Ellátottak alapadatai
Kérelmező/ellátott adatai
Az adatrögzítés folyamat alapú, melynek első lépése a Kérelmezők rögzítése. A Kérelmezőket sorolhatjuk várólistákba, melyeket igény szerint kategóriákba rendezhetjük. A példában az Intézményi struktúrában felvettük a Kérelmezők különböző kategóriáit. Az alábbi képen két kategória látszik, melyek utalhatnak arra, hogy milyen sürgősséggel szeretnének bejutni az intézménybe. Ha valaki adott pillanatban a 2. kategóriában van, mert még nem igényli az állapota a bentlakásos ellátást, de történik vele egy hirtelen esemény, ami miatt előrébb sorolható, akkor egy egyszerű áthúzással be tud kerülni minden adata az 1. kategória kérelmezői közé.
A sor elején látható 
ikonra kattintva áthúzható a sor egy másik fa elemre.
Kérelmező státuszban az alapadatok közül csak néhány kitöltése szükséges, de vannak kötelezően töltendő mezők, amiket jelölünk. Jelenleg ezek a mezők nem kötelezők.
A KENYSZI integráció miatt vannak a nevek szétbontva vezeték és utónévre, de a Teljes név, Születési név, Anyja neve mezőkben ezek automatikusan összefűzésre kerülnek. Ezek a nevek lesznek a későbbiekben az alkalmazásban és a dokumentumokon használva. A munkafüzeten a Bentlakásos ellátás adatai területen találhatók a Kérelem állapothoz tartozó mezők. Az itt található iktatószám nem feltétlenül kell, hogy megegyezzen az Ellátási Szerződés iktatószámával.
A mezők bal felső sarkában látható 
ikonra állva megjelenik egy tájékoztató szöveg, ami segít a mező helyes kitöltésében.
Új ellátottat nem csak a Rekord hozzáadása gombra kattintva tudunk felvenni, hanem az Adatok importálása funkcióval is. Ennek az indulásnál az első adatfeltöltésnél van nagyobb szerepe.
Első lépésként az Import sablon letöltését kell választani.
Ebbe a sablonfájlba kell bemásolni a megfelelő oszlopok alá az adatokat, majd mentés után az Adatok importálása gombra kattintva feltöltődnek az adatok.
Amennyiben bármelyik rekordon valamelyik mezőben hiba van, egyik rekord sem kerül feltöltésre. Hiba pl. ha az ellátott Neme nem nagybetűvel kezdődik.
Az excel táblát a 
ikonra kattintva az Adatok importálása menüpontra kattintva tudjuk feltölteni.
A szükséges adatok rögzítése után a dokumentumokat ki lehet nyomtatni. Ezek a dokumentumok előzetesen fel vannak töltve, mint hivatkozásokkal ellátott dokumentumsablonok.
A Fájlok kiválasztása gombra kattintva fel lehet csatolni az aláírt, beszkennelt dokumentumot, ami innen bármikor szükség esetén nyomtatható.
Jogviszony létesítése
Az Kérelmező/ellátott adatai munkafüzeten található a Bentlakásos jogviszony létesítése munkafüzet.
A lapot megnyitva az alábbi felület jelenik meg.
Iktsz.: a szerződés iktatószáma, ami megjelenik majd a hozzátartozó dokumentumokon. Nem feltétlenül egyezik meg a Kérelem iktatószámával. Ha mégis ugyanaz lenne, ide akkor is be kell írni.
Jogviszony létesítésének dátuma: a naptár ikonra kattintva kell kiválasztani a megfelelő dátumot.
Beköltözés dátuma: nem feltétlenül egyezik meg a Jogviszony létesítésének dátumával.
Jogosultság: a legördülő listából lehet kiválasztani a megfelelő értéket
Soron kívüli elhelyezésre vonatkozó döntés: igen/nem választása
Ellátás típusa: Szakellátás: a legördülő listából lehet kiválasztani a megfelelő értéket
Közgyógy ellátásban részesül-e: a legördülő listából lehet kiválasztani a megfelelő értéket
Ellátás besorolása: a legördülő listából lehet kiválasztani a megfelelő értéket
Jogviszony: határozott idejű jogviszony választása esetén a Jogviszony vége mező kötelezően kitöltendő
Fizetési vállalás kezdete: ennek a mezőnek a kitöltésével ez az adat rákerülhet a Térítési díj értesítőre
Fizetési vállalás vége: a Fizetési vállalás kezdete értékéhez automatikusa hozzáad 3 év-1 napot. Ez az érték rákerül az ellátott alapadataira is a Rekord frissítés gombra kattintva.
Térítési díjat fizeti: a rádiógombok bekapcsolása kötelező. Ennek értéke fontos lesz az év végi statisztika kitöltésekor.
A jogviszony létesítés adatainak felvitele után az alapadatokra visszalépve a szükséges dokumentumokat ki lehet nyomtatni és aláíratni.
A jogviszony rögzítésén kívül, ezen a felületen lehet rögzíteni, hogy az ellátott költségeit ki viseli. Ennek rögzítésével automatizálni lehet, hogy amennyiben a hozzátartozó fizet kitöltésre kerül a Hozzátartozói vállalás vége mező, amire pedig be lehet állítani egy olyan automatikus emailküldést, ami meghatározott nappal a dátum előtt figyelmeztetést küld ki, hogy aktuális a rekord frissítése.
A Mentés és Rekord frissítése gombokra kattintás után a rekordot be lehet zárni. A Rekord frissítése gombra kattintva a Fizetési vállalás vége dátum beíródik az Ellátott adatai lapra.
Jogviszony megszűntetése
Az Kérelmező/ellátott adatai munkafüzeten található a Bentlakásos jogviszony létesítése munkafüzet.
A mezők kitöltése után a Rekord frissítés és a Mentés gombra kattintva be lehet zárni a felületet.
Az ellátott jogviszonyának lezárásra szolgáló felület, melynek lementése után a Kérelmező/Ellátott adatai felületről nyomtatható a megszűnéssel kapcsolatos dokumentum.
Ellátás megszüntetésének dátuma: dokumentumokhoz szükséges mező.
Ellátás megszüntetésének oka: dokumentumokhoz szükséges mező.
Ellátás megszüntetésének módja: dokumentumokhoz szükséges mező.
Iktsz: dokumentumokhoz szükséges mező.
FONTOS: Ne felejtsük el áthúzni az Ellátottat az Inaktív fa elem megfelelő szintjére és utána ott generálni a jogviszonyt. Csak ezután fog a „Napi adatrögzítés” munkafüzetből kikerülni az ellátott. Az áthelyezés után meg kell nyitni a rekordot és menteni, mert csak így kerül az Elhelyezés szempontjából a megfelelő helyre.