekord: egy felület adatait elmentve egy rekordot kapunk
- menüsor: az indító felület tetején található ikonsor (gombsor)
- ikonok: az alkalmazás egyes funkcióinak indító felületeit ikonoknak nevezzük. Pl. „Keresztelés”- ikon
-törzs adat: az alkalmazásban gyakran használt adatokat törzs adatoknak nevezzük- ezek jellemzően listák, névsorok, gyakran ismételt tevékenységek, stb.; a törzsadatokat több munkafüzet is használja; a törzs adatokat a felhasználók egyénileg építik ki az alkalmazásban saját igényeik szerint az előre definiált törzs adatok kivételével
Az alkalmazás felületeinek ismertetése
Tevékenység ikonok ismertetése
| Tevékenység ikonok | Megnevezés | Funkció ismertetése |
 vagy |
új rekord hozzáadása/munkafüzet megnyitása | új tételt rögzít/új felületet (pl. munkafüzet) nyit meg amire adat rögzíthető |
 |
adatok exportálása, aktuális lista mentése Excel munkafüzetbe | táblázatot/listát generál Excel munkafüzetbe |
 |
törlés | adatot töröl (visszaállítási lehetőség nincs!) |
 |
összes ikon mutatása/munkafüzet megnyitása | kibont egy több ikonból álló menüt/adatokat (törzsadatokat) tartalmazó munkafüzetet nyit meg |
 |
napló | adott tételre vonatkozó információt jelenít meg (ki, mikor, mit csinált az adott tétellel) |
 |
sorrendezés | növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendez adatokat egy táblázatban |
 |
megnyitás új lapon | egy lekérdezés adatait táblázatba rendezi egy új böngészőlapon |
 |
frissítés/újratöltés | frissíti a böngészőoldal adatait (sok esetben pl. egy munkafolyamat mentése után nem látszik az adatok megváltozása, frissítés után a rendszer be fogja tölteni a friss adatokat) |
 |
keresés | az alkalmazás felületein különböző kereséseket indít |
 |
export/import | adatokat exportál/importál pl. Excel munkafüzetbe vagy más alkalmazásba |
 |
sor mozgatása | táblázatos munkafüzet esetén az ikonra kattintva „fogd és vidd” módszerrel lehet a táblázat sorát mozgatni pl. másik szülő elem alá a fa struktúrában |
|
|
fájl csatolása | megnyit egy tallózót melynek segítségével a kiválasztott fájl feltölthető az alkalmazásba, pl. kép vagy dokumentum stb. |
 |
fájl letöltése | korábban feltöltött fájlt tölt le a felhasználó számítógépére |
 |
bezárás | bezárja az adott felületet/munkafüzetet/táblázatot stb. |
 |
súgó | az alkalmazásban számos ikon előtt megtalálható: funkcióról, folyamatról, működésről stb. ad információt |
 |
lekérdezés eredménye Excelbe | a lekérdezés adatait Excel munkafüzetbe exportálja a beállított szűrési feltételek figyelembe vételével |
Elérés webcíme, belépés az alkalmazásba, ajánlott böngésző
Az alkalmazás on- line, böngészőben fut- nincs szükség semmilyen program telepítésére a felhasználó számítógépén. Ajánlott böngésző: Google Chrome.
Az alkalmazás elérésének webcíme: https://ecclesia.yappdo.com (1)
Belépés: felhasználónév (2), jelszó (3) Bejelentkezés (4) sorrendben.
Az alkalmazás a felhasználó által előzetesen megadott e- mail címre küld egy levelet, amely tartalmazza a belépéshez szükséges információkat:
- az alkalmazás internetes elérésének címét (link)
- a belépéshez szükséges jelszót.
Az elektronikus levél fejlécében látható a feladó: YAPPDO- regisztráció. A kapott e- mail nem levélszemét! Abban az esetben, a véletlenül mégis törlésre került, a felhasználónak a bejelentkezési képernyőn lévő "Elfelejtett jelszó" ikonra kell kattintania, ezt követően a rendszer újra elküldi a bejelentkezéshez szükséges információkat tartalmazó e- mailt:
A felhasználónév és jelszó megadása után használható az alkalmazás. Ritkán előfordul, hogy első alkalommal a felhasználó nem tud bejelentkezni az automatikusan generált jelszóval, amelyet az e- mailben kapott. Ebben az esetben az „Elfelejtett jelszó” ikonra kattintva új e- mailt küld a rendszer, lehetővé téve saját jelszó megadását és beállítását.
