Célszerű lépések használat előtt- adatfeltöltés
Az Ecclesia alkalmazás üres adatbázisokkal kerül a felhasználóhoz. Használatba vétel előtt célszerű feltölteni a rendelkezésre álló adatokkal (ősfeltöltés), ezt követően a mindennapi munka sokkal gördülékenyebb lesz. Az adatbázisokat természetesen használat közben lehet bővíteni a továbbiakban

Adatok importálása
Az Ecclesia alkalmazás lehetőséget ad arra, hogy a felhasználó feltöltse a rendelkezésére álló adatokkal. Az alkalmazás használatba vétele előtt célszerű feltölteni: 

 

 az EHF/Adományozó TÖRZS; 

 az Adomány típusa TÖRZS; 

 lelkészek, munkatársak TÖRZS; 

 lelkésznapló tevékenységek TÖRZS; 

 lelkészek tevékenységeinek helyszíne TÖRZS; 

 hittanos osztályok TÖRZS; 

 dokumentumtár TÖRZS; 

 offertóriumok TÖRZS; 

 iktató- irattípus TÖRZS; 

 iktató beküldő/címzett TÖRZS; 

 iktató státusz TÖRZS; 

 leltár kartonok TÖRZS; 

 leltár tétel státusza TÖRZS; 

 leltár tétel típusa TÖRZS; 

 EHF/Adomány befizetésének helyszíne TÖRZS; 

 munkaterv tevékenységek TÖRZS. 

 

 A TÖRZS munkafüzetek olyan adatbázisok, amelyeknek tartalmát az alkalmazás számos felülete, modulja használja. Egyes adatbázisokat a felhasználó tölt fel, de vannak olyan adatbázisok, amelyeket az alkalmazás üzemeltetője fog paraméterezni. A fenti listában azok az adatbázisok (TÖRZS adatok) szerepelnek, amelyeknek a feltöltése, az adatbázisok kialakítása a felhasználók feladata. 

 A TÖRZS adatok feltöltése kétféleképpen történhet: 

 

 manuálisan 

 Excel import sablonok használatával, automatizáltan

Adatok rögzítése manuálisan
A manuális adatrögzítés folyamata minden TÖRZS munkafüzet esetében megegyezik. Kattintsunk az alkalmazás bal felső sarkában található TÖRZSEK ikonra. A legördülő menüből válasszuk ki azt a munkafüzetet, amelyben adatokat kívánunk rögzíteni, pl. EHF/Adományozó TÖRZS. 

 A megjelenő felületen a munkafüzet tartalma látható, táblázatba rendezetten: 

 

 Amennyiben adatokat szeretnénk módosítani, kiegészíteni, kattintsunk a táblázatban a megfelelő névre, végezzük el a módosításokat majd mentsük el az adatokat. 

 Új név rögzítéséhez kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, töltsük ki az adatlapot értelem szerűen, majd mentsük el az adatokat: 

 

 Az "EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" mező tartalma is TÖRZS adat: előbb rögzíteni kell a helyszíneket, utána meg fognak jelenni a legördülő menüben. Ehhez nyissuk meg az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS munkafüzetet és rögzítsük a helyszínt. A mező mellett található  ikonra kattintva közvetlenül is megnyitható a munkafüzet (ez az alkalmazás minden felületén lehetséges, közvetlenül is meg lehet nyitni a szükséges TÖRZS munkafüzeteket az  ikon segítségével). 

 Az adatok rögzítését követően látni fogjuk az új adatokat a munkafüzetben. 

 

 FONTOS: az alkalmazás használatához nem szükséges minden törzsadat feltöltése, de célszerű. 

Adatok rögzítése automatizáltan (Excel sablon segítségével)
Az Ecclesia alkalmazás lehetővé teszi, hogy a felhasználó automatizáltan töltsön fel adatbázisokat, pl. névsort. A "Törzsek" ikonra kattintva nyissuk meg pl. az EHF/Adományozó TÖRZS munkafüzetet, majd kattintsunk az Import ikon alatt található Import sablon letöltése ikonra és töltsük le az Excel táblát a számítógépünkre. 

 

 A letöltött import sablon: 

 

 Töltsük ki az import sablont értelem szerűen (használhatunk másik, rendelkezésünkre álló Excel táblát, Word dokumentumot, stb.) 

   

 

 Mentsük el a kitöltött sablont a számítógépünkre. Az Import ikonra kattintva most válasszuk az Adatok importálása menüpontot.  

 

 A számítógépről tallózzuk be az adatokat tartalmazó Excel munkafüzetet, majd kattintsunk a "Megnyitás" ikonra. Az Ecclesia ezt követően automatikusan importálni fogja az Excel munkafüzet tartalmát, az EHF/Adományozó TÖRZS adatbázisba: 

 

 Megjegyzés: "Az EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" adatsor akkor fog megjelenni, ha előbb feltöltöttük az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS adatbázist!