Célszerű lépések használat előtt- adatfeltöltés

• Adatok importálása
• Adatok rögzítése manuálisan
• Adatok rögzítése automatizáltan (Excel sablon segítségével)

Adatok importálása

Az Ecclesia alkalmazás lehetőséget ad arra, hogy a felhasználó feltöltse a rendelkezésére álló adatokkal. Az alkalmazás használatba vétele előtt célszerű feltölteni:

• az EHF/Adományozó TÖRZS;
• az Adomány típusa TÖRZS;
• lelkészek, munkatársak TÖRZS;
• lelkésznapló tevékenységek TÖRZS;
• lelkészek tevékenységeinek helyszíne TÖRZS;
• hittanos osztályok TÖRZS;
• dokumentumtár TÖRZS;
• offertóriumok TÖRZS;
• iktató- irattípus TÖRZS;
• iktató beküldő/címzett TÖRZS;
• iktató státusz TÖRZS;
• leltár kartonok TÖRZS;
• leltár tétel státusza TÖRZS;
• leltár tétel típusa TÖRZS;
• EHF/Adomány befizetésének helyszíne TÖRZS;
• munkaterv tevékenységek TÖRZS.

A TÖRZS munkafüzetek olyan adatbázisok, amelyeknek tartalmát az alkalmazás számos felülete, modulja használja. Egyes adatbázisokat a felhasználó tölt fel, de vannak olyan adatbázisok, amelyeket az alkalmazás üzemeltetője fog paraméterezni. A fenti listában azok az adatbázisok (TÖRZS adatok) szerepelnek, amelyeknek a feltöltése, az adatbázisok kialakítása a felhasználók feladata.

A TÖRZS adatok feltöltése kétféleképpen történhet:

• manuálisan
• Excel import sablonok használatával, automatizáltan

Adatok rögzítése manuálisan

A manuális adatrögzítés folyamata minden TÖRZS munkafüzet esetében megegyezik. Kattintsunk az alkalmazás bal felső sarkában található TÖRZSEK ikonra. A legördülő menüből válasszuk ki azt a munkafüzetet, amelyben adatokat kívánunk rögzíteni, pl. EHF/Adományozó TÖRZS.

A megjelenő felületen a munkafüzet tartalma látható, táblázatba rendezetten:

Amennyiben adatokat szeretnénk módosítani, kiegészíteni, kattintsunk a táblázatban a megfelelő névre, végezzük el a módosításokat majd mentsük el az adatokat.

Új név rögzítéséhez kattintsunk a "Rekord hozzáadása" ikonra, töltsük ki az adatlapot értelem szerűen, majd mentsük el az adatokat:

Az "EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" mező tartalma is TÖRZS adat: előbb rögzíteni kell a helyszíneket, utána meg fognak jelenni a legördülő menüben. Ehhez nyissuk meg az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS munkafüzetet és rögzítsük a helyszínt. A mező mellett található  ikonra kattintva közvetlenül is megnyitható a munkafüzet (ez az alkalmazás minden felületén lehetséges, közvetlenül is meg lehet nyitni a szükséges TÖRZS munkafüzeteket az  ikon segítségével).

Az adatok rögzítését követően látni fogjuk az új adatokat a munkafüzetben.

FONTOS: az alkalmazás használatához nem szükséges minden törzsadat feltöltése, de célszerű. 

Adatok rögzítése automatizáltan (Excel sablon segítségével)

Az Ecclesia alkalmazás lehetővé teszi, hogy a felhasználó automatizáltan töltsön fel adatbázisokat, pl. névsort. A "Törzsek" ikonra kattintva nyissuk meg pl. az EHF/Adományozó TÖRZS munkafüzetet, majd kattintsunk az Import ikon alatt található Import sablon letöltése ikonra és töltsük le az Excel táblát a számítógépünkre.

A letöltött import sablon:

Töltsük ki az import sablont értelem szerűen (használhatunk másik, rendelkezésünkre álló Excel táblát, Word dokumentumot, stb.)

 

Mentsük el a kitöltött sablont a számítógépünkre. Az Import ikonra kattintva most válasszuk az Adatok importálása menüpontot. 

A számítógépről tallózzuk be az adatokat tartalmazó Excel munkafüzetet, majd kattintsunk a "Megnyitás" ikonra. Az Ecclesia ezt követően automatikusan importálni fogja az Excel munkafüzet tartalmát, az EHF/Adományozó TÖRZS adatbázisba:

Megjegyzés: "Az EHF/Adomány lekérdezésének helyszíne" adatsor akkor fog megjelenni, ha előbb feltöltöttük az EHF/Adomány bef. helyszíne TÖRZS adatbázist!