A jelszónak tartalmaznia kell:
- kis betűt: abc
- nagy betűt: ABC
- számot: 123
- speciális karaktert: @{}#& stb.
Nyitó képernyő
Sikeres bejelentkezés után a felhasználó az alkalmazás nyitó képernyőjére jut:
Az első bejelentkezés alkalmával ki kell tölteni az üres mezőket, majd a Mentés gombra kattintva el kell menteni az adatokat. Ezt követően megjelenik az alkalmazás felső menüsora, az Ecclesia készen áll a használatra.
A nyitó képernyő tetején található menüsor segítségével indíthatóak az alkalmazás különböző felületei. A felhasználó jogosultsági szintjének megfelelően jelennek meg a menüsor ikonjai (nem minden felhasználó lát minden ikont)-
Anyakönyvi adatok rögzítése- lekérdezése
Az alkalmazás alkalmas a Magyarországi Evangélikus Egyházban használt anyakönyvi adatok rögzítésére, tárolására és későbbi felhasználására (a nyomtatott, kézzel írott anyakönyvek vezetésére a továbbiakban természetesen ugyanúgy szükség van, a rendszer a gyors hozzáférhetőségben, az adatok felhasználásában, szűrésében és rendszerezésében nyújt a mai kornak megfelelő segítséget a felhasználónak).
Keresztelési anyakönyv
A keresztelési anyakönyvi adatok rögzítésének menete:
Kattintsunk a nyitó képernyő tetején lévő menüsorban a "Keresztelés" ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra:
A megjelenő felületen töltsük ki az űrlapot értelem szerűen:
A *- al jelölt mezők kitöltése kötelező.
Fontos: az űrlap kitöltését követően kattintsunk a "Mentés" ikonra! Mentést követően zárjuk be a munkafüzetet, látni fogjuk, hogy a létrehozott rekord megjelenik a "Keresztelés" menüpont alatt található táblázatban:
Ha a táblázat általunk kiválasztott sorára kattintunk, megnyílik az adott sorhoz tartozó munkafüzet, amely szerkeszthető, kiegészíthető, stb.
A táblázat bal felső sarkában található 
ikonra kattintva megjelennek a táblázat oszlopbeállításai. Tetszés szerint beállítható, hogy a táblázatban milyen adatok látszódjanak és mi maradjon elrejtve.
FONTOS: a rögzített adatok utólag kiegészíthetőek, módosíthatóak! Pl. ha megváltozik egy cím vagy telefonszám, azt a későbbiekben lehet frissíteni, így mindig naprakész maradhat az adatbázisunk!
Az alkalmazás segítségével automatizáltan előállítható „Keresztelési igazolás” vagy egyéb dokumentum. A Keresztelési igazolás ikonra kattintva az alkalmazás elkészíti a kívánt dokumentumot, amely tetszés szerint felhasználható (menthető, megosztható, iktatható, stb.)
Konfirmációi anyakönyv
A konfirmációi anyakönyvi adatok rögzítésének menete:
Kattintsunk a nyitó képernyő tetején lévő menüsorban a "Konfirmáció" ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra:
A megjelenő felületen töltsük ki az űrlapot értelem szerűen:
Fontos: az űrlap kitöltését követően kattintsunk a "Mentés" ikonra! Mentést követően zárjuk be a munkafüzetet, látni fogjuk, hogy a létrehozott rekord megjelenik a "Konfirmáció" menüpont alatt található táblázatban:
Ha a táblázat általunk kiválasztott sorára kattintunk, megnyílik az adott sorhoz tartozó munkafüzet, amely szerkeszthető, kiegészíthető, stb.
A táblázat bal felső sarkában található ikonra kattintva megjelennek a táblázat oszlopbeállításai. Tetszés szerint beállítható, hogy a táblázatban milyen adatok látszódjanak és mi maradjon elrejtve.
FONTOS: a rögzített adatok utólag kiegészíthetőek, módosíthatóak! Pl. ha megváltozik egy cím vagy telefonszám, azt a későbbiekben lehet frissíteni, így mindig naprakész maradhat az adatbázisunk!
Esketési anyakönyv
Az esketési anyakönyvi adatok rögzítésének menete:
Kattintsunk a nyitó képernyő tetején lévő menüsorban a "Esketés" ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra:
A megjelenő felületen töltsük ki az űrlapot értelem szerűen:
Fontos: az űrlap kitöltését követően kattintsunk a "Mentés" ikonra! Mentést követően zárjuk be a munkafüzetet, látni fogjuk, hogy a létrehozott rekord megjelenik az "Esketés" menüpont alatt található táblázatban:
Ha a táblázat általunk kiválasztott sorára kattintunk, megnyílik az adott sorhoz tartozó munkafüzet, amely szerkeszthető, kiegészíthető, stb.
A táblázat bal felső sarkában található ikonra kattintva megjelennek a táblázat oszlopbeállításai. Tetszés szerint beállítható, hogy a táblázatban milyen adatok látszódjanak és mi maradjon elrejtve.
FONTOS: a rögzített adatok utólag kiegészíthetőek, módosíthatóak! Pl. ha megváltozik egy cím vagy telefonszám, azt a későbbiekben lehet frissíteni, így mindig naprakész maradhat az adatbázisunk!
Temetési anyakönyv
A temetési anyakönyvi adatok rögzítésének menete:
Kattintsunk a nyitó képernyő tetején lévő menüsorban a "Temetés" ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra:
A megjelenő felületen töltsük ki az űrlapot értelem szerűen:
Fontos: az űrlap kitöltését követően kattintsunk a "Mentés" ikonra! Mentést követően zárjuk be a munkafüzetet, látni fogjuk, hogy a létrehozott rekord megjelenik a "Temetés" menüpont alatt található táblázatban:
Ha a táblázat általunk kiválasztott sorára kattintunk, megnyílik az adott sorhoz tartozó munkafüzet, amely szerkeszthető, kiegészíthető, stb.
A táblázat bal felső sarkában található ikonra kattintva megjelennek a táblázat oszlopbeállításai. Tetszés szerint beállítható, hogy a táblázatban milyen adatok látszódjanak és mi maradjon elrejtve.
FONTOS: a rögzített adatok utólag kiegészíthetőek, módosíthatóak! Pl. ha megváltozik egy cím vagy telefonszám, azt a későbbiekben lehet frissíteni, így mindig naprakész maradhat az adatbázisunk!
Anyakönyvi adatok lekérdezése
Az alkalmazás nagy előnye, hogy a rögíztett adatok a későbbiekben megadott szempontok szerint rendszerezhetőek, csoportosíthatóak, szűrhetőek. Az „Anyakönyvek lekérdezése” ikonnal indítható az a felület, amelyen az anyakönyvi adatok szűrhetőek bizonyos szempontok szerint.
A megjelenő felületen igény szerint lehet beállítani a szűrések feltételeit:
Lehet keresni a születési dátum, hely, keresztelés időpontja, stb. feltételek megadásával. A keresési feltételek közül egyszerre többet is meg lehet adni.
Új keresés indításakor szükséges a szűrő mezők kiürítése, új feltételek megadása.
Egy keresés eredményét ki tudjuk exportálni Excel táblázatba, a keresési mezőben található 
ikonra kattintva.
Életút lekérdezése:
Egy gyülekezeti tag nevét beírva az "Életút" keresőmezőbe az alkalmazás meg fogja jeleníteni a hozzá tartozó anyakönyvi bejegyzéseket, pl. keresztelési, konfirmációi, esküvői stb. adatokat.
Szolgálati napló
Egyszeri események rögzítése
Az alkalmazás nyitó képernyőjén kattintsunk a Szolgálati napló ikonra.
A megjelenő felületen válasszuk ki az évet (pl. 2025) majd a "Lelkésznapló" ikont. A "Rekord hozzáadása" ikonra kattintva hozzuk létre a naplóbejegyzést a megjelenő munkafüzetet kitöltve:
A "Tevékenység", a "Helyszín" és az "Osztály" legördülő menüpontok tetszés szerint bővíthetőek a felhasználó által. Pl. új tevékenység rögzítéséhez kattintsunk a legördülő menüpont mellett lévő ikonra:
Nyissuk meg a forrásmunkafüzetet:
Kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, és rögzítsünk egy új lelkészi tevékenységet, pl. "Pályázatírás" és mentsük el a rekordot.
Az új tevékenység rögzítése után, ha visszamegyünk a Lelkésznaplóba, látni fogjuk az újonnan rögzített tevékenységet a legördülő menüben:
Az alkalmazás legördülő menüi a fent felsorolt lépéseket követve tetszés szerint bővíthetőek ill. módosíthatóak a felhasználó által.
Miután rögzítettünk egy egyszeri alkalmat, pl. adminisztrációs tevékenység- az megjelenik a Lelkésznapló ikon alatt található táblázatban. A táblázat tetszés szerint paraméterezhető a ikonra kattintva.
A bejegyzésre kattintva utólag is ki lehet egészíteni a szükséges információkkal.
Ismétlődő események rögzítése
Ismétlődő események rögzítéséhez kattintsunk a Lelkésznaplóban az évszám mellett lévő ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra:
Töltsük ki a munkafüzetet értelem szerűen, a szükséges mezőkkel, majd kattintsunk a "Mentés és folytatás" ikonra:
A megjelenő felületen kattintsunk az "Ismétlődő események generálása" ikonra:
Sikeres generálás után az alkalmazás értesíti a felhasználót. Kattintsunk az "Ok" ikonra.
A munkafüzet bezárása után megjelenő táblázatban látni fogjuk a rögzített ismétlődő eseményt és a hozzá tartozó információkat:
A Lelkésznaplóba visszalépve látni fogjuk az alkalmazás által létrehozott eseményeket.
Munkaterv (gyülekezeti) alkalmainak rögzítése
Az alkalmazásban lehetőség nyílik olyan gyülekezeti alkalmak rögzítésére, amelyeket nem a lelkész/lelkészek vezetnek, pl. énekkar, baba-mama klub, vasárnapi iskolai alkalmak, stb. A megbízott munkacsoport vezetők ezeket az alkalmakat rögzíthetik az alkalmazásban, ezáltal létrejön egy gyülekezeti Munkaterv amely segítséget jelenthet az éves munkaterv elkészítésekkor.
Az alkalmazás nyitó képernyőjén kattintsunk a "Szolgálati napló" ikonra. A megjelenő felületen válasszuk ki az évet (pl. 2025) majd kattintsunk a "Munkaterv" ikonra.
A megjelenő munkafüzet mezőit töltsük ki értelem szerűen, majd mentsük el a munkafüzetet:
Célszerű jövőbeni alkalmakat is rögzíteni, annak érdekében, hogy több esemény/alkalom ne ütközzön egymással. Az alkalom után nyissuk meg a bejegyzést, és egészítsük ki a szükséges adatokkal, pl. írjuk be a létszámot, vagy rögzítsünk valamilyen feljegyzést.
Lelkésznaplóba másolás:
Lehetőség van arra, hogy a bejegyzést a lelkész bemásoljon a saját lelkésznaplójába (pl. áhítatot tartott az énekkari próba előtt). Ebben az esetben kattintsunk a "Lelkésznaplóba másolás" ikonra- az alkalom meg fog jelenni a Lelkésznaplóban. A táblázatban megjelennek azok a tevékenységek, amelyek a Munkatervből kerültek a Lelkésznaplóba.
Egyházfenntartói járulék rögzítése
Egyházfenntartói járulék befizetésének rögzítése
Kattintsunk a nyitó képernyőn található "EHF/Adomány" ikonra:
A megjelenő felületen válasszuk ki az évet (pl. 2025) majd kattintsunk az "EHF- adatlap" ikonra.
Befizetés rögzítése adatbázisban nem szereplő személy esetében
Az Ecclesia alkalmazás üres adatbázisokkal kerül a felhasználókhoz. Annak érdekében, hogy használni lehessen, fel kell tölteni adatokkal. Kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, majd a megjelenő felületen a "Név" mező mellett található ikonra és nyissuk meg a forrás munkafüzetet.
A megjelenő Forrás munkafüzetben (ez a munkafüzet tartalmazza az EHF/Adomány befizetőinek adatait, neve EHF/Adományozó- TÖRZS) kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, töltsük ki majd mentsük el az adatlapot.
A Forrás munkafüzet (EHF/Adományozó- TÖRZS) megjelenő adatlapja:
Törzslap státusza: Két lehetőség van "Aktív" és "Passzív." Alap esetben állítsuk a mezőt "Aktív" értékre. Akkor kell "Passzív" értéke állítani, ha az adott személy kilép az egyházközségből, vagy elhalálozik.
Az EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne legördülő mező alap esetben üres lesz, így ezt is szükséges feltölteni a szükséges adatokkal. Kattintsunk a menüpont mellett lévő ikonra, nyissuk meg a forrás munkafüzetet és vegyünk fel egy új helyszínt (pl. Dombóvár). Miután elmentettük az adatokat, már szerepelni fog a menüben az újonnan rögzített helyszín.
FONTOS: Az EHF/Adomány lekérdezésének helyszínét azért fontos rögzíteni, mert a későbbiekben is külön tudunk szűréseket végezni, pl. le tudjuk szűrni egy szórvány vagy filia befizetéseit.
MEGJEGYZÉS: a rögzített adatokat a későbbiekben bármikor módosíthatjuk vagy kiegészíthetjük. A forrás munkafüzet neve EHF/Adományozó TÖRZS. Az alkalmazás nyitó képernyőjén lévő "Törzsek" ikonra kattintva megjelennek az alkalmazás törzsadatai, válasszuk ki az EHF/Adományozó törzset.
Miután rögzítettük egy új személy adatait, válasszuk ki a legördülő menüből (pl. Ecclesia Tihamér). A továbbiakban l. a kézikönyv "Befizetés rögzítése adatbázisban szereplő személy esetében" címszavát az alábbiakban. 
Befizetés rögzítése adatbázisban szereplő személy esetében
Az alkalmazás nyitó felületén kattintsunk az EHF/Adomány befizetése ikonra.
Válasszuk ki az évszámot (pl. 2025) majd kattintsunk az EHF- adatlap ikonra. Ezt követően kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra.
A megjelenő felületen a "Név" legördülő menüben válasszuk ki a nevet (pl. Példa Gábor) és mentsük az adatlapot.
A mentést követően azt fogjuk látni, hogy Példa Gábor 2025. évre vonatkozó személyi kartonja létrejött.
A táblázatban lévő ikonra kattintva rögzítsünk egy új befizetést. A megjelenő felületen kattintsunk a Rekord hozzáadása ikonra, töltsük ki az űrlapot és mentsük el a rögzített adatokat.
Ha szükségünk van rá, akkor "Átvételi elismervény" ikonra kattintva átvételi elismervényt is nyomtathatunk az alkalmazás segítségével.
Ha a befizetés rögzítése után megnyitjuk a befizető kartonját, látni fogjuk az új befizetést:
Az alkalmazás automatikusan számolja az Egyházközségben egyedileg megállapított EHF összegét. Amíg a befizetések értéke nem éri el a meghatározott összeget (pl. 15.000 Ft/év) addig a befizető nem kerül rá a választói névjegyzékre.
A karton megnyitása majd bezárása után látni fogjuk, hogy az alkalmazás figyeli a befizetést: tekintettel arra, hogy csak 4000 Ft. került befizetésre, az EHF státuszát "Folyamatban" lévőnek minősíti.
Miután a teljes összeg befizetése megtörténik az EHF státusza "Teljesült" értékre fog változni és a befizető rá fog kerülni az alkalmazás által generált választói névjegyzékre.
Adomány befizetésének rögzítése
Az alkalmazás nyitó képernyőjén kattintsunk az EHF/Adomány ikonra. A megjelenő felületen válasszuk ki az évet és az "Adomány" ikont. A "Rekord hozzáadása" ikonnal kezdjük el egy új rekord rögzítését.
A megjelenő felületen válasszuk ki a befizető nevét. Amennyiben még nem szerepel az adatbázisban, először fel kell vennünk az adatokat. L. a Kézikönyv EHF befizetésének rögzítése fejezetét: Új személy rögzítése
A név kiválasztása után töltsük ki az űrlapot és mentsük el az adatokat:
Az alkalmazás automatikusan kitölti az adott személyhez tartozó adatokat aszerint, ahogyan azokat az EHF/Adomány- TÖRZS adatbázisban rögzítettük. Ezzel a művelettel létrehoztuk a befizető aktuális évre vonatkozó befizetési kartonját, amely megjelenik a táblázatban:
A táblázatban kattintsunk a befizető neve előtt található "Adomány befizetése" ikonra, majd a megjelenő felületen kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra. Töltsük ki az adatlapot és mentsük el az adatokat.
Az adomány típusa legördülő menü adattartalma kezdetben üres, rögzíteni kell különböző adomány típusokat a felhasználó igényei szerint. A munkafolyamat megegyezik az új név rögzítésének munkafolyamatával: Új név rögzítése.
Az adomány típusának rögzítése az Adomány típusa- TÖRZS munkafüzetben történik. (L. Törzsadatok).
Célszerű lépések használat előtt- adatfeltöltés
Az Ecclesia alkalmazás üres adatbázisokkal kerül a felhasználóhoz. Használatba vétel előtt célszerű feltölteni a rendelkezésre álló adatokkal (ősfeltöltés), ezt követően a mindennapi munka sokkal gördülékenyebb lesz. Az adatbázisokat természetesen használat közben lehet bővíteni a továbbiakban
Adatok importálása
Az Ecclesia alkalmazás lehetőséget ad arra, hogy a felhasználó feltöltse a rendelkezésére álló adatokkal. Az alkalmazás használatba vétele előtt célszerű feltölteni:
- az EHF/Adományozó TÖRZS;
- az Adomány típusa TÖRZS;
- lelkészek, munkatársak TÖRZS;
- lelkésznapló tevékenységek TÖRZS;
- lelkészek tevékenységeinek helyszíne TÖRZS;
- hittanos osztályok TÖRZS;
- dokumentumtár TÖRZS;
- offertóriumok TÖRZS;
- iktató- irattípus TÖRZS;
- iktató beküldő/címzett TÖRZS;
- iktató státusz TÖRZS;
- leltár kartonok TÖRZS;
- leltár tétel státusza TÖRZS;
- leltár tétel típusa TÖRZS;
- EHF/Adomány befizetésének helyszíne TÖRZS;
- munkaterv tevékenységek TÖRZS.
A TÖRZS munkafüzetek olyan adatbázisok, amelyeknek tartalmát az alkalmazás számos felülete, modulja használja. Egyes adatbázisokat a felhasználó tölt fel, de vannak olyan adatbázisok, amelyeket az alkalmazás üzemeltetője fog paraméterezni. A fenti listában azok az adatbázisok (TÖRZS adatok) szerepelnek, amelyeknek a feltöltése, az adatbázisok kialakítása a felhasználók feladata.
A TÖRZS adatok feltöltése kétféleképpen történhet:
- manuálisan
- Excel import sablonok használatával, automatizáltan
Adatok rögzítése manuálisan
A manuális adatrögzítés folyamata minden TÖRZS munkafüzet esetében megegyezik. Kattintsunk az alkalmazás bal felső sarkában található TÖRZSEK ikonra. A legördülő menüből válasszuk ki azt a munkafüzetet, amelyben adatokat kívánunk rögzíteni, pl. EHF/Adományozó TÖRZS.
A megjelenő felületen a munkafüzet tartalma látható, táblázatba rendezetten:
Amennyiben adatokat szeretnénk módosítani, kiegészíteni, kattintsunk a táblázatban a megfelelő névre, végezzük el a módosításokat majd mentsük el az adatokat.
Új név rögzítéséhez kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, töltsük ki az adatlapot értelem szerűen, majd mentsük el az adatokat:
Az "EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" mező tartalma is TÖRZS adat: előbb rögzíteni kell a helyszíneket, utána meg fognak jelenni a legördülő menüben. Ehhez nyissuk meg az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS munkafüzetet és rögzítsük a helyszínt. A mező mellett található ikonra kattintva közvetlenül is megnyitható a munkafüzet (ez az alkalmazás minden felületén lehetséges, közvetlenül is meg lehet nyitni a szükséges TÖRZS munkafüzeteket az ikon segítségével).
Az adatok rögzítését követően látni fogjuk az új adatokat a munkafüzetben.
FONTOS: az alkalmazás használatához nem szükséges minden törzsadat feltöltése, de célszerű.
Adatok rögzítése automatizáltan (Excel sablon segítségével)
Az Ecclesia alkalmazás lehetővé teszi, hogy a felhasználó automatizáltan töltsön fel adatbázisokat, pl. névsort. A "Törzsek" ikonra kattintva nyissuk meg pl. az EHF/Adományozó TÖRZS munkafüzetet, majd kattintsunk az Import ikon alatt található Import sablon letöltése ikonra és töltsük le az Excel táblát a számítógépünkre.
A letöltött import sablon:
Töltsük ki az import sablont értelem szerűen (használhatunk másik, rendelkezésünkre álló Excel táblát, Word dokumentumot, stb.)
Mentsük el a kitöltött sablont a számítógépünkre. Az Import ikonra kattintva most válasszuk az Adatok importálása menüpontot.
A számítógépről tallózzuk be az adatokat tartalmazó Excel munkafüzetet, majd kattintsunk a "Megnyitás" ikonra. Az Ecclesia ezt követően automatikusan importálni fogja az Excel munkafüzet tartalmát, az EHF/Adományozó TÖRZS adatbázisba:
Megjegyzés: "Az EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" adatsor akkor fog megjelenni, ha előbb feltöltöttük az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS adatbázist!